आपूर्तिकर्ताहरूका लागि inDrive खरिद निर्देशिकाहरू
विषयवस्तु
1. उद्देश्य र प्रयोग
2. शब्दावली (Glossary)
3. आपूर्तिकर्ता सहभागिताका लागि निर्देशिकाहरू
3.1. स्रोतदेखि सम्झौतासम्म (S2C) प्रक्रिया
3.1.1. टेन्डर र प्रस्तावहरू
3.1.2. मूल्य निर्धारण सिद्धान्तहरू
3.1.3. सप्लायर अनबोर्डिङ र पोर्टल व्यवस्थापन
3.2. खरिददेखि भुक्तानीसम्म (P2P) प्रक्रिया
3.2.1. खरिद आदेश (Purchase Orders) र सम्झौता कार्यान्वयन
3.2.2. इनभ्वाइसिङ (Invoicing)
3.2.3. भुक्तानी अभ्यासहरू
4. आपूर्तिकर्ताको आचरण
4.1. कानुन र नीतिहरूको पालना
4.2. असल नियत र सञ्चारमा काम गर्ने
4.3. गोपनीयता र डाटालाई जिम्मेवारीपूर्वक ह्यान्डल गर्ने
4.4. प्रतिष्ठा र ब्रान्डको सुरक्षा
5. अद्यावधिक र सामान्य जानकारी
1. उद्देश्य र प्रयोग
यी खरिद निर्देशिकाहरू ("Guidelines") को उद्देश्य inDrive को सामान्य खरिद अभ्यासहरू र आपूर्तिकर्ताहरूप्रतिको अपेक्षाबारे स्पष्ट र पारदर्शी जानकारी प्रदान गर्नु हो। यी निर्देशिकाहरू सबै आपूर्तिकर्ताहरूसँगको अन्तरक्रियामा निष्पक्षता, आपसी समझदारी र सञ्चालन दक्षता (operational efficiency) लाई बढावा दिन डिजाइन गरिएका हुन्।
यी निर्देशिकाहरू inDrive द्वारा गरिने खरिद प्रक्रियाहरूका लागि सामान्य मार्गदर्शनको रूपमा काम गर्छन्, जसमा सप्लायर अनबोर्डिङ (supplier onboarding), टेन्डर प्रक्रिया, मूल्य निर्धारण, कार्यसम्पादन व्यवस्थापन, र वस्तु, सेवा तथा सफ्टवेयरको आपूर्ति समावेश छन्, तर यतिमा मात्र सीमित छैनन्। यी निर्देशिकाहरू केवल जानकारीमूलक उद्देश्यका लागि प्रदान गरिएका हुन्, यिनले कुनै कानुनी दायित्व सिर्जना गर्दैनन् र inDrive तथा कुनै पनि सम्भावित आपूर्तिकर्ता बीच प्रस्ताव (offer) वा कानुनी रूपमा बाध्यकारी सम्झौता गठन गर्दैनन्। यी निर्देशिकाहरूको पालना वा सन्दर्भले कुनै पनि सम्भावित आपूर्तिकर्तालाई inDrive सँग व्यापारिक अवसर, क्षतिपूर्ति, वा कुनै पनि प्रकारको प्राथमिकता प्राप्त गर्ने अधिकार दिँदैन।
inDrive ले आफ्नो तजबिजमा र पूर्व सूचना बिना यी निर्देशिकाहरूलाई संशोधन, अद्यावधिक वा फिर्ता लिने अधिकार सुरक्षित राख्छ। inDrive र आपूर्तिकर्ता बीचको कुनै पनि बाध्यकारी प्रतिबद्धता, अधिकार वा दायित्वहरू विधिवत् रूपमा सम्पन्न भएको 'सम्झौता' (Agreement) अन्तर्गत मात्र उत्पन्न हुनेछन्।
यी निर्देशिकाहरू र कुनै विशिष्ट सम्झौताका सर्तहरू बाझिएमा वा असंगत भएमा, उक्त सम्झौताका सर्तहरू मान्य हुनेछन्।
2. शब्दावली (Glossary)
तलका शब्दहरू र परिभाषाहरू स्पष्टता र सन्दर्भका लागि मात्र प्रदान गरिएका हुन्:
