inDrive پروکیورمنٹ گائیڈ لائنز برائے سپلائرز
مشمولات
1. مقصد اور استعمال
2. فرہنگ (اصطلاحات)
3. سپلائر کے ساتھ انگیجمنٹ کے لیے رہنما اصول
3.1. سورس ٹو کنٹریکٹ (S2C) کا عمل
3.1.1. ٹینڈرز اور تجاویز
3.1.2. قیمتوں کے تعین کے اصول
3.1.3. سپلائر کی آن بورڈنگ اور پورٹل مینجمنٹ
3.2. پروکیور ٹو پے (P2P) کا عمل
3.2.1. پرچیز آرڈرز (Purchase Orders) اور معاہدے پر عمل درآمد
3.2.2. انوائسنگ (بل سازی)
3.2.3. ادائیگی کے طریقے
4. سپلائر کا طرز عمل
4.1. قوانین اور پالیسیوں کی تعمیل
4.2. حسن نیت اور مواصلات (Communication) میں دیانتداری
4.3. رازداری اور ڈیٹا کو ذمہ داری سے ہینڈل کرنا 4.4. ساکھ اور برانڈ کا تحفظ
5. اپ ڈیٹس اور عمومی معلومات
1. مقصد اور استعمال
ان پروکیورمنٹ گائیڈ لائنز ("رہنما خطوط") کا مقصد inDrive کے عمومی پروکیورمنٹ (خریداری) کے طریقوں اور سپلائرز سے وابستہ توقعات کا واضح اور شفاف جائزہ فراہم کرنا ہے۔ یہ تمام سپلائرز کے ساتھ تعاملات میں انصاف، باہمی مفاہمت اور آپریشنل کارکردگی کو فروغ دینے کے لیے ڈیزائن کیے گئے ہیں۔
یہ رہنما خطوط inDrive کی جانب سے کیے جانے والے پروکیورمنٹ کے عمل کے لیے عمومی رہنمائی کے طور پر کام کرتے ہیں، جن میں سپلائر کی آن بورڈنگ، ٹینڈرنگ، قیمتوں کا تعین، کارکردگی کا انتظام، اور اشیاء، خدمات اور سافٹ ویئر کی فراہمی شامل ہیں (لیکن ان تک محدود نہیں)۔ یہ رہنما خطوط صرف معلوماتی مقاصد کے لیے فراہم کیے گئے ہیں، یہ کوئی قانونی ذمہ داریاں پیدا نہیں کرتے اور نہ ہی یہ inDrive اور کسی ممکنہ سپلائر کے درمیان کوئی پیشکش (offer) یا قانونی طور پر پابند معاہدہ تشکیل دیتے ہیں۔ ان رہنما خطوط کی تعمیل یا حوالہ کسی بھی ممکنہ سپلائر کو inDrive کے ساتھ کاروباری مواقع، معاوضہ، یا کسی بھی قسم کی ترجیحی حیثیت حاصل کرنے کا حقدار نہیں بناتا۔
inDrive اپنی صوابدید پر اور پیشگی اطلاع کے بغیر ان رہنما خطوط میں ترمیم، اپ ڈیٹ، یا انہیں واپس لینے کا حق محفوظ رکھتا ہے۔ inDrive اور سپلائر کے درمیان کوئی بھی پابند وعدے، حقوق، یا ذمہ داریاں صرف باقاعدہ طور پر طے شدہ "معاہدے" (Agreement) کے تحت ہی پیدا ہوں گی۔
ان رہنما خطوط اور کسی مخصوص معاہدے کی شرائط کے درمیان کسی بھی تضاد کی صورت میں، اس معاہدے کی شرائط غالب ہوں گی۔
2. فرہنگ (اصطلاحات)
نیچے دی گئی اصطلاحات اور تعریفات صرف وضاحت اور حوالے کے لیے فراہم کی گئی ہیں:
