সরবরাহকারীদের জন্য inDrive ক্রয় নির্দেশিকা

1. উদ্দেশ্য এবং ব্যবহার

2. শব্দকোষ (Glossary)

• "inDrive" – নির্দিষ্ট inDrive আইনি সত্তা (legal entity) যা পণ্য, পরিষেবা বা সফটওয়্যার লাইসেন্সিং সংগ্রহের জন্য সরবরাহকারীর সাথে যুক্ত হতে পারে, যা পারচেজ অর্ডার, কাজের পরিধি (Scope of Work) এবং চুক্তিতে স্পষ্টভাবে চিহ্নিত থাকে।
• "সরবরাহকারী" (Supplier) – একজন ব্যক্তি বা আইনি সত্তা যিনি inDrive-কে পণ্য, পরিষেবা বা সফটওয়্যার প্রদান করতে পারেন।
• "সাপ্লায়ার পোর্টাল" (Supplier Portal) – তথ্যগত উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত inDrive-এর নির্ধারিত ওয়েব-ভিত্তিক প্ল্যাটফর্ম, যা নীতি আপডেট এবং অন্যান্য সাধারণ প্রকিউরমেন্ট-সম্পর্কিত কার্যকলাপ প্রদান করে। এটি inDrive এবং এর সরবরাহকারীদের মধ্যে তথ্য ব্যবস্থাপনার প্রাথমিক মাধ্যম হিসেবে কাজ করে।
• "ZIP পোর্টাল" (ZIP Portal) – ZIP সফটওয়্যারের উপর ভিত্তি করে তৈরি প্ল্যাটফর্ম যা সাপ্লায়ার অনবোর্ডিং, সরাসরি যোগাযোগ এবং অপারেশনাল প্রকিউরমেন্ট-সম্পর্কিত কার্যকলাপের জন্য ব্যবহৃত হয়। ZIP পোর্টাল হলো inDrive এবং এর সরবরাহকারীদের মধ্যে যোগাযোগ ব্যবস্থাপনার প্রাথমিক মাধ্যম।
• "সাপ্লায়ার ফর্ম" (Supplier Form) – সাপ্লায়ার পোর্টালে উপলব্ধ একটি প্রাথমিক ইনটেক (intake) ফর্ম, যা inDrive দ্বারা কোম্পানির প্রাথমিক তথ্য সংগ্রহ করতে এবং বর্তমান ব্যবসায়িক প্রয়োজনের সাথে সরবরাহকারীর পরিষেবাগুলির সম্ভাব্য সামঞ্জস্য মূল্যায়ন করতে ব্যবহৃত হয়।
• "গোপনীয় তথ্য" (Confidential Information) – সহযোগিতার সময় inDrive দ্বারা সরবরাহকারীদের কাছে মৌখিকভাবে, লিখিতভাবে বা অন্য উপায়ে প্রকাশ করা সর্বসাধারণের জন্য উন্মুক্ত নয় এমন তথ্য, যা চুক্তি বা নন-ডিসক্লোজার এগ্রিমেন্ট (NDA)-এ উল্লেখ করা থাকে।
• "চুক্তি" (Agreement) – একটি কাঠামো বা এককালীন চুক্তি যা inDrive এবং সরবরাহকারীর মধ্যে সহযোগিতার আইনি এবং বাণিজ্যিক শর্তাবলী প্রতিষ্ঠার জন্য সম্পাদিত হয়।
• "কাজের পরিধি" বা "SOW" (Scope of Work) – একটি প্রকল্প-নির্দিষ্ট নথিপত্র যা চুক্তির অংশ হিসেবে পক্ষগুলির মধ্যে স্বাক্ষরিত হতে পারে, যেখানে নির্দিষ্ট বাণিজ্যিক শর্তাবলী বর্ণনা করা থাকে, যেমন কাজ বা পরিষেবার বিবরণ, ডেলিভারেবলস (deliverables), প্রকল্পের উদ্দেশ্য, সময়সীমা (timelines), মাইলস্টোন, মূল্য নির্ধারণ, পারফরম্যান্সের মান, গ্রহণের মানদণ্ড (acceptance criteria) এবং রিপোর্টিং প্রয়োজনীয়তা।
• "পারচেজ অর্ডার" বা "PO" (Purchase Order) – inDrive দ্বারা সরবরাহকারীকে ইস্যু করা একটি নথিপত্র, যা সাধারণত সাপ্লায়ার পোর্টালের মাধ্যমে দেওয়া হয়। পারচেজ অর্ডার (PO) সাধারণত নিম্নরূপে প্রয়োগ করা হয়:
• প্রতিটি PO-এর একটি অনন্য সনাক্তকরণ নম্বর (unique identification number) থাকে, যা সরবরাহকারীকে সঠিক ট্র্যাকিং এবং সময়মতো অর্থ প্রদান নিশ্চিত করতে সম্পর্কিত নথিতে (যেমন ইনভয়েস বা ডেলিভারি নোট) উল্লেখ করতে হবে।
• পরিষেবা শুরু করার আগে বা পণ্য পাঠানোর আগে একটি বৈধ এবং ইস্যুকৃত PO প্রয়োজন।
• "ডেলিভারেবলস" (Deliverables) – দৃশ্যমান বা অদৃশ্য কাজের পণ্য, সামগ্রী, উপকরণ, সফটওয়্যার, রিপোর্ট, ডেটা বা অন্যান্য আইটেম যা সরবরাহকারীরা চুক্তি এবং/অথবা কাজের পরিধি (SOW)-এর অধীনে inDrive-কে প্রদান করতে পারে।

