Керівництво із закупівель для постачальників inDrive



Зміст


1. Мета та використання


2. Глосарій


3. Керівництво щодо взаємодії з постачальниками


3.1. Процес від пошуку до контракту (Source to Contract — S2C)


3.1.1. Тендери та пропозиції


3.1.2. Принципи ціноутворення


3.1.3. Онбординг постачальників та управління порталом


3.2. Процес від закупівлі до оплати (Procure-to-Pay — P2P)


3.2.1. Замовлення на закупівлю (PO) та виконання Договору


3.2.2. Виставлення рахунків (Інвойсинг)


3.2.3. Практика здійснення платежів


4. Поведінка Постачальника


4.1. Дотримання законів та політик


4.2. Добросовісність та комунікація


4.3. Відповідальне поводження з конфіденційністю та даними


4.4. Захист репутації та бренду


5. Оновлення та загальна інформація


1. Мета та використання



Метою цього Керівництва із закупівель («Керівництво») є надання чіткого та прозорого огляду загальних практик закупівель inDrive та очікувань щодо постачальників. Воно розроблене для сприяння справедливості, взаєморозумінню та операційній ефективності у всіх взаємодіях з постачальниками.


Це Керівництво слугує загальною інструкцією для процесів закупівель, що здійснюються inDrive, включаючи, але не обмежуючись: онбординг (реєстрацію) постачальників, проведення тендерів, ціноутворення, управління ефективністю, а також постачання товарів, послуг та програмного забезпечення. Це Керівництво надається виключно з інформаційною метою, воно не створює юридичних зобов'язань та не є офертою або юридично зобов'язуючою угодою між inDrive та будь-яким потенційним постачальником. Дотримання цього Керівництва або посилання на нього не надає жодному потенційному постачальнику права на отримання бізнес-можливостей, компенсації або будь-якої форми пріоритетного статусу в inDrive.


inDrive залишає за собою право змінювати, оновлювати або відкликати це Керівництво на власний розсуд та без попереднього повідомлення. Будь-які зобов'язуючі домовленості, права або обов'язки між inDrive та постачальником виникають лише на підставі належним чином укладеного Договору.


У разі будь-яких невідповідностей між цим Керівництвом та умовами конкретного Договору, умови такого Договору мають переважну силу.


2. Глосарій



Наведені нижче терміни та визначення надаються виключно для ясності та довідки:


  • «inDrive» — конкретна юридична особа inDrive, яка може взаємодіяти з постачальником з метою закупівлі товарів, послуг або ліцензування програмного забезпечення, як це чітко визначено у замовленні на закупівлю, обсязі робіт та Договорі.
  • «Постачальник» (Supplier) — фізична або юридична особа, яка може надавати товари, послуги або програмне забезпечення для inDrive.
  • «Портал постачальника» (Supplier Portal) — визначена inDrive веб\-платформа, що використовується в інформаційних цілях, для надання оновлень політик та інших загальних дій, пов'язаних із закупівлями. Вона слугує основним каналом управління інформацією між inDrive та його постачальниками.
  • «Портал ZIP» (ZIP Portal) — платформа на базі програмного забезпечення ZIP, що використовується для онбордингу постачальників, прямої комунікації та операційної діяльності, пов'язаної із закупівлями. Портал ZIP є основним каналом управління комунікацією між inDrive та його постачальниками.
  • «Анкета постачальника» (Supplier Form) — попередні форма збору даних, доступна на Порталі постачальника, що використовується inDrive для збору основної інформації про компанію та оцінки потенційної відповідності послуг постачальника поточним бізнес-потребам.
  • «Конфіденційна інформація» — непублічна інформація, розкрита inDrive постачальникам у ході співпраці, усно, письмово або іншими засобами, як зазначено в Договорі або угоді про нерозголошення (NDA).
  • «Договір» (Agreement) — рамкова або одноразова угода, що укладається між inDrive та постачальником для встановлення юридичних та комерційних умов співпраці.
  • «Обсяг робіт» або «SOW» (Scope of Work) — документ, специфічний для конкретного проекту, який може бути підписаний сторонами як частина Договору, що описує конкретні комерційні умови, такі як специфіка робіт або послуг, результати (deliverables), цілі проекту, терміни, етапи, ціноутворення, стандарти виконання, критерії прийняття та вимоги до звітності.
  • «Замовлення на закупівлю» або «PO» (Purchase Order) — документ, що видається inDrive постачальнику, зазвичай через Портал постачальника. Замовлення на закупівлю (PO) зазвичай застосовуються наступним чином:
  • Кожне PO має унікальний ідентифікаційний номер, на який постачальник повинен посилатися у відповідних документах (таких як рахунки-фактури або накладні) для забезпечення належного відстеження та своєчасної оплати.
  • Дійсне, оформлене PO вимагається до початку надання послуг або відвантаження товарів.
  • «Результати робіт» (Deliverables) — матеріальні або нематеріальні продукти праці, товари, матеріали, програмне забезпечення, звіти, дані або інші предмети, які постачальники можуть надавати inDrive відповідно до Договору та/або Обсягу робіт (SOW).