- "inDrive" – وہ مخصوص inDrive قانونی ادارہ (legal entity) جو اشیاء، خدمات، یا سافٹ ویئر لائسنسنگ کی خریداری کے لیے سپلائر کے ساتھ منسلک ہو سکتا ہے، جیسا کہ پرچیز آرڈر، کام کی تفصیل (Scope of Work)، اور معاہدے میں واضح طور پر شناخت کی گئی ہو۔
- "سپلائر" (Supplier) – کوئی فرد یا قانونی ادارہ جو inDrive کو سامان، خدمات یا سافٹ ویئر فراہم کر سکتا ہے۔
- "سپلائر پورٹل" (Supplier Portal) – معلوماتی مقاصد کے لیے استعمال ہونے والا inDrive کا نامزد کردہ ویب پر مبنی پلیٹ فارم، جو پالیسی اپ ڈیٹس اور پروکیورمنٹ سے متعلق دیگر عمومی سرگرمیاں فراہم کرتا ہے۔ یہ inDrive اور اس کے سپلائرز کے درمیان معلومات کے انتظام کے لیے بنیادی چینل کے طور پر کام کرتا ہے۔
- "ZIP پورٹل" (ZIP Portal) – وہ پلیٹ فارم جو ZIP سافٹ ویئر پر مبنی ہے اور سپلائر آن بورڈنگ، براہ راست مواصلات، اور آپریشنل پروکیورمنٹ سے متعلق سرگرمیوں کے لیے استعمال ہوتا ہے۔ ZIP پورٹل inDrive اور اس کے سپلائرز کے درمیان کمیونیکیشن مینجمنٹ کا بنیادی چینل ہے۔
- "سپلائر فارم" – ایک ابتدائی انٹیک (intake) فارم جو سپلائر پورٹل پر دستیاب ہے، جسے inDrive کمپنی کی بنیادی معلومات جمع کرنے اور موجودہ کاروباری ضروریات کے ساتھ سپلائر کی خدمات کی ممکنہ مطابقت کا اندازہ لگانے کے لیے استعمال کرتا ہے۔
- "خفیہ معلومات" (Confidential Information) – غیر عوامی معلومات جو inDrive کی طرف سے تعاون کے دوران سپلائرز پر ظاہر کی جاتی ہیں، خواہ زبانی، تحریری، یا دیگر ذرائع سے ہوں، جیسا کہ معاہدے یا عدم افشاء کے معاہدے (NDA) میں بیان کیا گیا ہو۔
- "معاہدہ" (Agreement) – ایک فریم ورک یا یک وقتی معاہدہ جو inDrive اور سپلائر کے درمیان تعاون کی قانونی اور تجارتی شرائط قائم کرنے کے لیے طے پاتا ہے۔
- "کام کی تفصیل" یا "SOW" (Scope of Work) – ایک پروجیکٹ کے لیے مخصوص دستاویز جس پر فریقین معاہدے کے ایک حصے کے طور پر دستخط کر سکتے ہیں، جو مخصوص تجارتی شرائط کو بیان کرتی ہے، جیسے کہ کام یا خدمات کی تفصیلات، ڈیلیوریبلز (Deliverables)، پروجیکٹ کے مقاصد، ٹائم لائنز، سنگ میل (milestones)، قیمتوں کا تعین، کارکردگی کے معیارات، قبولیت کے معیارات، اور رپورٹنگ کے تقاضے۔
- "پرچیز آرڈر" یا "PO" (Purchase Order) – ایک دستاویز جو inDrive کی طرف سے سپلائر کو جاری کی جاتی ہے، عام طور پر سپلائر پورٹل کے ذریعے۔ پرچیز آرڈرز عام طور پر اس طرح لاگو ہوتے ہیں:
- ہر PO کا ایک منفرد شناختی نمبر ہوتا ہے، جس کا حوالہ سپلائر کو متعلقہ دستاویزات (جیسے انوائسز یا ڈیلیوری نوٹس) میں دینا متوقع ہوتا ہے تاکہ مناسب ٹریکنگ اور بروقت ادائیگی کو یقینی بنایا جا سکے۔