- "inDrive" – विशिष्ट inDrive कानुनी निकाय (legal entity) जसले वस्तु, सेवा, वा सफ्टवेयरको लाइसेन्सिङ खरिदका लागि आपूर्तिकर्तासँग संलग्न हुन सक्छ, जुन खरिद आदेश (Purchase Order), कार्य विवरण (Scope of Work), र सम्झौतामा स्पष्ट रूपमा पहिचान गरिएको हुन्छ।
- "आपूर्तिकर्ता" (Supplier) – inDrive लाई वस्तु, सेवा वा सफ्टवेयर प्रदान गर्न सक्ने व्यक्ति वा कानुनी निकाय।
- "सप्लायर पोर्टल" (Supplier Portal) – सूचनामूलक उद्देश्यका लागि प्रयोग गरिने inDrive-द्वारा तोकिएको वेब-आधारित प्लेटफर्म, जसले नीति अद्यावधिकहरू र अन्य सामान्य खरिद-सम्बन्धी गतिविधिहरू प्रदान गर्दछ। यो inDrive र यसका आपूर्तिकर्ताहरू बीच सूचना व्यवस्थापनको लागि प्राथमिक माध्यम हो।
- "ZIP पोर्टल" (ZIP Portal) – सप्लायर अनबोर्डिङ, प्रत्यक्ष सञ्चार, र सञ्चालन खरिद-सम्बन्धी गतिविधिहरूका लागि प्रयोग गरिने ZIP सफ्टवेयरमा आधारित प्लेटफर्म। ZIP पोर्टल inDrive र यसका आपूर्तिकर्ताहरू बीच सञ्चार व्यवस्थापनको लागि प्राथमिक माध्यम हो।
- "सप्लायर फारम" (Supplier Form) – सप्लायर पोर्टलमा उपलब्ध प्रारम्भिक इन्टेक (intake) फारम, जुन inDrive द्वारा आधारभूत कम्पनी जानकारी सङ्कलन गर्न र आपूर्तिकर्ताका सेवाहरू हालको व्यापारिक आवश्यकताहरूसँग मेल खान्छन् कि भनी मूल्याङ्कन गर्न प्रयोग गरिन्छ।
- "गोपनीय जानकारी" (Confidential Information) – सहकार्यको क्रममा inDrive द्वारा आपूर्तिकर्ताहरूलाई मौखिक, लिखित वा अन्य माध्यमबाट खुलासा गरिएको गैर-सार्वजनिक जानकारी, जुन सम्झौता वा गैर-प्रकटीकरण सम्झौता (NDA) मा निर्दिष्ट गरिएको हुन्छ।
- "सम्झौता" (Agreement) – सहकार्यका लागि कानुनी र व्यावसायिक सर्तहरू स्थापना गर्न inDrive र आपूर्तिकर्ता बीच सम्पन्न गरिएको फ्रेमवर्क वा एक पटकको सम्झौता।
- "कार्य विवरण" वा "SOW" (Scope of Work) – सम्झौताको एक भागको रूपमा पक्षहरू बीच हस्ताक्षर हुन सक्ने परियोजना-विशिष्ट कागजात, जसले काम वा सेवाहरूको विवरण, डेलिभरेबल्स (deliverables), परियोजनाका उद्देश्यहरू, समयसीमा, माइलस्टोनहरू, मूल्य निर्धारण, कार्यसम्पादन मापदण्ड, स्वीकृति मापदण्ड, र रिपोर्टिङ आवश्यकताहरू जस्ता विशिष्ट व्यावसायिक सर्तहरू वर्णन गर्दछ।
- "खरिद आदेश" वा "PO" (Purchase Order) – inDrive द्वारा आपूर्तिकर्तालाई जारी गरिएको कागजात, जुन सामान्यतया सप्लायर पोर्टल मार्फत दिइन्छ। खरिद आदेशहरू (POs) सामान्यतया निम्न रूपमा लागू हुन्छन्:
- प्रत्येक PO को एक अद्वितीय पहिचान नम्बर हुन्छ, जसलाई आपूर्तिकर्ताले उचित ट्र्याकिङ र समयमै भुक्तानी सुनिश्चित गर्न सम्बन्धित कागजातहरू (जस्तै इनभ्वाइस वा डेलिभरी नोटहरू) मा उल्लेख गर्ने अपेक्षा गरिन्छ।