3. Керівництво щодо взаємодії з постачальниками



3.1. Процес від пошуку до контракту (S2C)



3.1.1. Тендери та пропозиції

inDrive прагне створити різноманітну базу кваліфікованих партнерів та використовує різні канали для ідентифікації постачальників. Основний спосіб для потенційних партнерів представити себе — зареєструватися на Порталі постачальника, де вони можуть подати Анкету постачальника для включення до нашої бази даних потенційних вендорів. Подання Анкети постачальника не повинно тлумачитися як зобов'язання з боку inDrive розпочати комунікацію, а також не гарантує участі у будь-яких закупівельних заходах або майбутніх бізнес-можливостях.


inDrive може ініціювати цільовий пошук. Коли inDrive випускає Запит пропозиції (RFP), Запит цінової пропозиції (RFQ) або будь-який інший запит на участь у торгах, це слугує запрошенням для постачальників подати пропозиції та не є договірною офертою. Такі запити не створюють для inDrive жодних зобов'язань щодо укладення Договору.


Очікується, що постачальники несуть усі витрати, пов'язані з підготовкою та поданням своїх пропозицій. inDrive не несе відповідальності за такі витрати, незалежно від результату процесу відбору.


3.1.2. Принципи ціноутворення

До ціноутворення та комерційних пропозицій, що подаються до inDrive, зазвичай застосовуються такі принципи:


  • Конкурентне та прозоре ціноутворення Очікується, що постачальники гарантують, що всі ціни, збори та ставки, надані inDrive, є конкурентними та не містять прихованих комісій або націнок. Зазначені ціни повинні відображати повну та остаточну вартість вказаних товарів, послуг або програмного забезпечення.
  • Фіксація цін Всі ціни, зазначені у підписаному Договорі, Обсязі робіт (SOW) та/або виданому Замовленні на закупівлю (PO), вважаються фіксованими на термін дії цього замовлення або на період, чітко узгоджений сторонами. Постачальникам слід уникати підвищення цін протягом цього періоду, якщо інше офіційно не схвалено inDrive у письмовій формі.
  • Валюта та оподаткування Якщо інше не зазначено в Договорі, PO або SOW, ціни повинні вказуватися, а рахунки виставлятися у місцевій валюті країни, де виконується Договір (наприклад, пункт призначення доставки товарів або основне місце надання послуг). Відповідні податки (такі як Податок на додану вартість (ПДВ/VAT), Податок на товари та послуги (GST) або податок з продажу) повинні бути виділені окремим рядком у всіх котируваннях та рахунках, а не включені до базової ціни товарів або послуг.
  • Право на перевірку витрат Для будь-яких угод, що передбачають наскрізні витрати (pass-through costs), відшкодування витрат третіх осіб або моделі ціноутворення «витрати плюс» (cost-plus), inDrive може запросити обґрунтовану документацію для перевірки таких витрат. Це може включати, але не обмежуючись: копії оригінальних рахунків третіх осіб, детальну розбивку витрат (бухгалтерія «відкритої книги») або інші докази витрат. Очікується, що постачальники оперативно надаватимуть таку документацію за запитом для забезпечення своєчасної обробки платежів.


3.1.3. Онбординг постачальників та управління порталом

Як частина стандартного процесу закупівель inDrive, всі потенційні постачальники зобов'язані пройти процес самостійної реєстрації та онбордингу через визначений Портал ZIP.


Постачальники повинні надавати та підтримувати точну, повну та актуальну інформацію на Порталі ZIP, включаючи реквізити юридичної особи, контактну інформацію, необхідні податкові сертифікати та дійсні банківські реквізити для обробки платежів. Недотримання вимоги щодо підтримання точної та повної інформації може призвести до затримок або проблем з обробкою, включаючи затримки платежів.


inDrive проводить обов'язкові перевірки KYC (Знай свого клієнта) для всіх потенційних постачальників до підтвердження співпраці.


Про будь-які зміни інформації про постачальника, доступної на Порталі ZIP, наприклад, банківських реквізитів, необхідно негайно повідомляти inDrive через один із наступних каналів:


  • Самостійне оновлення: постачальники можуть оновлювати свою інформацію безпосередньо через Портал ZIP, дотримуючись процедур безпеки та верифікації платформи.
  • Офіційне повідомлення: постачальники також можуть надіслати підписаний лист на офіційному бланку компанії до команди закупівель inDrive, супроводивши його підтверджуючою документацією з новими деталями.