- خدمات شروع ہونے یا سامان بھیجنے سے پہلے ایک درست اور جاری شدہ PO کا ہونا ضروری ہے۔
- "ڈیلیوریبلز" (Deliverables) – ٹھوس یا غیر محسوس کام کی مصنوعات، سامان، مواد، سافٹ ویئر، رپورٹس، ڈیٹا، یا دیگر اشیاء جو سپلائرز معاہدے اور/یا کام کی تفصیل (SOW) کے تحت inDrive کو فراہم کر سکتے ہیں۔
3. سپلائر کے ساتھ انگیجمنٹ کے لیے رہنما اصول
3.1. سورس ٹو کنٹریکٹ (S2C) کا عمل
3.1.1. ٹینڈرز اور تجاویز (Proposals)
inDrive اہل شراکت داروں کی متنوع بنیاد بنانے کے لیے پرعزم ہے اور سپلائر کی شناخت کے لیے مختلف چینلز کا استعمال کرتا ہے۔ ممکنہ شراکت داروں کے لیے اپنا تعارف کرانے کا بنیادی طریقہ سپلائر پورٹل پر رجسٹر ہونا ہے، جہاں سپلائرز ہمارے ممکنہ وینڈرز کے ڈیٹا بیس میں شمولیت کے لیے "سپلائر فارم" جمع کرا سکتے ہیں۔ سپلائر فارم جمع کرانے کو inDrive کی طرف سے رابطہ شروع کرنے کا عہد نہیں سمجھا جائے گا، اور نہ ہی یہ کسی پروکیورمنٹ کی سرگرمیوں یا مستقبل کے کاروباری مواقع میں شرکت کی ضمانت دیتا ہے۔inDrive ٹارگٹڈ تلاش شروع کر سکتا ہے۔ جب inDrive "تجاویز کی درخواست" (RFP)، "کوٹیشن کی درخواست" (RFQ)، یا کوئی اور بولی (bid) کی درخواست جاری کرتا ہے، تو یہ سپلائرز کے لیے تجاویز جمع کرانے کی دعوت کے طور پر کام کرتا ہے اور یہ کوئی معاہداتی پیشکش نہیں ہے۔ اس طرح کی درخواستیں inDrive پر معاہدہ کرنے کی کوئی ذمہ داری پیدا نہیں کرتیں۔
توقع کی جاتی ہے کہ سپلائرز اپنی تجاویز کی تیاری اور جمع کرانے سے متعلق تمام اخراجات خود برداشت کریں گے۔ inDrive ایسے کسی بھی اخراجات کا ذمہ دار نہیں ہوگا، چاہے انتخاب کے عمل کا نتیجہ کچھ بھی ہو۔
3.1.2. قیمتوں کے تعین کے اصول
inDrive کو جمع کرائی گئی قیمتوں اور تجارتی تجاویز پر عام طور پر درج ذیل اصول لاگو ہوتے ہیں:- مسابقتی اور شفاف قیمتیں سپلائرز سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ inDrive کو فراہم کردہ تمام قیمتیں، فیسیں اور ریٹس مسابقتی ہوں اور خفیہ فیسوں، کمیشنوں یا سرچارجز سے پاک ہوں۔ کوٹ کی گئی قیمتوں کو مخصوص اشیاء، خدمات، یا سافٹ ویئر کی مکمل اور حتمی لاگت کی عکاسی کرنی چاہیے۔
- قیمت کا تعین (Price Fixation) ایک نافذ العمل معاہدے، اسکوپ آف ورک (SOW) اور/یا جاری کردہ پرچیز آرڈر میں بیان کردہ تمام قیمتیں اس آرڈر کی مدت کے لیے یا واضح طور پر متفقہ مدت کے لیے "مقررہ" (fixed) سمجھی جاتی ہیں۔ سپلائرز کو اس مدت کے دوران قیمتوں میں اضافہ کرنے سے گریز کرنا چاہیے جب تک کہ inDrive کی طرف سے تحریری طور پر باضابطہ منظوری نہ دی جائے۔