- सेवाहरू सुरु हुनु अघि वा सामानहरू ढुवानी हुनु अघि वैध, जारी गरिएको PO आवश्यक हुन्छ।
- "डेलिभरेबल्स" (Deliverables) – मूर्त वा अमूर्त कार्य उत्पादनहरू, वस्तुहरू, सामग्रीहरू, सफ्टवेयर, रिपोर्टहरू, डाटा, वा अन्य वस्तुहरू जुन आपूर्तिकर्ताहरूले सम्झौता र/वा कार्य विवरण (SOW) अन्तर्गत inDrive लाई प्रदान गर्न सक्छन्।
3. आपूर्तिकर्ता सहभागिताका लागि निर्देशिकाहरू
3.1. स्रोतदेखि सम्झौतासम्म (S2C) प्रक्रिया
3.1.1. टेन्डर र प्रस्तावहरू
inDrive योग्य साझेदारहरूको विविध आधार निर्माण गर्न प्रतिबद्ध छ र आपूर्तिकर्ता पहिचानका लागि विभिन्न च्यानलहरू प्रयोग गर्दछ। सम्भावित साझेदारहरूले आफूलाई परिचय गराउने प्राथमिक तरिका सप्लायर पोर्टलमा दर्ता गर्नु हो, जहाँ आपूर्तिकर्ताहरूले हाम्रा सम्भावित विक्रेताहरूको डाटाबेसमा समावेश हुनका लागि 'सप्लायर फारम' बुझाउन सक्छन्। सप्लायर फारम बुझाउनुलाई inDrive द्वारा सञ्चार सुरु गर्ने प्रतिबद्धताको रूपमा व्याख्या गरिनु हुँदैन, न त यसले कुनै खरिद गतिविधिहरू वा भविष्यका व्यापारिक अवसरहरूमा सहभागिताको ग्यारेन्टी दिन्छ।inDrive ले लक्षित खोजीहरू सुरु गर्न सक्छ। जब inDrive ले प्रस्तावको लागि अनुरोध (RFP), कोटेसनको लागि अनुरोध (RFQ), वा अन्य कुनै बोलपत्र (bid) अनुरोध जारी गर्दछ, यो आपूर्तिकर्ताहरूलाई प्रस्तावहरू पेश गर्न निमन्त्रणाको रूपमा काम गर्दछ र यो सम्झौतामूलक प्रस्ताव (contractual offer) होइन। यस्ता अनुरोधहरूले inDrive लाई सम्झौता गर्न कुनै दायित्व सिर्जना गर्दैनन्।
आपूर्तिकर्ताहरूले आफ्ना प्रस्तावहरू तयार गर्न र पेश गर्न लाग्ने सबै लागत र खर्चहरू आफैं व्यहोर्ने अपेक्षा गरिन्छ। छनौट प्रक्रियाको नतिजा जस्तोसुकै भए पनि, inDrive यस्तो कुनै पनि लागतको लागि जिम्मेवार हुनेछैन।
3.1.2. मूल्य निर्धारण सिद्धान्तहरू
inDrive मा पेश गरिएका मूल्य निर्धारण र व्यावसायिक प्रस्तावहरूमा सामान्यतया निम्न सिद्धान्तहरू लागू हुन्छन्:- प्रतिस्पर्धी र पारदर्शी मूल्य निर्धारण आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive लाई प्रदान गरिएका सबै मूल्य, शुल्क र दरहरू प्रतिस्पर्धी छन् र लुकेका शुल्क, कमिसन वा सरचार्जहरूबाट मुक्त छन् भनी सुनिश्चित गर्ने अपेक्षा गरिन्छ। उद्धृत (Quoted) मूल्यहरूले निर्दिष्ट वस्तु, सेवा वा सफ्टवेयरको पूर्ण र अन्तिम लागत प्रतिबिम्बित गर्नुपर्छ।
