आपूर्तिकर्ताओं के लिए inDrive खरीदारी दिशानिर्देश
विषय \- सूची
1. उद्देश्य और उपयोग
2. शब्दावली (Glossary)
3. सप्लायर एंगेजमेंट (Supplier Engagement) के लिए दिशानिर्देश
3.1. सोर्स-टू-कॉन्ट्रैक्ट (S2C) प्रक्रिया
3.1.1. निविदाएं और प्रस्ताव (Tenders and Proposals)
3.1.2. मूल्य निर्धारण सिद्धांत
3.1.3. सप्लायर ऑनबोर्डिंग और पोर्टल प्रबंधन
3.2. प्रोक्योर-टू-पे (P2P) प्रक्रिया
3.2.1. खरीद आदेश (Purchase Orders) और अनुबंध निष्पादन
3.2.2. इनवॉइसिंग (चालान प्रक्रिया)
3.2.3. भुगतान अभ्यास
4. आपूर्तिकर्ता का आचरण
4.1. कानूनों और नीतियों का अनुपालन
4.2. सद्भावना और संचार में कार्य करना
4.3. गोपनीयता और डेटा को जिम्मेदारी से संभालना
4.4. प्रतिष्ठा और ब्रांड की सुरक्षा
5. अपडेट और सामान्य जानकारी
1. उद्देश्य और उपयोग
इन प्रोक्योरमेंट दिशानिर्देशों ("दिशानिर्देश") का उद्देश्य आपूर्तिकर्ताओं (suppliers) के प्रति inDrive की सामान्य खरीद प्रथाओं और अपेक्षाओं का स्पष्ट और पारदर्शी अवलोकन प्रदान करना है। इन्हें सभी आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत में निष्पक्षता, आपसी समझ और परिचालन दक्षता को बढ़ावा देने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
ये दिशानिर्देश inDrive द्वारा शुरू की गई खरीद प्रक्रियाओं के लिए सामान्य मार्गदर्शन के रूप में कार्य करते हैं, जिसमें सप्लायर ऑनबोर्डिंग, टेंडरिंग, मूल्य निर्धारण, प्रदर्शन प्रबंधन, और माल, सेवाओं और सॉफ्टवेयर की आपूर्ति शामिल है (लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं है)। ये दिशानिर्देश केवल सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए प्रदान किए गए हैं, ये कोई कानूनी दायित्व नहीं बनाते हैं और inDrive और किसी भी संभावित आपूर्तिकर्ता के बीच कोई प्रस्ताव (offer) या कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता नहीं बनाते हैं। इन दिशानिर्देशों का अनुपालन या संदर्भ किसी भी संभावित आपूर्तिकर्ता को inDrive के साथ व्यावसायिक अवसर, मुआवजा, या किसी भी प्रकार की पसंदीदा स्थिति प्राप्त करने का हकदार नहीं बनाता है।
inDrive अपने पूर्ण विवेकाधिकार पर और बिना किसी पूर्व सूचना के इन दिशानिर्देशों में संशोधन, अपडेट या इन्हें वापस लेने का अधिकार सुरक्षित रखता है। inDrive और एक आपूर्तिकर्ता के बीच कोई भी बाध्यकारी प्रतिबद्धता, अधिकार या दायित्व केवल विधिवत संपन्न 'अनुबंध' (Agreement) के तहत ही उत्पन्न होंगे।
इन दिशानिर्देशों और किसी विशिष्ट अनुबंध की शर्तों के बीच किसी भी असंगतता की स्थिति में, उस अनुबंध की शर्तें मान्य होंगी।
2. शब्दावली (Glossary)
नीचे दिए गए शब्द और परिभाषाएं केवल स्पष्टता और संदर्भ के लिए प्रदान की गई हैं:
- "inDrive" – विशिष्ट inDrive कानूनी इकाई (legal entity) जो माल, सेवाओं, या सॉफ्टवेयर के लाइसेंस की खरीद के लिए आपूर्तिकर्ता के साथ जुड़ सकती है, जैसा कि खरीद आदेश (Purchase Order), कार्य के दायरे (Scope of Work), और अनुबंध में स्पष्ट रूप से पहचाना गया है।
- "आपूर्तिकर्ता" (Supplier) – एक व्यक्ति या कानूनी इकाई जो inDrive को माल, सेवाएं या सॉफ्टवेयर प्रदान कर सकती है।
