Diretrizes de Aquisição do inDrive para Fornecedores



Conteúdo


1. Objetivo e Uso


2. Glossário


3. Diretrizes para o Envolvimento de Fornecedores


3.1. Processo Source-to-Contract (S2C) (Do Abastecimento ao Contrato)


3.1.1. Licitações e Propostas


3.1.2. Princípios de Preificação


3.1.3. Onboarding de Fornecedores e Gestão do Portal


3.2. Processo Procure-to-Pay (P2P) (Do Pedido ao Pagamento)


3.2.1. Pedidos de Compra e Execução de Contrato


3.2.2. Faturamento


3.2.3. Práticas de Pagamento


4. Conduta do Fornecedor


4.1. Conformidade com Leis e Políticas


4.2. Atuação de Boa-fé e Comunicação


4.3. Manuseio Responsável de Confidencialidade e Dados


4.4. Proteção da Reputação e Marca


5. Atualizações e Informações Gerais


1. Objetivo e Uso



O objetivo destas Diretrizes de Compras ("Diretrizes") é fornecer uma visão geral clara e transparente das práticas gerais de compras da inDrive e das expectativas em relação aos fornecedores. Elas foram elaboradas para promover a justiça, o entendimento mútuo e a eficiência operacional em todas as interações com fornecedores.


Estas Diretrizes servem como orientação geral para os processos de compras realizados pela inDrive, incluindo, mas não se limitando a, integração (onboarding) de fornecedores, licitações, preificação, gestão de desempenho e o fornecimento de bens, serviços e software. Estas Diretrizes são fornecidas apenas para fins informativos, não criam obrigações legais e não constituem uma oferta ou um acordo legalmente vinculativo entre a inDrive e qualquer fornecedor em potencial. A conformidade com estas Diretrizes ou a referência a elas não dá a nenhum fornecedor em potencial o direito de receber oportunidades de negócios, compensação ou qualquer forma de status preferencial junto à inDrive.


A inDrive reserva-se o direito de alterar, atualizar ou retirar estas Diretrizes a seu exclusivo critério e sem aviso prévio. Quaisquer compromissos, direitos ou obrigações vinculativos entre a inDrive e um fornecedor surgirão apenas sob um Contrato devidamente celebrado.


No caso de qualquer inconsistência entre estas Diretrizes e os termos de um Contrato específico, os termos desse Contrato prevalecerão.


2. Glossário



Os termos e definições abaixo são fornecidos apenas para clareza e referência:


  • "inDrive" – a entidade legal específica da inDrive que pode contratar um fornecedor para a aquisição de bens, serviços ou licenciamento de software, conforme explicitamente identificado em um pedido de compra, escopo de trabalho e Contrato.
  • "Fornecedor" – uma pessoa física ou jurídica que pode fornecer bens, serviços ou software à inDrive.
  • "Portal do Fornecedor" – a plataforma baseada na web designada pela inDrive usada para fins informativos, fornecendo atualizações de políticas e outras atividades gerais relacionadas a compras. Serve como o canal principal para a gestão de informações entre a inDrive e seus fornecedores.
  • "Portal ZIP" – a plataforma baseada no software ZIP usada para integração (onboarding) de fornecedores, comunicação direta e atividades operacionais relacionadas a compras. O Portal ZIP é o canal principal para a gestão da comunicação entre a inDrive e seus fornecedores.
  • "Formulário do Fornecedor" – um formulário de admissão preliminar disponível no Portal do Fornecedor, usado pela inDrive para coletar informações básicas da empresa e avaliar o alinhamento potencial dos serviços de um fornecedor com as necessidades comerciais atuais.
  • "Informações Confidenciais" – informações não públicas divulgadas pela inDrive aos fornecedores no curso da cooperação, seja oralmente, por escrito ou por outros meios, conforme especificado no Contrato ou em um acordo de não divulgação (NDA).
  • "Contrato" (Agreement) – um contrato estrutural (framework) ou pontual celebrado entre a inDrive e um fornecedor para estabelecer termos legais e comerciais para a cooperação.
  • "Escopo de Trabalho" ou "SOW" – um documento específico do projeto que pode ser assinado entre as partes como parte do Contrato, descrevendo os termos comerciais específicos, como detalhes de obras ou serviços, entregáveis, objetivos do projeto, cronogramas, marcos, preços, padrões de desempenho, critérios de aceitação e requisitos de relatórios.
  • "Pedido de Compra" ou "PO" – um documento emitido pela inDrive ao fornecedor, normalmente via Portal do Fornecedor. Os Pedidos de Compra são aplicados tipicamente da seguinte forma:
  • Cada PO possui um número de identificação único, que o fornecedor deve referenciar em documentos relacionados (como faturas ou notas de entrega) para garantir o rastreamento adequado e o pagamento pontual.
  • Um PO válido e emitido é necessário antes que os serviços comecem ou os bens sejam enviados.
  • "Entregáveis" (Deliverables) – produtos de trabalho tangíveis ou intangíveis, bens, materiais, software, relatórios, dados ou outros itens que os fornecedores possam fornecer à inDrive sob um Contrato e/ou Escopo de Trabalho.


