Miongozo ya Ununuzi ya inDrive kwa Wasambazaji



Yaliyomo


1. Madhumuni na Matumizi


2. Faharasa (Msamiati)


3. Miongozo ya Ushirikiano na Wasambazaji


3.1. Mchakato wa Kutoka Chanzo hadi Mkataba (S2C)


3.1.1. Zabuni na Mapendekezo


3.1.2. Kanuni za Bei


3.1.3. Usajili wa Wasambazaji na Usimamizi wa Tovuti


3.2. Mchakato wa Kutoka Ununuzi hadi Malipo (P2P)


3.2.1. Agizo la Ununuzi na Utekelezaji wa Mkataba


3.2.2. Utoaji wa Ankara (Invoicing)


3.2.3. Taratibu za Malipo


4. Mwenendo wa Msambazaji


4.1. Uzingatiaji wa Sheria na Sera


4.2. Kutenda kwa Nia Njema na Mawasiliano


4.3. Kushughulikia Usiri na Data kwa Wajib


4.4. Kulinda Sifa na Chapa


5. Masasisho na Taarifa za Jumla


1. Madhumuni na Matumizi



Madhumuni ya Miongozo hii ya Ununuzi ("Miongozo") ni kutoa muhtasari wa wazi na wenye uwazi wa taratibu za jumla za ununuzi za inDrive na matarajio kwa wasambazaji. Imeundwa ili kukuza haki, maelewano ya pamoja, na ufanisi wa kiutendaji katika mwingiliano wote na wasambazaji.


Miongozo hii inatumika kama mwongozo wa jumla kwa michakato ya ununuzi inayofanywa na inDrive, ikijumuisha lakini sio tu usajili wa wasambazaji (*onboarding*), utoaji wa zabuni, uwekaji bei, usimamizi wa utendaji, na usambazaji wa bidhaa, huduma, na programu. Miongozo hii imetolewa kwa madhumuni ya habari pekee, haiundi majukumu ya kisheria na haijumuishi ofa au makubaliano yanayofunga kisheria kati ya inDrive na msambazaji yeyote mtarajiwa. Uzingatiaji au rejeleo la Miongozo hii halimpi msambazaji yeyote mtarajiwa haki ya kupokea fursa za biashara, fidia, au aina yoyote ya hadhi ya upendeleo na inDrive.


inDrive inahifadhi haki ya kurekebisha, kusasisha, au kuondoa Miongozo hii kwa hiari yake pekee na bila taarifa ya awali. Ahadi, haki, au majukumu yoyote yanayofunga kati ya inDrive na msambazaji yatatokea tu chini ya Mkataba (*Agreement*) uliohitimishwa ipasavyo.


Ikitokea mgongano wowote kati ya Miongozo hii na masharti ya Mkataba maalum, masharti ya Mkataba huo ndiyo yatapewa kipaumbele.


2. Faharasa (Msamiati)



Sheria na ufafanuzi hapa chini zimetolewa kwa ajili ya ufafanuzi na rejeleo pekee:


  • "inDrive" – huluki maalum ya kisheria ya inDrive ambayo inaweza kushirikiana na msambazaji kwa ununuzi wa bidhaa, huduma, au utoaji leseni za programu, kama ilivyotambuliwa wazi katika agizo la ununuzi, upeo wa kazi, na Mkataba.
  • "Msambazaji" (Supplier) – mtu binafsi au huluki ya kisheria ambayo inaweza kutoa bidhaa, huduma, au programu kwa inDrive.
  • "Tovuti ya Wasambazaji" (Supplier Portal) – jukwaa la msingi wa wavuti lililoteuliwa na inDrive linalotumika kwa madhumuni ya habari, kutoa masasisho ya sera, na shughuli nyingine za jumla zinazohusiana na ununuzi. Inatumika kama njia kuu ya usimamizi wa habari kati ya inDrive na wasambazaji wake.
  • "ZIP Portal" – jukwaa linalotegemea programu ya ZIP linalotumika kwa usajili wa wasambazaji (*onboarding*), mawasiliano ya moja kwa moja, na shughuli za kiutendaji zinazohusiana na ununuzi. ZIP Portal ni njia kuu ya usimamizi wa mawasiliano kati ya inDrive na wasambazaji wake.
  • "Fomu ya Msambazaji" (Supplier Form) – fomu ya awali ya mapokezi inayopatikana kwenye Tovuti ya Wasambazaji inayotumiwa na inDrive kukusanya taarifa za msingi za kampuni na kutathmini uwiano wa huduma za msambazaji na mahitaji ya sasa ya biashara.
  • "Taarifa za Siri" (Confidential Information) – taarifa zisizo za umma zilizofichuliwa na inDrive kwa wasambazaji wakati wa ushirikiano, iwe kwa mdomo, kwa maandishi, au kwa njia nyinginezo, kama ilivyoainishwa katika Mkataba au mkataba wa kutofichua siri (NDA).
  • "Mkataba" (Agreement) – mfumo au makubaliano ya mara moja ambayo yamehitimishwa kati ya inDrive na msambazaji ili kuweka masharti ya kisheria na kibiashara kwa ushirikiano.
  • "Upeo wa Kazi" au "SOW" (Scope of Work) – hati maalum ya mradi ambayo inaweza kusainiwa kati ya pande zote kama sehemu ya Mkataba, ikielezea masharti maalum ya kibiashara, kama vile maalum ya kazi au huduma, vitu vya kuwasilishwa (*deliverables*), malengo ya mradi, makataa, hatua muhimu, bei, viwango vya utendaji, vigezo vya kukubalika, na mahitaji ya kuripoti.
  • "Agizo la Ununuzi" au "PO" (Purchase Order) – hati iliyotolewa na inDrive kwa msambazaji, kwa kawaida kupitia Tovuti ya Wasambazaji. Agizo la Ununuzi (PO) hutumika kwa kawaida kama ifuatavyo:
  • Kila PO ina nambari ya kipekee ya utambulisho, ambayo msambazaji anatarajiwa kuitaja katika hati zinazohusiana (kama vile ankara au noti za uwasilishaji) ili kuhakikisha ufuatiliaji sahihi na malipo kwa wakati.
  • PO halali iliyotolewa inahitajika kabla ya huduma kuanza au bidhaa kusafirishwa.
  • "Vitu vya Kuwasilishwa" (Deliverables) – bidhaa za kazi zinazoonekana au zisizoonekana, bidhaa, nyenzo, programu, ripoti, data, au vitu vingine ambavyo wasambazaji wanaweza kutoa kwa inDrive chini ya Mkataba na/au Upeo wa Kazi (SOW).


3. Miongozo ya Ushirikiano na Wasambazaji



3.1. Mchakato wa Kutoka Chanzo hadi Mkataba (S2C)



3.1.1. Zabuni na Mapendekezo

inDrive imejitolea kujenga msingi tofauti wa washirika waliohitimu na hutumia njia mbalimbali kwa utambuzi wa wasambazaji. Njia ya msingi kwa washirika watarajiwa kujitambulisha ni kwa kujiandikisha kwenye Tovuti ya Wasambazaji, ambapo wasambazaji wanaweza kuwasilisha Fomu ya Msambazaji ili kujumuishwa katika hifadhidata yetu ya wauzaji watarajiwa. Uwasilishaji wa Fomu ya Msambazaji hautatafsiriwa kama ahadi ya inDrive kuanzisha mawasiliano, wala hauhakikishii ushiriki katika shughuli zozote za ununuzi au fursa za biashara za baadaye.


inDrive inaweza kuanzisha utafutaji unaolengwa. Wakati inDrive inatoa Ombi la Pendekezo (RFP), Ombi la Nukuu (RFQ), au ombi lolote lingine la zabuni, hutumika kama mwaliko kwa wasambazaji kuwasilisha mapendekezo na haiwakilishi ofa ya kimkataba. Maombi kama haya hayaunda jukumu lolote kwa inDrive kuingia katika Mkataba.


Wasambazaji wanatarajiwa kubeba gharama zote na matumizi yanayohusiana na kuandaa na kuwasilisha mapendekezo yao. inDrive haitawajibika kwa gharama kama hizo, bila kujali matokeo ya mchakato wa uteuzi.


3.1.2. Kanuni za Bei

Kanuni zifuatazo kwa ujumla hutumika kwa bei na mapendekezo ya kibiashara yanayowasilishwa kwa inDrive:


  • Bei ya Ushindani na Uwazi Wasambazaji wanatarajiwa kuhakikisha kwamba bei, ada, na viwango vyote vinavyotolewa kwa inDrive ni vya ushindani na havina ada zilizofichika, kamisheni, au tozo za ziada. Bei zilizotajwa zinapaswa kuonyesha gharama kamili na ya mwisho ya bidhaa, huduma, au programu iliyoainishwa.
  • Uthibiti wa Bei Bei zote zilizoainishwa katika Mkataba uliotekelezwa, Upeo wa Kazi (SOW) na/au Agizo la Ununuzi (PO) lililotolewa zinazingatiwa kuwa maalum (*fixed*) kwa muda wa agizo hilo au kwa kipindi kilichokubaliwa wazi. Wasambazaji wanapaswa kuepuka kuongeza bei katika kipindi hiki isipokuwa imeidhinishwa rasmi na inDrive kwa maandishi.
  • Sarafu na Kodi Isipokuwa imeelezwa vinginevyo katika Mkataba, PO au SOW, bei inapaswa kutajwa, na ankara kutolewa, katika sarafu ya ndani ya nchi ambapo Mkataba unatekelezwa (k.m. mahali pa kupeleka bidhaa au mahali pa msingi pa utoaji wa huduma). Kodi zinazotumika (kama vile Kodi ya Ongezeko la Thamani (VAT), Kodi ya Bidhaa na Huduma (GST), au kodi ya mauzo) lazima ziorodheshwe kando kwenye nukuu na ankara zote, badala ya kujumuishwa katika bei ya msingi ya bidhaa au huduma.
  • Haki ya Uhakiki wa Gharama Kwa ushirikiano wowote unaohusisha gharama za kupitisha (*pass-through costs*), urejeshaji wa gharama za wahusika wengine, au mifano ya bei ya "gharama-plus" (*cost-plus*), inDrive inaweza kuomba hati zinazofaa ili kuthibitisha gharama hizo. Hii inaweza kujumuisha, lakini sio tu, nakala za ankara asili za wahusika wengine, uchanganuzi wa kina wa gharama (uhasibu wa "vitabu wazi"), au ushahidi mwingine wa matumizi. Wasambazaji wanatarajiwa kutoa hati kama hizo haraka zinapohitajika ili kuhakikisha ushughulikiaji wa malipo kwa wakati.


3.1.3. Usajili wa Wasambazaji na Usimamizi wa Tovuti

Kama sehemu ya mchakato wa kawaida wa ununuzi wa inDrive, wasambazaji wote watarajiwa wanahitajika kukamilisha mchakato wa kujisajili na kujiunga (*onboarding*) kupitia ZIP Portal iliyoteuliwa.


Wasambazaji lazima watoe na kudumisha taarifa sahihi, kamili, na za kisasa katika ZIP Portal, ikijumuisha maelezo ya huluki ya kisheria, maelezo ya mawasiliano, vyeti vya kodi vinavyohitajika, na maelezo halali ya benki kwa ajili ya ushughulikiaji wa malipo. Kushindwa kudumisha taarifa sahihi na kamili kunaweza kusababisha ucheleweshaji au masuala ya ushughulikiaji, ikiwa ni pamoja na ucheleweshaji wa malipo.


inDrive hufanya ukaguzi wa lazima wa KYC (Mfahamu Mteja Wako) kwa wasambazaji wote watarajiwa kabla ya ushirikiano kuthibitishwa.


Mabadiliko yoyote kwa taarifa za msambazaji zinazopatikana kwenye ZIP Portal, kama vile maelezo ya benki, lazima yawasilishwe haraka kwa inDrive kupitia mojawapo ya njia zifuatazo:


  • Usasishaji wa Kujihudumia: wasambazaji wanaweza kusasisha taarifa zao moja kwa moja kupitia ZIP Portal, wakifuata taratibu za usalama na uhakiki za jukwaa.
  • Arifa Rasmi: wasambazaji wanaweza pia kuwasilisha barua iliyosainiwa kwenye karatasi rasmi ya kampuni kwa timu ya Ununuzi ya inDrive, ikiambatana na nyaraka zinazounga mkono kuthibitisha maelezo mapya.


ZIP Portal hutumika kama jukwaa kuu la usimamizi wa mawasiliano kati ya inDrive na wasambazaji. Hata hivyo, matumizi ya ZIP Portal hayachukui nafasi ya mahitaji yoyote rasmi ya ilani yaliyowekwa katika Mkataba uliosainiwa kati ya inDrive na msambazaji.


3.2. Mchakato wa Kutoka Ununuzi hadi Malipo (P2P)



3.2.1. Agizo la Ununuzi na Utekelezaji wa Mkataba

Kama sheria ya jumla, wasambazaji wanapaswa kuanza kazi tu baada ya kupokea Agizo la Ununuzi (PO) halali lililotolewa na inDrive. Vighairi vyovyote kwa sheria hii lazima viidhinishwe waziwazi kwa maandishi na inDrive.