- "सप्लायर पोर्टल" (Supplier Portal) – inDrive द्वारा निर्दिष्ट वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म जिसका उपयोग सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए किया जाता है, जो नीति अपडेट और अन्य सामान्य खरीद-संबंधी गतिविधियां प्रदान करता है। यह inDrive और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच सूचना प्रबंधन के लिए प्राथमिक चैनल के रूप में कार्य करता है।
- "ZIP पोर्टल" (ZIP Portal) – ZIP सॉफ़्टवेयर पर आधारित प्लेटफ़ॉर्म जिसका उपयोग सप्लायर ऑनबोर्डिंग, सीधे संचार और परिचालन खरीद-संबंधी गतिविधियों के लिए किया जाता है। ZIP पोर्टल inDrive और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच संचार प्रबंधन के लिए प्राथमिक चैनल है।
- "सप्लायर फॉर्म" (Supplier Form) – सप्लायर पोर्टल पर उपलब्ध एक प्रारंभिक फॉर्म, जिसका उपयोग inDrive द्वारा बुनियादी कंपनी जानकारी एकत्र करने और वर्तमान व्यावसायिक आवश्यकताओं के साथ आपूर्तिकर्ता की सेवाओं के संभावित संरेखण (alignment) का आकलन करने के लिए किया जाता है।
- "गोपनीय जानकारी" (Confidential Information) – सहयोग के दौरान inDrive द्वारा आपूर्तिकर्ताओं को, चाहे मौखिक रूप से, लिखित रूप में, या अन्य माध्यमों से, गैर-सार्वजनिक जानकारी का खुलासा किया गया हो, जैसा कि अनुबंध या गैर-प्रकटीकरण समझौते (NDA) में निर्दिष्ट है।
- "अनुबंध" (Agreement) – एक ढांचा (framework) या एक बार का समझौता जो सहयोग के लिए कानूनी और वाणिज्यिक शर्तों को स्थापित करने के लिए inDrive और एक आपूर्तिकर्ता के बीच संपन्न होता है।
- "कार्य का दायरा" या "SOW" (Scope of Work) – एक परियोजना-विशिष्ट दस्तावेज जिस पर अनुबंध के एक भाग के रूप में पार्टियों द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं, जो विशिष्ट वाणिज्यिक शर्तों का वर्णन करता है, जैसे कि कार्यों या सेवाओं की बारीकियां, डिलिवरेबल्स (deliverables), परियोजना के उद्देश्य, समयसीमा, मील के पत्थर (milestones), मूल्य निर्धारण, प्रदर्शन मानक, स्वीकृति मानदंड, और रिपोर्टिंग आवश्यकताएं।
- "खरीद आदेश" या "PO" (Purchase Order) – inDrive द्वारा आपूर्तिकर्ता को जारी किया गया एक दस्तावेज, आमतौर पर सप्लायर पोर्टल के माध्यम से। खरीद आदेश (PO) आमतौर पर निम्नानुसार लागू होते हैं:
- प्रत्येक PO का एक विशिष्ट पहचान नंबर होता है, जिसका संदर्भ आपूर्तिकर्ता को उचित ट्रैकिंग और समय पर भुगतान सुनिश्चित करने के लिए संबंधित दस्तावेजों (जैसे चालान या डिलीवरी नोट्स) में देने की अपेक्षा की जाती है।
- सेवाएं शुरू होने या माल भेजे जाने से पहले एक वैध, जारी किया गया PO आवश्यक है।
- "डिलिवरेबल्स" (Deliverables) – मूर्त या अमूर्त कार्य उत्पाद, माल, सामग्री, सॉफ्टवेयर, रिपोर्ट, डेटा, या अन्य आइटम जो आपूर्तिकर्ता अनुबंध और/या कार्य के दायरे (SOW) के तहत inDrive को प्रदान कर सकते हैं।
3. सप्लायर एंगेजमेंट (Supplier Engagement) के लिए दिशानिर्देश
3.1. सोर्स-टू-कॉन्ट्रैक्ट (S2C) प्रक्रिया
3.1.1. निविदाएं और प्रस्ताव (Tenders and Proposals)
