Directives d'achats inDrive destinées aux fournisseurs

1. Objet et Utilisation

2. Glossaire

• « inDrive » – l'entité juridique spécifique d'inDrive qui peut s'engager avec un fournisseur pour l'achat de biens, de services ou l'octroi de licences de logiciels, telle qu'explicitement identifiée dans un bon de commande, un énoncé des travaux et un Accord.
• « Fournisseur » (Supplier) – une personne physique ou morale qui peut fournir des biens, des services ou des logiciels à inDrive.
• « Portail Fournisseurs » (Supplier Portal) – la plateforme web désignée par inDrive utilisée à des fins d'information, fournissant des mises à jour de politiques et d'autres activités générales liées aux achats. Il sert de canal principal pour la gestion de l'information entre inDrive et ses fournisseurs.
• « Portail ZIP » (ZIP Portal) – la plateforme basée sur le logiciel ZIP utilisée pour l'intégration des fournisseurs, la communication directe et les activités opérationnelles liées aux achats. Le Portail ZIP est le canal principal pour la gestion de la communication entre inDrive et ses fournisseurs.
• « Formulaire Fournisseur » (Supplier Form) – un formulaire d'admission préliminaire disponible sur le Portail Fournisseurs utilisé par inDrive pour collecter des informations de base sur l'entreprise et évaluer l'alignement potentiel des services d'un fournisseur avec les besoins commerciaux actuels.
• « Informations Confidentielles » – informations non publiques divulguées par inDrive aux fournisseurs au cours de la coopération, que ce soit oralement, par écrit ou par d'autres moyens, comme spécifié dans l'Accord ou un accord de non-divulgation (NDA).
• « Accord » (Agreement) – un accord-cadre ou un accord ponctuel conclu entre inDrive et un fournisseur pour établir les conditions juridiques et commerciales de la coopération.
• « Énoncé des Travaux » ou « SOW » (Scope of Work) – un document spécifique au projet qui peut être signé entre les parties dans le cadre de l'Accord, décrivant les conditions commerciales spécifiques, telles que les détails des travaux ou services, les livrables, les objectifs du projet, les calendriers, les jalons, la tarification, les normes de performance, les critères d'acceptation et les exigences en matière de rapports.
• « Bon de Commande » ou « PO » (Purchase Order) – un document émis par inDrive au fournisseur, généralement via le Portail Fournisseurs. Les Bons de Commande (PO) s'appliquent généralement comme suit :
• Chaque PO possède un numéro d'identification unique, que le fournisseur doit référencer dans les documents connexes (tels que les factures ou les bons de livraison) pour assurer un suivi approprié et un paiement en temps opportun.
• Un PO valide et émis est requis avant le début des services ou l'expédition des marchandises.
• « Livrables » (Deliverables) – produits de travail tangibles ou intangibles, biens, matériels, logiciels, rapports, données ou autres éléments que les fournisseurs peuvent fournir à inDrive en vertu d'un Accord et/ou d'un Énoncé des Travaux (SOW).

3. Lignes directrices pour l'Engagement des Fournisseurs

3.1. Processus Source-to-Contract (S2C)

3.1.1. Appels d'offres et Propositions

3.1.2. Principes de tarification

• Tarification compétitive et transparente Les fournisseurs doivent s'assurer que tous les prix, frais et tarifs fournis à inDrive sont compétitifs et exempts de frais cachés, de commissions ou de surcharges. Les prix indiqués doivent refléter le coût total et final des biens, services ou logiciels spécifiés.
• Fixation des prix Tous les prix spécifiés dans un Accord exécuté, un Énoncé des Travaux (SOW) et/ou un Bon de Commande (PO) émis sont considérés comme fixes pour la durée de cette commande ou pour la période explicitement convenue. Les fournisseurs doivent éviter d'augmenter les prix pendant cette période, sauf approbation formelle par écrit d'inDrive.
• Devise et fiscalité Sauf indication contraire dans l'Accord, le PO ou le SOW, la tarification doit être indiquée, et les factures émises, dans la devise locale du pays où l'Accord est exécuté (par exemple, destination de la livraison des marchandises ou lieu principal de prestation de service). Les taxes applicables (telles que la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA/VAT), la Taxe sur les Produits et Services (GST) ou la taxe de vente) doivent être détaillées séparément sur tous les devis et factures, plutôt que d'être incluses dans le prix de base des biens ou services.
• Droit de vérification des coûts Pour tout engagement impliquant des frais refacturés (pass-through costs), le remboursement de dépenses de tiers ou des modèles de tarification « coût majoré » (cost-plus), inDrive peut demander une documentation raisonnable pour vérifier ces coûts. Cela peut inclure, mais sans s'y limiter, des copies des factures originales de tiers, une ventilation détaillée des coûts (comptabilité à « livres ouverts ») ou d'autres preuves de dépenses. Les fournisseurs doivent fournir cette documentation rapidement lorsqu'elle est demandée pour assurer le traitement des paiements en temps opportun.

3.1.3. Intégration des fournisseurs et gestion du portail

• Mise à jour en libre-service : les fournisseurs peuvent mettre à jour leurs informations directement via le Portail ZIP, en suivant les procédures de sécurité et de vérification de la plateforme.
• Notification formelle : les fournisseurs peuvent également soumettre une lettre signée sur papier à en-tête officiel de l'entreprise à l'équipe Achats d'inDrive, accompagnée de documents justificatifs confirmant les nouveaux détails.

3.2. Processus Procure-to-Pay (P2P)

3.2.1. Bons de commande et exécution de l'Accord

3.2.2. Facturation

3.2.3. Pratiques de paiement

4. Conduite du Fournisseur

4.1. Conformité aux lois et politiques

4.2. Agir de bonne foi et communication

4.3. Gestion responsable de la confidentialité et des données

4.4. Protection de la réputation et de la marque

5. Mises à jour et informations générales