- मूल्य निर्धारण (Price Fixation) कार्यान्वयन गरिएको सम्झौता, कार्य विवरण (SOW) र/वा जारी गरिएको खरिद आदेश (PO) मा निर्दिष्ट गरिएका सबै मूल्यहरू सो आदेशको अवधिका लागि वा स्पष्ट रूपमा सहमति भएको अवधिका लागि 'स्थिर' (fixed) मानिन्छन्। आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive द्वारा लिखित रूपमा औपचारिक स्वीकृति नदिएसम्म यस अवधिमा मूल्य बढाउनबाट बच्नुपर्छ।
- मुद्रा र कर सम्झौता, PO वा SOW मा अन्यथा उल्लेख नभएसम्म, मूल्यहरू सम्झौता कार्यान्वयन हुने देशको स्थानीय मुद्रामा (जस्तै सामान डेलिभरी हुने गन्तव्य वा सेवा प्रदान गरिने मुख्य स्थान) उद्धृत गरिनुपर्छ र इनभ्वाइसहरू जारी गरिनुपर्छ। लागू हुने करहरू (जस्तै मूल्य अभिवृद्धि कर (VAT), वस्तु तथा सेवा कर (GST), वा बिक्री कर) वस्तु वा सेवाहरूको आधार मूल्यमा समावेश गर्नुको सट्टा सबै कोटेसन र इनभ्वाइसहरूमा छुट्टै छुट्याएर (itemized) देखाइनुपर्छ।
- लागत प्रमाणीकरणको अधिकार पास-थ्रु लागतहरू (pass-through costs), तेस्रो-पक्ष खर्चहरूको सोधभर्ना, वा लागत-प्लस (cost-plus) मूल्य निर्धारण मोडेलहरू समावेश गरिएका कुनै पनि कार्यहरूको लागि, inDrive ले त्यस्ता लागतहरू प्रमाणित गर्न उचित कागजातहरू अनुरोध गर्न सक्छ। यसमा मूल तेस्रो-पक्ष इनभ्वाइसहरूको प्रतिलिपिहरू, विस्तृत लागत ब्रेकडाउन ("ओपन बुक" लेखा), वा खर्चको अन्य प्रमाणहरू समावेश हुन सक्छन्, तर यतिमा मात्र सीमित छैनन्। भुक्तानीको समयमै प्रक्रिया सुनिश्चित गर्न अनुरोध गरिएको अवस्थामा आपूर्तिकर्ताहरूले त्यस्ता कागजातहरू तुरुन्त उपलब्ध गराउने अपेक्षा गरिन्छ।
3.1.3. सप्लायर अनबोर्डिङ र पोर्टल व्यवस्थापन
inDrive को मानक खरिद प्रक्रियाको एक भागको रूपमा, सबै सम्भावित आपूर्तिकर्ताहरूले तोकिएको ZIP पोर्टल मार्फत स्व-दर्ता (self-registration) र अनबोर्डिङ प्रक्रिया पूरा गर्न आवश्यक छ।आपूर्तिकर्ताहरूले ZIP पोर्टलमा कानुनी निकायको विवरण, सम्पर्क जानकारी, आवश्यक कर प्रमाणपत्रहरू, र भुक्तानी प्रक्रियाका लागि मान्य बैंकिङ विवरणहरू सहित सही, पूर्ण र अद्यावधिक (up-to-date) जानकारी प्रदान र मर्मत गर्नुपर्छ। सही र पूर्ण जानकारी मर्मत गर्न असफल भएमा प्रक्रियामा ढिलाइ वा समस्याहरू आउन सक्छन्, जसमा भुक्तानीमा ढिलाइ पनि समावेश छ।
सहकार्य पुष्टि हुनु अघि inDrive ले सबै सम्भावित आपूर्तिकर्ताहरूको लागि अनिवार्य KYC (नो योर कस्टमर) जाँचहरू गर्दछ।
ZIP पोर्टलमा उपलब्ध आपूर्तिकर्ता जानकारीमा कुनै पनि परिवर्तन, जस्तै बैंकिङ विवरणहरू, निम्न मध्ये कुनै एक माध्यम मार्फत inDrive लाई तुरुन्त जानकारी गराउनुपर्छ:
- सेल्फ-सर्भिस अपडेट: आपूर्तिकर्ताहरूले प्लेटफर्मको सुरक्षा र प्रमाणीकरण प्रक्रियाहरू पालना गर्दै आफ्नो जानकारी सिधै ZIP पोर्टल मार्फत अद्यावधिक गर्न सक्छन्।