inDrive योग्य भागीदारों का एक विविध आधार बनाने के लिए प्रतिबद्ध है और आपूर्तिकर्ता की पहचान के लिए विभिन्न चैनलों का उपयोग करता है। संभावित भागीदारों के लिए अपना परिचय देने का प्राथमिक तरीका सप्लायर पोर्टल पर पंजीकरण करना है, जहां आपूर्तिकर्ता हमारे संभावित विक्रेताओं के डेटाबेस में शामिल होने के लिए 'सप्लायर फॉर्म' जमा कर सकते हैं। सप्लायर फॉर्म जमा करने को inDrive द्वारा संचार शुरू करने की प्रतिबद्धता के रूप में नहीं माना जाएगा, और न ही यह किसी खरीद गतिविधियों या भविष्य के व्यावसायिक अवसरों में भागीदारी की गारंटी देता है।inDrive लक्षित खोज शुरू कर सकता है। जब inDrive प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP), उद्धरण के लिए अनुरोध (RFQ), या कोई अन्य बोली (bid) अनुरोध जारी करता है, तो यह आपूर्तिकर्ताओं के लिए प्रस्ताव जमा करने के लिए एक निमंत्रण के रूप में कार्य करता है और यह एक संविदात्मक प्रस्ताव (contractual offer) नहीं है। इस तरह के अनुरोध inDrive के लिए अनुबंध करने का कोई दायित्व नहीं बनाते हैं।
आपूर्तिकर्ताओं से अपने प्रस्तावों को तैयार करने और जमा करने से संबंधित सभी लागतों और खर्चों को वहन करने की अपेक्षा की जाती है। चयन प्रक्रिया के परिणाम की परवाह किए बिना, inDrive ऐसी किसी भी लागत के लिए जिम्मेदार नहीं होगा।
3.1.2. मूल्य निर्धारण सिद्धांत
inDrive को प्रस्तुत मूल्य निर्धारण और वाणिज्यिक प्रस्तावों पर आमतौर पर निम्नलिखित सिद्धांत लागू होते हैं:- प्रतिस्पर्धी और पारदर्शी मूल्य निर्धारण आपूर्तिकर्ताओं से यह सुनिश्चित करने की अपेक्षा की जाती है कि inDrive को प्रदान की गई सभी कीमतें, शुल्क और दरें प्रतिस्पर्धी हों और छिपे हुए शुल्क, कमीशन या अधिभार से मुक्त हों। उद्धृत (Quoted) कीमतों को निर्दिष्ट माल, सेवाओं या सॉफ्टवेयर की पूर्ण और अंतिम लागत को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
- मूल्य निर्धारण (Price Fixation) निष्पादित अनुबंध, कार्य के दायरे (SOW) और/या जारी किए गए खरीद आदेश (PO) में निर्दिष्ट सभी कीमतें उस आदेश की अवधि के लिए या स्पष्ट रूप से सहमत अवधि के लिए 'स्थिर' (fixed) मानी जाती हैं। आपूर्तिकर्ताओं को इस अवधि के दौरान कीमतों में वृद्धि करने से बचना चाहिए जब तक कि inDrive द्वारा लिखित रूप में औपचारिक रूप से अनुमोदित न किया जाए।
- मुद्रा और कराधान जब तक अनुबंध, PO या SOW में अन्यथा न कहा गया हो, मूल्य निर्धारण उद्धृत किया जाना चाहिए, और चालान (invoices) उस देश की स्थानीय मुद्रा में जारी किए जाने चाहिए जहां अनुबंध निष्पादित किया जाता है (उदाहरण के लिए माल वितरण का गंतव्य या सेवा प्रावधान का प्राथमिक स्थान)। लागू करों (जैसे मूल्य वर्धित कर (VAT), वस्तु और सेवा कर (GST), या बिक्री कर) को माल या सेवाओं की मूल कीमत में शामिल करने के बजाय सभी कोटेशन और चालानों पर अलग से मदवार (itemized) किया जाना चाहिए।
- लागत सत्यापन का अधिकार पास-थ्रू लागत (pass-through costs), तीसरे पक्ष के खर्चों की प्रतिपूर्ति, या कॉस्ट-प्लस (cost-plus) मूल्य निर्धारण मॉडल से जुड़े किसी भी जुड़ाव के लिए, inDrive ऐसी लागतों को सत्यापित करने के लिए उचित दस्तावेजों का अनुरोध कर सकता है। इसमें मूल तृतीय-पक्ष चालानों की प्रतियां, विस्तृत लागत ब्रेकडाउन ("ओपन बुक" अकाउंटिंग), या व्यय का अन्य प्रमाण शामिल हो सकता है, लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है। भुगतान की समय पर प्रोसेसिंग सुनिश्चित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं से अनुरोध किए जाने पर ऐसे दस्तावेज तुरंत प्रदान करने की अपेक्षा की जाती है।
