Garis Panduan Perolehan inDrive untuk Pembekal



Kandungan


1. Tujuan dan Kegunaan


2. Glosari


3. Garis Panduan untuk Penglibatan Pembekal


3.1. Proses Sumber-ke-Kontrak (Source to Contract \- S2C)


3.1.1. Tender dan Cadangan


3.1.2. Prinsip Penetapan Harga


3.1.3. Penerimaan Masuk (Onboarding) Pembekal dan Pengurusan Portal


3.2. Proses Perolehan-ke-Bayaran (Procure-to-Pay \- P2P)


3.2.1. Pesanan Pembelian dan Pelaksanaan Kontrak


3.2.2. Pifakturan (Invoicing)


3.2.3. Amalan Pembayaran


4. Tatatertib Pembekal


4.1. Pematuhan Undang-undang dan Polisi






4.2. Bertindak dengan Niat Baik dan Komunikasi






4.3. Mengendalikan Kerahsiaan dan Data secara Bertanggungjawab






4.4. Melindungi Reputasi dan Jenama






5. Kemas Kini dan Maklumat Umum


1. Tujuan dan Kegunaan



Tujuan Garis Panduan Perolehan ("Garis Panduan") ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dan telus mengenai amalan perolehan umum inDrive serta jangkaan terhadap pembekal. Ia direka untuk mempromosikan keadilan, persefahaman bersama, dan kecekapan operasi di seluruh interaksi pembekal.


Garis Panduan ini berfungsi sebagai panduan umum bagi proses perolehan yang dijalankan oleh inDrive, termasuk tetapi tidak terhad kepada penerimaan masuk (*onboarding*) pembekal, tender, penetapan harga, pengurusan prestasi, serta pembekalan barangan, perkhidmatan, dan perisian. Garis Panduan ini disediakan semata-mata untuk tujuan maklumat; ia tidak mewujudkan kewajipan undang-undang dan tidak merupakan tawaran atau perjanjian yang mengikat secara sah antara inDrive dan mana-mana pembekal berpotensi. Pematuhan atau rujukan kepada Garis Panduan ini tidak memberikan hak kepada mana-mana pembekal berpotensi untuk menerima peluang perniagaan, pampasan, atau sebarang bentuk status keutamaan dengan inDrive.


inDrive berhak untuk meminda, mengemas kini, atau menarik balik Garis Panduan ini mengikut budi bicara mutlaknya dan tanpa notis terlebih dahulu. Sebarang komitmen, hak, atau kewajipan yang mengikat antara inDrive dan pembekal hanya akan timbul di bawah Perjanjian yang dimeterai dengan sewajarnya.


Sekiranya berlaku sebarang ketidakselarasan antara Garis Panduan ini dan terma Perjanjian tertentu, terma Perjanjian tersebut akan diguna pakai.


2. Glosari



Terma dan definisi di bawah disediakan untuk kejelasan dan rujukan sahaja:


  • "inDrive" – entiti undang-undang inDrive khusus yang mungkin berurusan dengan pembekal untuk perolehan barangan, perkhidmatan, atau pelesenan perisian, seperti yang dikenal pasti secara jelas dalam pesanan pembelian, skop kerja, dan Perjanjian.
  • "Pembekal" (Supplier) – individu atau entiti undang-undang yang mungkin menyediakan barangan, perkhidmatan, atau perisian kepada inDrive.
  • "Portal Pembekal" (Supplier Portal) – platform berasaskan web yang ditetapkan oleh inDrive yang digunakan untuk tujuan maklumat, menyediakan kemas kini polisi, dan aktiviti umum lain yang berkaitan dengan perolehan. Ia berfungsi sebagai saluran utama untuk pengurusan maklumat antara inDrive dan pembekalnya.
  • "Portal ZIP" (ZIP Portal) – platform berasaskan perisian ZIP yang digunakan untuk *onboarding* pembekal, komunikasi langsung, dan aktiviti operasi berkaitan perolehan. Portal ZIP adalah saluran utama untuk pengurusan komunikasi antara inDrive dan pembekalnya.
  • "Borang Pembekal" (Supplier Form) – borang pengambilan awal yang terdapat di Portal Pembekal yang digunakan oleh inDrive untuk mengumpul maklumat asas syarikat dan menilai potensi keselarasan perkhidmatan pembekal dengan keperluan perniagaan semasa.
  • "Maklumat Sulit" (Confidential Information) – maklumat bukan awam yang didedahkan oleh inDrive kepada pembekal semasa kerjasama, sama ada secara lisan, bertulis, atau dengan cara lain, seperti yang dinyatakan dalam Perjanjian atau perjanjian kerahsiaan (NDA).
  • "Perjanjian" (Agreement) – rangka kerja atau perjanjian satu kali yang dimeterai antara inDrive dan pembekal untuk menetapkan terma undang-undang dan komersial bagi kerjasama.
  • "Skop Kerja" atau "SOW" (Scope of Work) – dokumen khusus projek yang mungkin ditandatangani antara pihak-pihak sebagai sebahagian daripada Perjanjian, yang menerangkan terma komersial khusus, seperti butiran kerja atau perkhidmatan, serahan (*deliverables*), objektif projek, garis masa, pencapaian (*milestones*), harga, standard prestasi, kriteria penerimaan, dan keperluan pelaporan.
  • "Pesanan Pembelian" atau "PO" (Purchase Order) – dokumen yang dikeluarkan oleh inDrive kepada pembekal, biasanya melalui Portal Pembekal. Pesanan Pembelian biasanya digunakan seperti berikut:
  • Setiap PO mempunyai nombor pengenalan unik, yang diharapkan dirujuk oleh pembekal dalam dokumen berkaitan (seperti invois atau nota penghantaran) untuk memastikan penjejakan yang betul dan pembayaran tepat pada masanya.
  • PO yang sah dan telah dikeluarkan adalah diperlukan sebelum perkhidmatan bermula atau barangan dihantar.
  • "Serahan" (Deliverables) – produk kerja nyata atau tidak nyata, barangan, bahan, perisian, laporan, data, atau item lain yang mungkin disediakan oleh pembekal kepada inDrive di bawah Perjanjian dan/atau Skop Kerja (SOW).


3. Garis Panduan untuk Penglibatan Pembekal



3.1. Proses Sumber-ke-Kontrak (S2C)



3.1.1. Tender dan Cadangan

inDrive komited untuk membina pangkalan rakan kongsi berkelayakan yang pelbagai dan menggunakan pelbagai saluran untuk pengenalan pembekal. Cara utama bagi rakan kongsi berpotensi untuk memperkenalkan diri adalah dengan mendaftar di Portal Pembekal, di mana pembekal boleh menghantar Formulir Pembekal untuk dimasukkan ke dalam pangkalan data vendor berpotensi kami. Penyerahan Borang Pembekal tidak boleh ditafsirkan sebagai komitmen oleh inDrive untuk memulakan komunikasi, dan tidak menjamin penyertaan dalam sebarang aktiviti perolehan atau peluang perniagaan masa depan.


inDrive mungkin memulakan carian bersasar. Apabila inDrive mengeluarkan Permintaan untuk Cadangan (RFP), Permintaan untuk Sebut Harga (RFQ), atau sebarang permintaan bidaan lain, ia berfungsi sebagai jemputan kepada pembekal untuk mengemukakan cadangan dan tidak merupakan tawaran kontrak. Permintaan sedemikian tidak mewujudkan sebarang kewajipan bagi inDrive untuk memeterai Perjanjian.


Pembekal dikehendaki menanggung semua kos dan perbelanjaan yang berkaitan dengan penyediaan dan penyerahan cadangan mereka. inDrive tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang kos sedemikian, tanpa mengira hasil proses pemilihan.


3.1.2. Prinsip Penetapan Harga

Prinsip berikut secara amnya terpakai kepada penetapan harga dan cadangan komersial yang dikemukakan kepada inDrive:


  • Penetapan Harga yang Kompetitif dan Telus Pembekal dikehendaki memastikan bahawa semua harga, yuran, dan kadar yang diberikan kepada inDrive adalah kompetitif dan bebas daripada yuran tersembunyi, komisen, atau surcaj. Harga yang dinyatakan hendaklah mencerminkan kos penuh dan muktamad bagi barangan, perkhidmatan, atau perisian yang ditentukan.
  • Penetapan Harga (Price Fixation) Semua harga yang dinyatakan dalam Perjanjian yang telah dilaksanakan, Skop Kerja (SOW) dan/atau Pesanan Pembelian (PO) yang dikeluarkan dianggap tetap bagi tempoh pesanan tersebut atau bagi tempoh yang dipersetujui secara jelas. Pembekal harus mengelak daripada menaikkan harga dalam tempoh ini melainkan diluluskan secara rasmi oleh inDrive secara bertulis.
  • Mata Wang dan Cukai Melainkan dinyatakan sebaliknya dalam Perjanjian, PO atau SOW, harga hendaklah dinyatakan, dan invois dikeluarkan, dalam mata wang tempatan negara di mana Perjanjian dilaksanakan (contohnya, destinasi penghantaran barangan atau tempat utama penyediaan perkhidmatan). Cukai yang berkenaan (seperti Cukai Nilai Tambah (VAT), Cukai Barangan dan Perkhidmatan (GST), atau cukai jualan) hendaklah disenaraikan secara berasingan pada semua sebut harga dan invois, dan bukan dimasukkan ke dalam harga asas barangan atau perkhidmatan.
  • Hak Pengesahan Kos Bagi sebarang penglibatan yang melibatkan kos lulus (*pass-through costs*), pembayaran balik perbelanjaan pihak ketiga, atau model penetapan harga "kos-tambah" (*cost-plus*), inDrive boleh meminta dokumentasi yang munasabah untuk mengesahkan kos tersebut. Ini mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada, salinan invois asal pihak ketiga, pecahan kos terperinci (perakaunan "buku terbuka"), atau bukti perbelanjaan lain. Pembekal dikehendaki menyediakan dokumentasi sedemikian dengan segera apabila diminta untuk memastikan pemprosesan pembayaran tepat pada masanya.


3.1.3. Penerimaan Masuk (Onboarding) Pembekal dan Pengurusan Portal

Sebagai sebahagian daripada proses perolehan standard inDrive, semua pembekal berpotensi dikehendaki melengkapkan proses pendaftaran kendiri dan *onboarding* melalui Portal ZIP yang ditetapkan.


Pembekal mesti menyediakan dan mengekalkan maklumat yang tepat, lengkap, dan terkini dalam Portal ZIP, termasuk butiran entiti undang-undang, maklumat hubungan, pensijilan cukai yang diperlukan, dan butiran perbankan yang sah untuk pemprosesan pembayaran. Kegagalan untuk mengekalkan maklumat yang tepat dan lengkap boleh mengakibatkan kelewatan atau isu dengan pemprosesan, termasuk kelewatan pembayaran.


inDrive melakukan semakan KYC (*Know Your Customer* / Kenali Pelanggan Anda) wajib bagi semua pembekal berpotensi sebelum kerjasama disahkan.


Sebarang perubahan kepada maklumat pembekal yang terdapat pada Portal ZIP, seperti butiran perbankan, hendaklah dimaklumkan dengan segera kepada inDrive melalui salah satu saluran berikut:


  • Kemas Kini Layan Diri: Pembekal boleh mengemas kini maklumat mereka secara terus melalui Portal ZIP, mengikut prosedur keselamatan dan pengesahan platform.
  • Pemberitahuan Rasmi: Pembekal juga boleh menghantar surat yang ditandatangani di atas kepala surat rasmi syarikat kepada pasukan Perolehan (Procurement) inDrive, disertakan dengan dokumentasi sokongan yang mengesahkan butiran baharu.


Portal ZIP berfungsi sebagai platform pengurusan komunikasi utama antara inDrive dan pembekal. Walau bagaimanapun, penggunaan Portal ZIP tidak menggantikan sebarang keperluan notis rasmi yang ditetapkan dalam Perjanjian yang ditandatangani antara inDrive dan pembekal.


3.2. Proses Perolehan-ke-Bayaran (P2P)



3.2.1. Pesanan Pembelian dan Pelaksanaan Perjanjian

Sebagai peraturan umum, pembekal harus memulakan kerja hanya selepas menerima Pesanan Pembelian (PO) yang sah yang dikeluarkan oleh inDrive. Sebarang pengecualian terhadap peraturan ini mesti dibenarkan secara jelas secara bertulis oleh inDrive.