- औपचारिक सूचना: आपूर्तिकर्ताहरूले नयाँ विवरणहरू पुष्टि गर्ने सहायक कागजातहरू सहित inDrive खरिद (Procurement) टोलीलाई आधिकारिक कम्पनी लेटरहेडमा हस्ताक्षर गरिएको पत्र पनि बुझाउन सक्छन्।
ZIP पोर्टल inDrive र आपूर्तिकर्ताहरू बीच प्राथमिक सञ्चार व्यवस्थापन प्लेटफर्मको रूपमा काम गर्दछ। यद्यपि, ZIP पोर्टलको प्रयोगले inDrive र आपूर्तिकर्ता बीच हस्ताक्षर गरिएको सम्झौतामा तोकिएका कुनै पनि औपचारिक सूचना आवश्यकताहरूलाई प्रतिस्थापन गर्दैन।
3.2. खरिददेखि भुक्तानीसम्म (P2P) प्रक्रिया
3.2.1. खरिद आदेश र सम्झौता कार्यान्वयन
एक सामान्य नियमको रूपमा, आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive द्वारा जारी गरिएको वैध खरिद आदेश (PO) प्राप्त गरेपछि मात्र काम सुरु गर्नुपर्छ। यस नियमका कुनै पनि अपवादहरू inDrive द्वारा लिखित रूपमा स्पष्ट रूपमा अधिकृत हुनुपर्छ।3.2.2. इनभ्वाइसिङ (Invoicing)
इनभ्वाइसिङ प्रक्रिया इनभ्वाइसहरू सप्लायर पोर्टलमा उपलब्ध आधिकारिक "इनभ्वाइस कसरी गर्ने" (How to Invoice) गाइड अनुसार तयार र पेश गरिनुपर्छ। प्रत्येक इनभ्वाइसमा वस्तु, सेवा वा सफ्टवेयर प्रदान गरिएको अद्वितीय खरिद आदेश (PO) नम्बर स्पष्ट रूपमा उल्लेख हुनुपर्छ। इनभ्वाइसहरू तोकिएको inDrive 'लेखा भुक्तानी' (Accounts Payable) विभागलाई आधिकारिक इमेल ठेगानामा इलेक्ट्रोनिक रूपमा पेश गरिनुपर्छ: accounts.payable@indrive.com।3.2.3. भुक्तानी अभ्यासहरू
सबै मान्य र विवादरहित इनभ्वाइसहरूको भुक्तानी समयसीमा सामान्यतया लागू हुने सम्झौता, कार्य विवरण (SOW), र/वा खरिद आदेश (PO) मा निर्दिष्ट गरिएको हुन्छ। भुक्तानी अवधि 'लेखा भुक्तानी' (Accounts Payable) विभागले सही रूपमा फर्म्याट गरिएको र विवादरहित इनभ्वाइस प्राप्त गरेको मितिबाट सुरु हुन्छ, जबसम्म लिखित रूपमा अन्यथा सहमति हुँदैन। आपूर्तिकर्ताहरूले सहमति भएका भुक्तानी सर्तहरूलाई एकतर्फी रूपमा परिमार्जन वा संशोधन गर्न सक्दैनन्।बैंक शुल्कहरू प्रत्येक पक्षले भुक्तानीसँग सम्बन्धित आफ्नै बैंकिङ र कारोबार शुल्कहरू व्यहोर्नेछन्। inDrive ले आपूर्तिकर्ताले भुक्तानी प्राप्त गर्ने सम्बन्धमा आपूर्तिकर्ताको बैंक वा कुनै मध्यस्थ बैंकहरूले लिने कुनै पनि शुल्कको सोधभर्ना (reimburse) गर्नेछैन।
समीक्षा र स्पष्टीकरणहरू लागू हुने कानुन अन्तर्गत अनुमति दिइएको हदसम्म, inDrive ले विवादित रकमहरू वा सहमति भएका आवश्यकताहरू पूरा नगर्ने वस्तु, सेवा वा अन्य डेलिभरेबल्सका लागि समस्या समाधान नभएसम्म भुक्तानी रोक्न सक्छ।
4. आपूर्तिकर्ताको आचरण
4.1. कानुन र नीतिहरूको पालना