- کرنسی اور ٹیکس جب تک معاہدے، PO یا SOW میں دوسری صورت میں بیان نہ کیا گیا ہو، قیمت کا حوالہ اس ملک کی مقامی کرنسی میں دیا جانا چاہیے جہاں معاہدہ انجام دیا جا رہا ہے (مثال کے طور پر سامان کی ترسیل کی منزل یا سروس کی فراہمی کی بنیادی جگہ) اور انوائسز بھی اسی کرنسی میں جاری ہونی چاہئیں۔ قابل اطلاق ٹیکس (جیسے ویلیو ایڈڈ ٹیکس (VAT)، گڈز اینڈ سروسز ٹیکس (GST)، یا سیلز ٹیکس) کو اشیاء یا خدمات کی بنیادی قیمت میں شامل کرنے کے بجائے تمام کوٹیشنز اور انوائسز پر الگ سے درج کیا جانا چاہیے۔
- لاگت کی تصدیق کا حق پاس تھرو اخراجات (pass-through costs)، فریق ثالث کے اخراجات کی واپسی، یا کوسٹ پلس (cost-plus) پرائسنگ ماڈلز میں شامل کسی بھی انگیجمنٹ کے لیے، inDrive اس طرح کے اخراجات کی تصدیق کے لیے معقول دستاویزات کی درخواست کر سکتا ہے۔ اس میں فریق ثالث کے اصل انوائسز کی کاپیاں، تفصیلی لاگت کا بریک ڈاؤن ("کھلی کتاب" یا open book اکاؤنٹنگ)، یا اخراجات کے دیگر شواہد شامل ہو سکتے ہیں، لیکن یہ ان تک محدود نہیں ہے۔ ادائیگیوں کی بروقت کارروائی کو یقینی بنانے کے لیے سپلائرز سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ درخواست کیے جانے پر ایسی دستاویزات فوری طور پر فراہم کریں۔
3.1.3. سپلائر کی آن بورڈنگ اور پورٹل مینجمنٹ
inDrive کے معیاری پروکیورمنٹ کے عمل کے حصے کے طور پر، تمام ممکنہ سپلائرز کو نامزد کردہ ZIP پورٹل کے ذریعے سیلف رجسٹریشن اور آن بورڈنگ کا عمل مکمل کرنا ضروری ہے۔سپلائرز کو ZIP پورٹل میں درست، مکمل، اور اپ ٹو ڈیٹ معلومات فراہم کرنی اور برقرار رکھنی ہوں گی، جس میں قانونی ادارے کی تفصیلات، رابطہ کی معلومات، مطلوبہ ٹیکس سرٹیفیکیشنز، اور ادائیگی کی کارروائی کے لیے درست بینکنگ تفصیلات شامل ہیں۔ درست اور مکمل معلومات کو برقرار رکھنے میں ناکامی کے نتیجے میں تاخیر یا پروسیسنگ کے مسائل پیدا ہو سکتے ہیں، بشمول ادائیگی میں تاخیر۔
تعاون کی تصدیق ہونے سے پہلے inDrive تمام ممکنہ سپلائرز کے لیے لازمی KYC (اپنے گاہک کو جانیں) چیک کرتا ہے۔
ZIP پورٹل پر دستیاب سپلائر کی معلومات میں کوئی بھی تبدیلی، جیسے کہ بینکنگ کی تفصیلات، فوری طور پر درج ذیل چینلز میں سے کسی ایک کے ذریعے inDrive کو بتائی جانی چاہیے:
- سیلف سروس اپ ڈیٹ: سپلائرز پلیٹ فارم کی سیکیورٹی اور تصدیقی طریقہ کار پر عمل کرتے ہوئے اپنی معلومات کو براہ راست ZIP پورٹل کے ذریعے اپ ڈیٹ کر سکتے ہیں۔