3.2.2. Pifakturan (Invoicing)

Prosedur Invois Invois hendaklah disediakan dan dikemukakan mengikut panduan rasmi "Cara Mengeluarkan Invois" (*How to Invoice*), yang terdapat di Portal Pembekal. Setiap invois mesti merujuk dengan jelas nombor Pesanan Pembelian (PO) unik yang di bawahnya barangan, perkhidmatan, atau perisian disediakan. Invois hendaklah dikemukakan secara elektronik kepada jabatan Akaun Belum Bayar (*Accounts Payable*) inDrive yang ditetapkan di alamat e-mel rasmi: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Amalan Pembayaran

Garis masa pembayaran bagi semua invois yang sah dan tidak dipertikaikan biasanya dinyatakan dalam Perjanjian, Skop Kerja (SOW), dan/atau Pesanan Pembelian (PO) yang berkenaan. Tempoh pembayaran bermula dari tarikh invois yang diformat dengan betul dan tidak dipertikaikan diterima oleh jabatan Akaun Belum Bayar, melainkan dipersetujui sebaliknya secara bertulis. Pembekal tidak boleh mengubah atau meminda terma pembayaran yang dipersetujui secara sepihak.


Yuran Bank Setiap Pihak hendaklah menanggung yuran bank dan transaksi mereka sendiri yang berkaitan dengan pembayaran. inDrive tidak akan membayar balik sebarang yuran yang dikenakan oleh bank pembekal atau mana-mana bank perantara berkaitan dengan penerimaan pembayaran oleh pembekal.


Semakan dan Penjelasan Setakat yang dibenarkan di bawah undang-undang yang terpakai, inDrive boleh menahan pembayaran bagi jumlah yang dipertikaikan atau bagi barangan, perkhidmatan, atau serahan lain yang tidak memenuhi keperluan yang dipersetujui sehingga isu tersebut diselesaikan.


4. Tatatertib Pembekal



4.1. Pematuhan Undang-undang dan Polisi



inDrive menjangkakan semua pembekal mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang terpakai. Ini termasuk, antara lain, pematuhan terhadap keperluan cukai, buruh, anti-rasuah, dan alam sekitar. Pembekal juga dikehendaki mematuhi polisi dalaman inDrive yang dikongsi dengan mereka, seperti Kod Tatatertib Pembekal inDrive. Kemas kini kepada polisi sedemikian akan dimaklumkan dan diterbitkan di Portal ZIP dan/atau di Portal Pembekal.


4.2. Bertindak dengan Niat Baik dan Komunikasi



Pembekal dikehendaki berurusan dengan inDrive secara terbuka, jujur, dan telus. Ini termasuk rundingan yang adil dan memberikan kemas kini tepat pada masanya mengenai sebarang isu berpotensi, kelewatan, atau cabaran yang mungkin menjejaskan pelaksanaan Perjanjian.


4.3. Mengendalikan Kerahsiaan dan Data secara Bertanggungjawab



Semasa kerjasama dengan inDrive, pembekal mungkin mendapat akses kepada Maklumat Sulit inDrive. Mereka dikehendaki mengendalikan maklumat tersebut dengan sewajarnya, tidak mendedahkannya tanpa kebenaran bertulis terlebih dahulu daripada inDrive, dan menggunakannya semata-mata untuk tujuan yang dipersetujui di bawah penglibatan yang berkaitan. Semasa memproses atau mengendalikan data inDrive, pembekal dikehendaki mematuhi Polisi Keselamatan Maklumat inDrive dan, jika berkenaan, standard antarabangsa yang diiktiraf seperti ISO 27001.


4.4. Melindungi Reputasi dan Jenama



Pembekal mesti bertindak dengan cara yang tidak merosakkan reputasi, jenama, atau nama baik (*goodwill*) inDrive. Mereka tidak boleh menggunakan nama atau tanda dagangan inDrive dalam sebarang komunikasi awam, bahan promosi, atau aktiviti pemasaran tanpa kelulusan bertulis terlebih dahulu daripada inDrive.


5. Kemas Kini dan Maklumat Umum



Garis Panduan ini mungkin dikemas kini atau dipinda oleh inDrive dari semasa ke semasa. Ia disediakan untuk tujuan maklumat sahaja dan tidak mewujudkan sebarang hak atau kewajipan undang-undang. Komitmen, hak, dan kewajipan yang mengikat hanya timbul di bawah Perjanjian dan Skop Kerja (SOW) yang dimeterai dengan sewajarnya.


Untuk sebarang pertanyaan atau komunikasi mengenai Garis Panduan Perolehan ini, sila hubungi pasukan Perolehan inDrive di: procurement-team@indrive.com.