3. Diretrizes para o Envolvimento de Fornecedores



3.1. Processo Source-to-Contract (S2C)



3.1.1. Licitações e Propostas

A inDrive está comprometida em construir uma base diversificada de parceiros qualificados e utiliza vários canais para identificação de fornecedores. A principal maneira de parceiros em potencial se apresentarem é registrando-se no Portal do Fornecedor, onde podem enviar o Formulário do Fornecedor para inclusão em nosso banco de dados de fornecedores em potencial. O envio do Formulário do Fornecedor não deve ser interpretado como um compromisso da inDrive em iniciar comunicação, nem garante a participação em quaisquer atividades de compras ou oportunidades de negócios futuras.


A inDrive pode iniciar buscas direcionadas. Quando a inDrive emite uma Solicitação de Proposta (RFP), Solicitação de Cotação (RFQ) ou qualquer outra solicitação de oferta, isso serve como um convite para que os fornecedores enviem propostas e não constitui uma oferta contratual. Tais solicitações não criam nenhuma obrigação para a inDrive de celebrar um Contrato.


Espera-se que os fornecedores arquem com todos os custos e despesas relacionados à preparação e envio de suas propostas. A inDrive não será responsável por tais custos, independentemente do resultado do processo de seleção.


3.1.2. Princípios de Preificação

Os seguintes princípios aplicam-se geralmente a preços e propostas comerciais enviadas à inDrive:


  • Preços Competitivos e Transparentes Espera-se que os fornecedores garantam que todos os preços, taxas e tarifas fornecidos à inDrive sejam competitivos e livres de taxas ocultas, comissões ou sobretaxas. Os preços cotados devem refletir o custo total e final dos bens, serviços ou software especificados.
  • Fixação de Preços Todos os preços especificados em um Contrato executado, Escopo de Trabalho (SOW) e/ou Pedido de Compra emitido são considerados fixos pela duração desse pedido ou pelo período explicitamente acordado. Os fornecedores devem evitar aumentar os preços durante este período, a menos que formalmente aprovado pela inDrive por escrito.
  • Moeda e Tributação A menos que indicado de outra forma no Contrato, PO ou SOW, os preços devem ser cotados, e as faturas emitidas, na moeda local do país onde o Contrato é executado (por exemplo, destino da entrega dos bens ou local principal da prestação de serviços). Os impostos aplicáveis (como Imposto sobre Valor Agregado (IVA/VAT), Imposto sobre Bens e Serviços (GST) ou impostos sobre vendas) devem ser discriminados separadamente em todas as cotações e faturas, em vez de serem incluídos no preço base dos bens ou serviços.
  • Direito de Verificação de Custos Para quaisquer contratações envolvendo repasse de custos, reembolso de despesas de terceiros ou modelos de precificação "custo mais margem" (cost-plus), a inDrive pode solicitar documentação razoável para verificar tais custos. Isso pode incluir, mas não se limita a, cópias de faturas originais de terceiros, detalhamento de custos ("livro aberto") ou outras evidências de despesas. Espera-se que os fornecedores forneçam tal documentação prontamente quando solicitada para garantir o processamento pontual dos pagamentos.


3.1.3. Onboarding de Fornecedores e Gestão do Portal

Como parte do processo padrão de compras da inDrive, todos os fornecedores em potencial são obrigados a concluir o processo de autorregistro e integração (onboarding) através do Portal ZIP designado.


Os fornecedores devem fornecer e manter informações precisas, completas e atualizadas no Portal ZIP, incluindo detalhes da entidade legal, informações de contato, certificações fiscais exigidas e detalhes bancários válidos para processamento de pagamentos. A falha em manter informações precisas e completas pode resultar em atrasos ou problemas no processamento, incluindo atrasos nos pagamentos.


A inDrive realiza verificações obrigatórias de KYC (Conheça Seu Cliente) para todos os fornecedores em potencial antes que a cooperação seja confirmada.


Quaisquer alterações nas informações do fornecedor disponíveis no Portal ZIP, como detalhes bancários, devem ser comunicadas prontamente à inDrive através de um dos seguintes canais:


  • Atualização via Autoatendimento: os fornecedores podem atualizar suas informações diretamente através do Portal ZIP, seguindo os procedimentos de segurança e verificação da plataforma.
  • Notificação Formal: os fornecedores também podem enviar uma carta assinada em papel timbrado oficial da empresa para a equipe de Compras da inDrive, acompanhada de documentação de suporte confirmando os novos detalhes.