inDrive ले सबै आपूर्तिकर्ताहरूले लागू हुने सबै कानुन र नियमहरूको पालना गर्ने अपेक्षा गर्दछ। यसमा कर, श्रम, भ्रष्टाचार विरोधी, र वातावरणीय आवश्यकताहरूको पालना (अन्य सहित) समावेश छ। आपूर्तिकर्ताहरूले उनीहरूसँग साझा गरिएका inDrive का आन्तरिक नीतिहरू, जस्तै 'inDrive सप्लायर कोड अफ कन्डक्ट' (आचरण संहिता) को पालना गर्ने अपेक्षा गरिन्छ। यस्ता नीतिहरूका अद्यावधिकहरू ZIP पोर्टल र/वा सप्लायर पोर्टलमा सञ्चार र प्रकाशित गरिनेछन्।
4.2. असल नियत र सञ्चारमा काम गर्ने
आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive सँग खुला, इमानदार र पारदर्शी रूपमा संलग्न हुने अपेक्षा गरिन्छ। यसमा निष्पक्ष वार्तालाप र सम्झौताको कार्यसम्पादनलाई असर गर्न सक्ने कुनै पनि सम्भावित समस्या, ढिलाइ वा चुनौतीहरूको बारेमा समयमै अद्यावधिकहरू प्रदान गर्नु समावेश छ।
4.3. गोपनीयता र डाटालाई जिम्मेवारीपूर्वक ह्यान्डल गर्ने
inDrive सँगको सहकार्यको क्रममा, आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive को 'गोपनीय जानकारी' मा पहुँच प्राप्त गर्न सक्छन्। उनीहरूले त्यस्तो जानकारीलाई उचित सावधानीका साथ ह्यान्डल गर्नुपर्छ, inDrive को पूर्व लिखित अनुमति बिना यसलाई खुलासा गर्नु हुँदैन, र यसलाई सम्बन्धित संलग्नता अन्तर्गत सहमति भएका उद्देश्यहरूका लागि मात्र प्रयोग गर्नुपर्छ। inDrive को डाटा प्रशोधन वा ह्यान्डल गर्दा, आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive को सूचना सुरक्षा नीति (Information Security Policy) र, जहाँ लागू हुन्छ, ISO 27001 जस्ता मान्यता प्राप्त अन्तर्राष्ट्रिय मापदण्डहरूको पालना गर्ने अपेक्षा गरिन्छ।
4.4. प्रतिष्ठा र ब्रान्डको सुरक्षा
आपूर्तिकर्ताहरूले inDrive को प्रतिष्ठा, ब्रान्ड वा साख (goodwill) लाई हानि नपुग्ने तरिकाले काम गर्नुपर्छ। उनीहरूले inDrive को पूर्व लिखित स्वीकृति बिना कुनै पनि सार्वजनिक सञ्चार, प्रवर्द्धन सामग्री वा मार्केटिङ गतिविधिहरूमा inDrive को नाम वा ट्रेडमार्क प्रयोग गर्नु हुँदैन।
5. अद्यावधिक र सामान्य जानकारी
यी निर्देशिकाहरू inDrive द्वारा समय-समयमा अद्यावधिक वा संशोधन गर्न सकिन्छ। यी केवल जानकारीमूलक उद्देश्यका लागि प्रदान गरिएका हुन् र कुनै कानुनी अधिकार वा दायित्व सिर्जना गर्दैनन्। बाध्यकारी प्रतिबद्धताहरू, अधिकार र दायित्वहरू केवल विधिवत् रूपमा सम्पन्न सम्झौताहरू र कार्य विवरणहरू (SOWs) अन्तर्गत उत्पन्न हुन्छन्।
यी खरिद निर्देशिकाहरू (Procurement Guidelines) को सम्बन्धमा कुनै पनि प्रश्न वा सञ्चारको लागि, कृपया inDrive खरिद टोलीलाई यहाँ सम्पर्क गर्नुहोस्: procurement-team@indrive.com