Hướng dẫn Mua sắm inDrive dành cho Nhà cung cấp

1. Mục đích và Sử dụng

2. Thuật ngữ

• "inDrive" – pháp nhân inDrive cụ thể có thể tham gia với nhà cung cấp để mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc cấp phép phần mềm, như được xác định rõ ràng trong đơn đặt hàng, phạm vi công việc và Thỏa thuận.
• "Nhà cung cấp" (Supplier) – một cá nhân hoặc pháp nhân có thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc phần mềm cho inDrive.
• "Cổng thông tin Nhà cung cấp" (Supplier Portal) – nền tảng dựa trên web do inDrive chỉ định được sử dụng cho mục đích thông tin, cung cấp các bản cập nhật chính sách và các hoạt động chung khác liên quan đến mua sắm. Nó đóng vai trò là kênh chính để quản lý thông tin giữa inDrive và các nhà cung cấp.
• "Cổng thông tin ZIP" (ZIP Portal) – nền tảng dựa trên phần mềm ZIP được sử dụng để tiếp nhận (*onboarding*) nhà cung cấp, giao tiếp trực tiếp và các hoạt động vận hành liên quan đến mua sắm. Cổng thông tin ZIP là kênh chính để quản lý giao tiếp giữa inDrive và các nhà cung cấp.
• "Biểu mẫu Nhà cung cấp" (Supplier Form) – một biểu mẫu tiếp nhận sơ bộ có sẵn trên Cổng thông tin Nhà cung cấp được inDrive sử dụng để thu thập thông tin cơ bản về công ty và đánh giá sự phù hợp tiềm năng của các dịch vụ của nhà cung cấp với nhu cầu kinh doanh hiện tại.
• "Thông tin Bảo mật" (Confidential Information) – thông tin không công khai được inDrive tiết lộ cho các nhà cung cấp trong quá trình hợp tác, cho dù bằng miệng, bằng văn bản hay bằng các phương tiện khác, như được quy định trong Thỏa thuận hoặc thỏa thuận bảo mật (NDA).
• "Thỏa thuận" (Agreement) – một thỏa thuận khung hoặc thỏa thuận một lần được ký kết giữa inDrive và nhà cung cấp để thiết lập các điều khoản pháp lý và thương mại cho việc hợp tác.
• "Phạm vi Công việc" hoặc "SOW" (Scope of Work) – một tài liệu cụ thể cho dự án có thể được ký giữa các bên như một phần của Thỏa thuận, mô tả các điều khoản thương mại cụ thể, chẳng hạn như chi tiết về công việc hoặc dịch vụ, sản phẩm bàn giao (*deliverables*), mục tiêu dự án, mốc thời gian, các cột mốc quan trọng, giá cả, tiêu chuẩn hiệu suất, tiêu chí nghiệm thu và yêu cầu báo cáo.
• "Đơn đặt hàng" hoặc "PO" (Purchase Order) – một tài liệu do inDrive phát hành cho nhà cung cấp, thường thông qua Cổng thông tin Nhà cung cấp. Đơn đặt hàng (PO) thường được áp dụng như sau:
• Mỗi PO có một số nhận dạng duy nhất, mà nhà cung cấp phải tham chiếu trong các tài liệu liên quan (chẳng hạn như hóa đơn hoặc phiếu giao hàng) để đảm bảo việc theo dõi thích hợp và thanh toán kịp thời.
• Cần có một PO hợp lệ, đã được phát hành trước khi dịch vụ bắt đầu hoặc hàng hóa được vận chuyển.
• "Sản phẩm bàn giao" (Deliverables) – các sản phẩm công việc hữu hình hoặc vô hình, hàng hóa, vật liệu, phần mềm, báo cáo, dữ liệu hoặc các mặt hàng khác mà nhà cung cấp có thể cung cấp cho inDrive theo Thỏa thuận và/hoặc Phạm vi Công việc (SOW).