- رسمی اطلاع (Formal Notification): سپلائرز کمپنی کے آفیشل لیٹر ہیڈ پر دستخط شدہ خط بھی inDrive پروکیورمنٹ ٹیم کو جمع کروا سکتے ہیں، جس کے ساتھ نئی تفصیلات کی تصدیق کرنے والی معاون دستاویزات ہوں۔
ZIP پورٹل inDrive اور سپلائرز کے درمیان بنیادی کمیونیکیشن مینجمنٹ پلیٹ فارم کے طور پر کام کرتا ہے۔ تاہم، ZIP پورٹل کا استعمال inDrive اور سپلائر کے درمیان دستخط شدہ معاہدے میں بیان کردہ کسی بھی رسمی نوٹس کے تقاضوں کی جگہ نہیں لیتا۔
3.2. پروکیور ٹو پے (P2P) کا عمل
3.2.1. پرچیز آرڈرز اور معاہدے پر عمل درآمد
ایک عام اصول کے طور پر، سپلائرز کو صرف inDrive کی طرف سے جاری کردہ ایک درست پرچیز آرڈر (PO) حاصل کرنے کے بعد ہی کام شروع کرنا چاہیے۔ اس اصول میں کسی بھی استثنا کی تحریری طور پر inDrive سے واضح اجازت ہونی چاہیے۔3.2.2. انوائسنگ (بل سازی)
انوائسنگ کا طریقہ کار انوائسز کو "انوائس کیسے بنائیں" (How to Invoice) کی آفیشل گائیڈ کے مطابق تیار اور جمع کیا جانا چاہیے، جو سپلائر پورٹل پر دستیاب ہے۔ ہر انوائس میں واضح طور پر اس منفرد پرچیز آرڈر نمبر کا حوالہ ہونا چاہیے جس کے تحت سامان، خدمات یا سافٹ ویئر فراہم کیے جا رہے ہیں۔ انوائسز کو الیکٹرانک طور پر نامزد inDrive اکاؤنٹس پی ایبل (Accounts Payable) ڈیپارٹمنٹ کو آفیشل ای میل ایڈریس پر جمع کرایا جانا چاہیے: accounts.payable@indrive.com3.2.3. ادائیگی کے طریقے
تمام درست اور غیر متنازعہ انوائسز کے لیے ادائیگی کے ٹائم لائنز عام طور پر قابل اطلاق معاہدے، اسکوپ آف ورک (SOW)، اور/یا پرچیز آرڈر (PO) میں بیان کیے جاتے ہیں۔ ادائیگی کی مدت اس تاریخ سے شروع ہوتی ہے جب اکاؤنٹس پی ایبل ڈیپارٹمنٹ کو صحیح فارمیٹ شدہ اور غیر متنازعہ انوائس موصول ہوتی ہے، جب تک کہ تحریری شکل میں دوسری صورت میں اتفاق نہ کیا گیا ہو۔ سپلائرز یکطرفہ طور پر متفقہ ادائیگی کی شرائط میں ترمیم یا تبدیلی نہیں کر سکتے۔بینک فیس ہر فریق ادائیگیوں سے متعلق اپنی بینکنگ اور ٹرانزیکشن فیس خود برداشت کرے گا۔ inDrive سپلائر کے بینک یا کسی بھی درمیانی بینک کی طرف سے سپلائر کی ادائیگی کی وصولی کے سلسلے میں وصول کی گئی کسی بھی فیس کی واپسی نہیں کرے گا۔
جائزہ اور وضاحتیں قابل اطلاق قانون کے تحت اجازت کی حد تک، inDrive متنازعہ رقوم یا سامان، خدمات، یا دیگر ڈیلیوریبلز کے لیے ادائیگی روک سکتا ہے جو متفقہ تقاضوں کو پورا نہیں کرتے جب تک کہ مسئلہ حل نہ ہو جائے۔
4. سپلائر کا طرز عمل