3.2.2. Utoaji wa Ankara (Invoicing)

Utaratibu wa Kutoa Ankara Ankara lazima ziandaliwe na kuwasilishwa kwa mujibu wa mwongozo rasmi wa "Jinsi ya Kutoa Ankara" (*How to Invoice*), unaopatikana kwenye Tovuti ya Wasambazaji. Kila ankara lazima irejelee kwa uwazi nambari ya kipekee ya Agizo la Ununuzi (PO) ambayo bidhaa, huduma, au programu hutolewa chini yake. Ankara zinapaswa kuwasilishwa kwa njia ya kielektroniki kwa idara iliyoteuliwa ya Akaunti Zinazolipwa (*Accounts Payable*) ya inDrive kwa anwani rasmi ya barua pepe: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Taratibu za Malipo

Muda wa malipo kwa ankara zote halali na zisizo na utata kwa kawaida huainishwa katika Mkataba unaotumika, Upeo wa Kazi (SOW), na/au Agizo la Ununuzi (PO). Kipindi cha malipo huanza kutoka tarehe ambayo ankara iliyopangwa kwa usahihi na isiyo na utata inapokelewa na idara ya Akaunti Zinazolipwa, isipokuwa imekubaliwa vinginevyo kwa maandishi. Wasambazaji hawawezi kurekebisha au kubadilisha masharti ya malipo yaliyokubaliwa upande mmoja.


Ada za Benki Kila Upande utabeba ada zake za benki na miamala zinazohusiana na malipo. inDrive haitarejesha ada zozote zinazotozwa na benki ya msambazaji au benki zozote za kati kuhusiana na upokeaji wa malipo wa msambazaji.


Mapitio na Ufafanuzi Kwa kiwango kinachoruhusiwa chini ya sheria inayotumika, inDrive inaweza kuzuia malipo kwa kiasi kinachobishaniwa au kwa bidhaa, huduma, au vitu vingine vya kuwasilishwa ambavyo havikidhi mahitaji yaliyokubaliwa hadi suala hilo litakapotatuliwa.


4. Mwenendo wa Msambazaji



4.1. Uzingatiaji wa Sheria na Sera



inDrive inatarajia wasambazaji wote kuzingatia sheria na kanuni zote zinazotumika. Hii inajumuisha, kati ya mengine, uzingatiaji wa mahitaji ya kodi, kazi, kupinga rushwa, na mazingira. Wasambazaji pia wanatarajiwa kuzingatia sera za ndani za inDrive zilizoshirikiwa nao, kama vile Kanuni za Maadili ya Msambazaji wa inDrive. Masasisho ya sera kama hizo yatawasilishwa na kuchapishwa kwenye ZIP Portal na/au kwenye Tovuti ya Wasambazaji.


4.2. Kutenda kwa Nia Njema na Mawasiliano



Wasambazaji wanatarajiwa kushirikiana na inDrive kwa uwazi, uaminifu, na weupe. Hii inajumuisha mazungumzo ya haki na kutoa taarifa kwa wakati kuhusu masuala yoyote yanayoweza kutokea, ucheleweshaji, au changamoto ambazo zinaweza kuathiri utendaji wa Mkataba.


4.3. Kushughulikia Usiri na Data kwa Wajib



Wakati wa ushirikiano na inDrive, wasambazaji wanaweza kupata ufikiaji wa Taarifa za Siri za inDrive. Wanatakiwa kushughulikia taarifa hizo kwa uangalifu unaostahili, kutozifichua bila idhini ya maandishi ya awali ya inDrive, na kuzitumia pekee kwa madhumuni yaliyokubaliwa chini ya ushirikiano husika. Wakati wa kuchakata au kushughulikia data ya inDrive, wasambazaji wanatarajiwa kufuata Sera ya Usalama wa Habari ya inDrive na, inapotumika, viwango vinavyotambulika vya kimataifa kama vile ISO 27001.


4.4. Kulinda Sifa na Chapa



Wasambazaji lazima watende kwa njia ambazo hazidhuru sifa, chapa, au nia njema (*goodwill*) ya inDrive. Hawapaswi kutumia jina la inDrive au alama za biashara katika mawasiliano yoyote ya umma, nyenzo za matangazo, au shughuli za uuzaji bila idhini ya maandishi ya awali ya inDrive.


5. Masasisho na Taarifa za Jumla



Miongozo hii inaweza kusasishwa au kurekebishwa na inDrive mara kwa mara. Imetolewa kwa madhumuni ya habari pekee na haiundi haki au majukumu yoyote ya kisheria. Ahadi, haki, na majukumu yanayofunga hutokea tu chini ya Mikataba na Upeo wa Kazi (SOWs) iliyohitimishwa ipasavyo.


Kwa maswali yoyote au mawasiliano kuhusu Miongozo hii ya Ununuzi, tafadhali wasiliana na timu ya Ununuzi ya inDrive kwa: procurement-team@indrive.com.