3. Hướng dẫn về Hợp tác với Nhà cung cấp

3.1. Quy trình Từ Nguồn cung đến Hợp đồng (S2C)

3.1.1. Đấu thầu và Đề xuất

3.1.2. Nguyên tắc Định giá

• Định giá Cạnh tranh và Minh bạch Các nhà cung cấp phải đảm bảo rằng tất cả giá cả, phí và mức giá cung cấp cho inDrive đều cạnh tranh và không có các khoản phí ẩn, hoa hồng hoặc phụ phí. Giá được báo phải phản ánh chi phí đầy đủ và cuối cùng của hàng hóa, dịch vụ hoặc phần mềm được chỉ định.
• Cố định Giá (Price Fixation) Tất cả các mức giá được quy định trong Thỏa thuận đã ký, Phạm vi Công việc (SOW) và/hoặc Đơn đặt hàng (PO) đã phát hành được coi là cố định trong suốt thời gian của đơn hàng đó hoặc trong khoảng thời gian được thỏa thuận rõ ràng. Các nhà cung cấp nên tránh tăng giá trong giai đoạn này trừ khi được inDrive chấp thuận chính thức bằng văn bản.
• Tiền tệ và Thuế Trừ khi có quy định khác trong Thỏa thuận, PO hoặc SOW, giá cả phải được báo, và hóa đơn được phát hành, bằng nội tệ của quốc gia nơi Thỏa thuận được thực hiện (ví dụ: điểm đến giao hàng hoặc nơi cung cấp dịch vụ chính). Các loại thuế áp dụng (chẳng hạn như Thuế Giá trị Gia tăng (VAT), Thuế Hàng hóa và Dịch vụ (GST), hoặc thuế bán hàng) phải được liệt kê riêng biệt trên tất cả các báo giá và hóa đơn, thay vì được tính gộp vào giá cơ bản của hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Quyền Xác minh Chi phí Đối với bất kỳ cam kết nào liên quan đến chi phí chuyển tiếp (*pass-through costs*), hoàn trả chi phí của bên thứ ba hoặc mô hình định giá "chi phí cộng thêm" (*cost-plus*), inDrive có thể yêu cầu tài liệu hợp lý để xác minh các chi phí đó. Điều này có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở, bản sao hóa đơn gốc của bên thứ ba, bảng phân tích chi phí chi tiết (kế toán "sổ sách mở" \- open book), hoặc bằng chứng chi tiêu khác. Các nhà cung cấp phải cung cấp các tài liệu đó ngay lập tức khi được yêu cầu để đảm bảo xử lý thanh toán kịp thời.

3.1.3. Tiếp nhận Nhà cung cấp (Onboarding) và Quản lý Cổng thông tin

• Cập nhật Tự phục vụ: Nhà cung cấp có thể cập nhật thông tin của họ trực tiếp thông qua Cổng thông tin ZIP, tuân theo các quy trình bảo mật và xác minh của nền tảng.
• Thông báo Chính thức: Nhà cung cấp cũng có thể gửi một lá thư có chữ ký trên tiêu đề thư chính thức của công ty tới đội ngũ Mua sắm (Procurement team) của inDrive, kèm theo tài liệu hỗ trợ xác nhận các chi tiết mới.

3.2. Quy trình Từ Mua sắm đến Thanh toán (P2P)

3.2.1. Đơn đặt hàng và Thực hiện Thỏa thuận

3.2.2. Lập hóa đơn (Invoicing)

3.2.3. Thực tiễn thanh toán

4. Quy tắc ứng xử của Nhà cung cấp

4.1. Tuân thủ Pháp luật và Chính sách

4.2. Hành động Thiện chí và Giao tiếp

4.3. Xử lý Bảo mật và Dữ liệu một cách có trách nhiệm

4.4. Bảo vệ Uy tín và Thương hiệu

5. Cập nhật và Thông tin chung