3. সরবরাহকারীদের সাথে যুক্ত হওয়ার নির্দেশিকা

3.1. সোর্স-টু-কন্ট্রাক্ট (S2C) প্রক্রিয়া

3.1.1. টেন্ডার এবং প্রস্তাবনা (Proposals)

3.1.2. মূল্য নির্ধারণের নীতি

• প্রতিযোগিতামূলক এবং স্বচ্ছ মূল্য নির্ধারণ সরবরাহকারীদের নিশ্চিত করতে হবে যে inDrive-কে প্রদান করা সমস্ত মূল্য, ফি এবং রেট যেন প্রতিযোগিতামূলক হয় এবং গোপন ফি, কমিশন বা সারচার্জ মুক্ত থাকে। উদ্ধৃত (Quoted) মূল্যগুলিতে নির্দিষ্ট পণ্য, পরিষেবা বা সফটওয়্যারের সম্পূর্ণ এবং চূড়ান্ত খরচ প্রতিফলিত হওয়া উচিত।
• মূল্য নির্ধারণ (Price Fixation) সম্পাদিত চুক্তি, কাজের পরিধি (SOW) এবং/অথবা ইস্যুকৃত পারচেজ অর্ডারে (PO) উল্লিখিত সমস্ত মূল্য সেই অর্ডারের মেয়াদের জন্য বা স্পষ্টভাবে সম্মত সময়ের জন্য 'স্থির' (fixed) বলে গণ্য করা হয়। inDrive-এর লিখিত আনুষ্ঠানিক অনুমোদন ছাড়া সরবরাহকারীদের এই সময়ের মধ্যে দাম বাড়ানো থেকে বিরত থাকা উচিত।
• মুद्रा এবং কর (Currency and Taxation) চুক্তি, PO বা SOW-তে অন্যথায় উল্লেখ না থাকলে, মূল্য উদ্ধৃত করতে হবে এবং ইনভয়েস ইস্যু করতে হবে সেই দেশের স্থানীয় মুদ্রায় যেখানে চুক্তিটি সম্পাদিত হচ্ছে (যেমন পণ্য সরবরাহের গন্তব্য বা পরিষেবা প্রদানের প্রাথমিক স্থান)। প্রযোজ্য করসমূহ (যেমন ভ্যালু অ্যাডেড ট্যাক্স (VAT), গুডস অ্যান্ড সার্ভিসেস ট্যাক্স (GST), বা সেলস ট্যাক্স) পণ্য বা পরিষেবার মূল মূল্যের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত না করে সমস্ত কোটেশন এবং ইনভয়েসে আলাদাভাবে উল্লেখ (itemized) করতে হবে।
• খরচ যাচাই করার অধিকার পাস-থ্রু খরচ (pass-through costs), তৃতীয় পক্ষের ব্যয়ের প্রতিদান (reimbursement), বা কস্ট-প্লাস (cost-plus) প্রাইসিং মডেলের সাথে জড়িত যেকোনো কাজের জন্য, inDrive এই ধরনের খরচ যাচাই করার জন্য উপযুক্ত নথিপত্র অনুরোধ করতে পারে। এর মধ্যে মূল তৃতীয়-পক্ষের ইনভয়েসের কপি, বিস্তারিত খরচের ব্রেকডাউন ("ওপেন বুক" অ্যাকাউন্টিং), বা ব্যয়ের অন্যান্য প্রমাণ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে (তবে এতেই সীমাবদ্ধ নয়)। পেমেন্টের সময়মতো প্রসেসিং নিশ্চিত করার জন্য অনুরোধ করা হলে সরবরাহকারীরা অবিলম্বে এই ধরনের নথিপত্র প্রদান করবেন বলে আশা করা হয়।

3.1.3. সরবরাহকারী অনবোর্ডিং এবং পোর্টাল ব্যবস্থাপনা

• সেলফ-সার্ভিস আপডেট: সরবরাহকারীরা প্ল্যাটফর্মের নিরাপত্তা এবং যাচাইকরণ পদ্ধতি অনুসরণ করে সরাসরি ZIP পোর্টালের মাধ্যমে তাদের তথ্য আপডেট করতে পারেন।
• আনুষ্ঠানিক বিজ্ঞপ্তি: সরবরাহকারীরা inDrive প্রকিউরমেন্ট টিমের কাছে কোম্পানির অফিসিয়াল লেটারহেডে একটি স্বাক্ষরিত চিঠিও জমা দিতে পারেন, সাথে নতুন বিবরণ নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় নথিপত্র দিতে হবে।

3.2. প্রকিওর-টু-পে (P2P) প্রক্রিয়া

3.2.1. পারচেজ অর্ডার (PO) এবং চুক্তি সম্পাদন

3.2.2. ইনভয়েসিং (Invoicing)

3.2.3. পেমেন্ট বা অর্থ প্রদানের নিয়মাবলী

4. সরবরাহকারীর আচরণবিধি

4.1. আইন এবং নীতিমালার সম্মতি

4.2. সরল বিশ্বাস এবং যোগাযোগের ক্ষেত্রে সততা

4.3. গোপনীয়তা এবং ডেটা দায়িত্বশীলভাবে পরিচালনা করা

4.4. সুনাম এবং ব্র্যান্ড রক্ষা করা

5. আপডেট এবং সাধারণ তথ্য