O Portal ZIP serve como a principal plataforma de gestão de comunicação entre a inDrive e os fornecedores. No entanto, o uso do Portal ZIP não substitui quaisquer requisitos de notificação formal estipulados em um Contrato assinado entre a inDrive e o fornecedor.


3.2. Processo Procure-to-Pay (P2P)



3.2.1. Pedidos de Compra e Execução de Contrato

Como regra geral, os fornecedores devem iniciar o trabalho apenas após o recebimento de um Pedido de Compra (PO) válido emitido pela inDrive. Quaisquer exceções a esta regra devem ser expressamente autorizadas por escrito pela inDrive.


3.2.2. Faturamento

Procedimento de Faturamento As faturas devem ser preparadas e enviadas de acordo com o guia oficial "Como Faturar" (How to Invoice), disponível no Portal do Fornecedor. Cada fatura deve referenciar claramente o número único do Pedido de Compra sob o qual os bens, serviços ou software são fornecidos. As faturas devem ser enviadas eletronicamente ao departamento de Contas a Pagar designado da inDrive no endereço de e-mail oficial: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Práticas de Pagamento

Os prazos de pagamento para todas as faturas válidas e incontestadas são tipicamente especificados no Contrato aplicável, Escopo de Trabalho (SOW) e/ou Pedido de Compra (PO). O período de pagamento começa a contar da data em que uma fatura formatada corretamente e sem disputas é recebida pelo departamento de Contas a Pagar, a menos que acordado de outra forma por escrito. Os fornecedores não podem modificar ou alterar unilateralmente os termos de pagamento acordados.


Taxas Bancárias Cada Parte arcará com suas próprias taxas bancárias e de transação relacionadas aos pagamentos. A inDrive não reembolsará quaisquer taxas cobradas pelo banco do fornecedor ou quaisquer bancos intermediários em conexão com o recebimento do pagamento pelo fornecedor.


Revisões e Esclarecimentos Na medida permitida pela lei aplicável, a inDrive pode reter pagamentos por valores contestados ou por bens, serviços ou outros entregáveis que não atendam aos requisitos acordados até que a questão seja resolvida.


4. Conduta do Fornecedor



4.1. Conformidade com Leis e Políticas



A inDrive espera que todos os fornecedores cumpram todas as leis e regulamentos aplicáveis. Isso inclui, entre outros, a conformidade com requisitos fiscais, trabalhistas, anticorrupção e ambientais. Espera-se também que os fornecedores adiram às políticas internas da inDrive compartilhadas com eles, como o Código de Conduta do Fornecedor da inDrive. Atualizações de tais políticas serão comunicadas e publicadas no Portal ZIP e/ou no Portal do Fornecedor.


4.2. Atuação de Boa-fé e Comunicação



Espera-se que os fornecedores se relacionem com a inDrive de forma aberta, honesta e transparente. Isso inclui negociações justas e o fornecimento de atualizações oportunas sobre quaisquer problemas potenciais, atrasos ou desafios que possam afetar o desempenho do Contrato.


4.3. Manuseio Responsável de Confidencialidade e Dados



Durante a cooperação com a inDrive, os fornecedores podem obter acesso a Informações Confidenciais da inDrive. Eles são obrigados a manusear tais informações com o devido cuidado, não divulgá-las sem a autorização prévia por escrito da inDrive e usá-las apenas para os fins acordados sob o respectivo contrato. Ao processar ou manusear dados da inDrive, espera-se que os fornecedores sigam a Política de Segurança da Informação da inDrive e, quando aplicável, padrões internacionais reconhecidos, como a ISO 27001.


4.4. Proteção da Reputação e Marca



Os fornecedores devem agir de maneira que não prejudique a reputação, a marca ou a imagem (goodwill) da inDrive. Eles não devem usar o nome ou as marcas registradas da inDrive em quaisquer comunicações públicas, materiais promocionais ou atividades de marketing sem a aprovação prévia por escrito da inDrive.


5. Atualizações e Informações Gerais



Estas Diretrizes podem ser atualizadas ou alteradas pela inDrive de tempos em tempos. Elas são fornecidas apenas para fins informativos e não criam quaisquer direitos ou obrigações legais. Compromissos, direitos e obrigações vinculativos surgem apenas sob Contratos e Escopos de Trabalho (SOWs) devidamente celebrados.


Para quaisquer dúvidas ou comunicações referentes a estas Diretrizes de Compras, entre em contato com a equipe de Compras da inDrive em: procurement-team@indrive.com.