4.1. قوانین اور پالیسیوں کی تعمیل
inDrive تمام سپلائرز سے توقع کرتا ہے کہ وہ تمام قابل اطلاق قوانین اور ضوابط کی تعمیل کریں۔ اس میں ٹیکس، لیبر، انسداد بدعنوانی، اور ماحولیاتی تقاضوں کی تعمیل شامل ہے (لیکن ان تک محدود نہیں)۔ سپلائرز سے یہ بھی توقع کی جاتی ہے کہ وہ ان کے ساتھ شیئر کی گئی inDrive کی داخلی پالیسیوں، جیسے کہ "inDrive سپلائر کوڈ آف کنڈکٹ" پر عمل کریں۔ اس طرح کی پالیسیوں کی اپ ڈیٹس ZIP پورٹل اور/یا سپلائر پورٹل پر بتائی جائیں گی اور شائع کی جائیں گی۔
4.2. حسن نیت اور مواصلات میں دیانتداری
سپلائرز سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ inDrive کے ساتھ کھلے، ایماندارانہ اور شفاف طریقے سے پیش آئیں۔ اس میں منصفانہ مذاکرات اور کسی بھی ممکنہ مسائل، تاخیر، یا چیلنجز کے بارے میں بروقت اپ ڈیٹس فراہم کرنا شامل ہے جو معاہدے کی کارکردگی کو متاثر کر سکتے ہیں۔
4.3. رازداری اور ڈیٹا کو ذمہ داری سے ہینڈل کرنا
inDrive کے ساتھ تعاون کے دوران، سپلائرز inDrive کی خفیہ معلومات تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں۔ ان کے لیے ضروری ہے کہ وہ ایسی معلومات کو احتیاط کے ساتھ ہینڈل کریں، inDrive کی پیشگی تحریری اجازت کے بغیر اسے افشاء نہ کریں، اور اسے صرف متعلقہ انگیجمنٹ کے تحت متفقہ مقاصد کے لیے استعمال کریں۔ inDrive کے ڈیٹا پر کارروائی کرتے یا ہینڈل کرتے وقت، سپلائرز سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ inDrive کی انفارمیشن سیکیورٹی پالیسی اور جہاں لاگو ہو، تسلیم شدہ بین الاقوامی معیارات جیسے ISO 27001 پر عمل کریں۔
4.4. ساکھ اور برانڈ کا تحفظ
سپلائرز کو ایسے طریقوں سے کام کرنا چاہیے جو inDrive کی ساکھ، برانڈ، یا گڈ ول (Goodwill) کو نقصان نہ پہنچائیں۔ انہیں inDrive کی پیشگی تحریری منظوری کے بغیر کسی بھی عوامی مواصلات، پروموشنل مواد، یا مارکیٹنگ کی سرگرمیوں میں inDrive کا نام یا ٹریڈ مارک استعمال نہیں کرنا چاہیے۔
5. اپ ڈیٹس اور عمومی معلومات
ان رہنما خطوط کو وقتاً فوقتاً inDrive کے ذریعے اپ ڈیٹ یا ترمیم کیا جا سکتا ہے۔ یہ صرف معلوماتی مقاصد کے لیے فراہم کیے گئے ہیں اور کوئی قانونی حقوق یا ذمہ داریاں پیدا نہیں کرتے۔ پابند وعدے، حقوق اور ذمہ داریاں صرف باقاعدہ طور پر طے شدہ معاہدوں اور اسکوپ آف ورکس (SOWs) کے تحت پیدا ہوتی ہیں۔
ان پروکیورمنٹ گائیڈ لائنز سے متعلق کسی بھی سوال یا مواصلات کے لیے، براہ کرم inDrive پروکیورمنٹ ٹیم سے اس پتے پر رابطہ کریں: procurement-team@indrive.com