Портал ZIP слугує основною платформою управління комунікацією між inDrive та постачальниками. Однак використання Порталу ZIP не замінює вимог щодо офіційних повідомлень, передбачених у підписаному Договорі між inDrive та постачальником.


3.2. Процес від закупівлі до оплати (P2P)



3.2.1. Замовлення на закупівлю та виконання Договору

Як загальне правило, постачальники повинні починати роботу лише після отримання дійсного Замовлення на закупівлю (PO), виданого inDrive. Будь-які винятки з цього правила повинні бути прямо дозволені inDrive у письмовій формі.


3.2.2. Виставлення рахунків (Інвойсинг)

Процедура виставлення рахунків Рахунки повинні готуватися та подаватися відповідно до офіційної інструкції «Як виставляти рахунки» (How to Invoice), доступної на Порталі постачальника. У кожному рахунку повинен бути чітко зазначений унікальний номер Замовлення на закупівлю (PO), в рамках якого надаються товари, послуги або програмне забезпечення. Рахунки повинні надсилатися в електронному вигляді до визначеного відділу inDrive з розрахунків з постачальниками (Accounts Payable) на офіційну електронну адресу: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Практика здійснення платежів

Терміни оплати для всіх дійсних та безспірних рахунків зазвичай зазначені у відповідному Договорі, Обсязі робіт (SOW) та/або Замовленні на закупівлю (PO). Період оплати починається з дати отримання відділом Accounts Payable правильно оформленого та безспірного рахунку, якщо інше не узгоджено в письмовій формі. Постачальники не можуть в односторонньому порядку змінювати або вносити правки до узгоджених умов оплати.


Банківські комісії Кожна Сторона несе власні банківські та транзакційні витрати, пов'язані з платежами. inDrive не відшкодовує комісії, що стягуються банком постачальника або будь-якими банками-кореспондентами у зв'язку з отриманням платежу постачальником.


Перевірки та уточнення У тій мірі, в якій це дозволено чинним законодавством, inDrive може утримати виплати за спірними сумами або за товари, послуги чи інші результати робіт, які не відповідають узгодженим вимогам, до вирішення питання.


4. Поведінка Постачальника



4.1. Дотримання законів та політик



inDrive очікує від усіх постачальників дотримання всіх застосовних законів та нормативних актів. Це включає, серед іншого, дотримання податкових, трудових, антикорупційних та екологічних вимог. Також очікується, що постачальники будуть дотримуватися внутрішніх політик inDrive, наданих їм, таких як Кодекс поведінки постачальника inDrive. Оновлення таких політик будуть повідомлятися та публікуватися на Порталі ZIP та/або на Порталі постачальника.


4.2. Добросовісність та комунікація



Очікується, що постачальники будуть взаємодіяти з inDrive відкрито, чесно та прозоро. Це включає добросовісне ведення переговорів та надання своєчасних оновлень щодо будь-яких потенційних проблем, затримок або викликів, які можуть вплинути на виконання Договору.


4.3. Відповідальне поводження з конфіденційністю та даними



У ході співпраці з inDrive постачальники можуть отримати доступ до Конфіденційної інформації inDrive. Вони зобов'язані поводитися з такою інформацією з належною обачністю, не розголошувати її без попереднього письмового дозволу inDrive та використовувати її виключно для цілей, узгоджених в рамках відповідної співпраці. При обробці або роботі з даними inDrive очікується, що постачальники будуть дотримуватися Політики інформаційної безпеки inDrive та, де це застосовно, визнаних міжнародних стандартів, таких як ISO 27001.


4.4. Захист репутації та бренду



Постачальники повинні діяти таким чином, щоб не завдавати шкоди репутації, бренду або діловій репутації (гудвілу) inDrive. Вони не повинні використовувати назву або торговельні марки inDrive у будь-яких публічних комунікаціях, рекламних матеріалах або маркетингових заходах без попереднього письмового схвалення inDrive.


5. Оновлення та загальна інформація



Це Керівництво може час від часу оновлюватися або змінюватися компанією inDrive. Воно надається виключно з інформаційною метою та не створює жодних юридичних прав або зобов'язань. Зобов'язуючі домовленості, права та обов'язки виникають лише на підставі належним чином укладених Договорів та Обсягів робіт (SOW).


З будь-яких питань або для комунікації стосовно цього Керівництва із закупівель, будь ласка, зв'яжіться з командою закупівель inDrive за адресою: procurement-team@indrive.com.