3.1.3. सप्लायर ऑनबोर्डिंग और पोर्टल प्रबंधन
inDrive की मानक खरीद प्रक्रिया के एक भाग के रूप में, सभी संभावित आपूर्तिकर्ताओं को निर्दिष्ट ZIP पोर्टल के माध्यम से स्व-पंजीकरण (self-registration) और ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को पूरा करना आवश्यक है।आपूर्तिकर्ताओं को ZIP पोर्टल में सटीक, पूर्ण और अद्यतित (up-to-date) जानकारी प्रदान करनी और बनाए रखनी होगी, जिसमें कानूनी इकाई का विवरण, संपर्क जानकारी, आवश्यक कर प्रमाणन और भुगतान प्रसंस्करण के लिए वैध बैंकिंग विवरण शामिल हैं। सटीक और पूर्ण जानकारी बनाए रखने में विफलता के परिणामस्वरूप देरी या प्रसंस्करण के साथ समस्याएं हो सकती हैं, जिसमें भुगतान में देरी भी शामिल है।
सहयोग की पुष्टि होने से पहले inDrive सभी संभावित आपूर्तिकर्ताओं के लिए अनिवार्य KYC (अपने ग्राहक को जानिए) चेक करता है।
ZIP पोर्टल पर उपलब्ध आपूर्तिकर्ता जानकारी में कोई भी परिवर्तन, जैसे बैंकिंग विवरण, निम्नलिखित चैनलों में से किसी एक के माध्यम से inDrive को तुरंत सूचित किया जाना चाहिए:
- सेल्फ-सर्विस अपडेट: आपूर्तिकर्ता प्लेटफ़ॉर्म की सुरक्षा और सत्यापन प्रक्रियाओं का पालन करते हुए अपनी जानकारी सीधे ZIP पोर्टल के माध्यम से अपडेट कर सकते हैं।
- औपचारिक अधिसूचना: आपूर्तिकर्ता inDrive प्रोक्योरमेंट टीम को आधिकारिक कंपनी लेटरहेड पर एक हस्ताक्षरित पत्र भी जमा कर सकते हैं, जिसके साथ नए विवरणों की पुष्टि करने वाले सहायक दस्तावेज भी होने चाहिए।
ZIP पोर्टल inDrive और आपूर्तिकर्ताओं के बीच प्राथमिक संचार प्रबंधन मंच के रूप में कार्य करता है। हालांकि, ZIP पोर्टल का उपयोग inDrive और आपूर्तिकर्ता के बीच हस्ताक्षरित अनुबंध में निर्धारित किसी भी औपचारिक नोटिस आवश्यकताओं का स्थान नहीं लेता है।
3.2. प्रोक्योर-टू-पे (P2P) प्रक्रिया
3.2.1. खरीद आदेश (PO) और अनुबंध निष्पादन
एक सामान्य नियम के रूप में, आपूर्तिकर्ताओं को inDrive द्वारा जारी वैध खरीद आदेश (PO) प्राप्त करने के बाद ही काम शुरू करना चाहिए। इस नियम के किसी भी अपवाद को inDrive द्वारा लिखित रूप में स्पष्ट रूप से अधिकृत किया जाना चाहिए।3.2.2. इनवॉइसिंग (चालान प्रक्रिया)
इनवॉइसिंग प्रक्रिया चालान (Invoices) सप्लायर पोर्टल पर उपलब्ध आधिकारिक "इनवॉइस कैसे करें" (How to Invoice) गाइड के अनुसार तैयार और जमा किए जाने चाहिए। प्रत्येक चालान में उस विशिष्ट खरीद आदेश (PO) नंबर का स्पष्ट संदर्भ होना चाहिए जिसके तहत माल, सेवाएं या सॉफ़्टवेयर प्रदान किए जा रहे हैं। चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से निर्दिष्ट inDrive 'अकाउंट्स पेयेबल' (Accounts Payable) विभाग को आधिकारिक ईमेल पते पर जमा किए जाने चाहिए: accounts.payable@indrive.com।3.2.3. भुगतान अभ्यास
सभी वैध और निर्विवाद (undisputed) चालानों के लिए भुगतान समयसीमा आमतौर पर लागू अनुबंध, कार्य के दायरे (SOW), और/या खरीद आदेश (PO) में निर्दिष्ट होती है। भुगतान की अवधि उस तारीख से शुरू होती है जब 'अकाउंट्स पेयेबल' विभाग द्वारा सही ढंग से स्वरूपित और निर्विवाद चालान प्राप्त किया जाता है, जब तक कि लिखित रूप में अन्यथा सहमति न हो। आपूर्तिकर्ता सहमत भुगतान शर्तों को एकतरफा रूप से संशोधित या परिवर्तित नहीं कर सकते हैं।बैंक शुल्क प्रत्येक पक्ष भुगतान से संबंधित अपने स्वयं के बैंकिंग और लेनदेन शुल्क वहन करेगा। inDrive आपूर्तिकर्ता द्वारा भुगतान की प्राप्ति के संबंध में आपूर्तिकर्ता के बैंक या किसी मध्यस्थ बैंक द्वारा लगाए गए किसी भी शुल्क की प्रतिपूर्ति (reimburse) नहीं करेगा।
समीक्षा और स्पष्टीकरण लागू कानून के तहत अनुमत सीमा तक, inDrive विवादित राशियों या माल, सेवाओं, या अन्य डिलिवरेबल्स के लिए भुगतान रोक सकता है जो समस्या का समाधान होने तक सहमत आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं।
4. आपूर्तिकर्ता का आचरण (Supplier’s Conduct)
4.1. कानूनों और नीतियों का अनुपालन
inDrive सभी आपूर्तिकर्ताओं से सभी लागू कानूनों और नियमों का पालन करने की अपेक्षा करता है। इसमें कर, श्रम, भ्रष्टाचार विरोधी और पर्यावरणीय आवश्यकताओं का अनुपालन (अन्य सहित) शामिल है। आपूर्तिकर्ताओं से यह भी अपेक्षा की जाती है कि वे उनके साथ साझा की गई inDrive की आंतरिक नीतियों का पालन करें, जैसे कि 'inDrive सप्लायर कोड ऑफ कंडक्ट' (आचरण संहिता)। ऐसी नीतियों के अपडेट ZIP पोर्टल और/या सप्लायर पोर्टल पर सूचित और प्रकाशित किए जाएंगे।
4.2. सद्भावना और संचार में कार्य करना
आपूर्तिकर्ताओं से अपेक्षा की जाती है कि वे inDrive के साथ खुले तौर पर, ईमानदारी से और पारदर्शी रूप से जुड़ें। इसमें निष्पक्ष बातचीत और किसी भी संभावित मुद्दे, देरी या चुनौतियों के बारे में समय पर अपडेट प्रदान करना शामिल है जो अनुबंध के प्रदर्शन को प्रभावित कर सकते हैं।
4.3. गोपनीयता और डेटा को जिम्मेदारी से संभालना
inDrive के साथ सहयोग के दौरान, आपूर्तिकर्ता inDrive की 'गोपनीय जानकारी' तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं। उन्हें ऐसी जानकारी को उचित सावधानी के साथ संभालने की आवश्यकता है, inDrive के पूर्व लिखित प्राधिकरण के बिना इसका खुलासा नहीं करना है, और इसका उपयोग केवल प्रासंगिक जुड़ाव के तहत सहमत उद्देश्यों के लिए करना है। inDrive के डेटा को संसाधित (process) या संभालते समय, आपूर्तिकर्ताओं से inDrive की सूचना सुरक्षा नीति (Information Security Policy) और, जहां लागू हो, ISO 27001 जैसे मान्यता प्राप्त अंतरराष्ट्रीय मानकों का पालन करने की अपेक्षा की जाती है।
4.4. प्रतिष्ठा और ब्रांड की सुरक्षा
आपूर्तिकर्ताओं को ऐसे तरीकों से कार्य करना चाहिए जो inDrive की प्रतिष्ठा, ब्रांड या साख (goodwill) को नुकसान न पहुंचाएं। उन्हें inDrive की पूर्व लिखित स्वीकृति के बिना किसी भी सार्वजनिक संचार, प्रचार सामग्री या विपणन गतिविधियों में inDrive के नाम या ट्रेडमार्क का उपयोग नहीं करना चाहिए।
5. अपडेट और सामान्य जानकारी
इन दिशानिर्देशों को समय-समय पर inDrive द्वारा अपडेट या संशोधित किया जा सकता है। ये केवल सूचनात्मक उद्देश्यों के लिए प्रदान किए गए हैं और कोई कानूनी अधिकार या दायित्व नहीं बनाते हैं। बाध्यकारी प्रतिबद्धताएँ, अधिकार और दायित्व केवल विधिवत संपन्न अनुबंधों और कार्य के दायरे (SOWs) के तहत उत्पन्न होते हैं।
इन प्रोक्योरमेंट दिशानिर्देशों के संबंध में किसी भी प्रश्न या संचार के लिए, कृपया inDrive प्रोक्योरमेंट टीम से यहां संपर्क करें: procurement-team@indrive.com