Жеткізушілерге арналған inDrive сатып алу нұсқаулары
Мазмұны
1. Мақсаты және қолданылуы
2. Глоссарий
3. Жеткізушілермен өзара іс-қимыл нұсқаулығы
3.1. Жеткізушіні таңдаудан келісімшартқа дейінгі (S2C) процесс
3.1.1. Тендерлер және ұсыныстар
3.1.2. Баға белгілеу қағидаттары
3.1.3. Жеткізушіні тіркеу және порталды басқару
3.2. Сатып алудан төлемге дейінгі (P2P) процесс
3.2.1. Сатып алу тапсырыстары және келісімшартты орындау
3.2.2. Шот-фактураларды ұсыну
3.2.3. Төлем тәжірибесі
4. Жеткізушінің тәртібі
4.1. Заңдар мен саясаттарды сақтау
4.2. Адал ниетпен әрекет ету және коммуникация
4.3. Құпиялылық және деректерді жауапкершілікпен өңдеу
4.4. Бедел мен брендті қорғау
5. Жаңартулар және жалпы ақпарат
1. Мақсаты және қолданылуы
Осы Сатып алу нұсқаулығының («Нұсқаулық») мақсаты — inDrive компаниясының жалпы сатып алу тәжірибесі мен жеткізушілерге қойылатын талаптарына айқын және ашық шолу жасау. Олар жеткізушілермен барлық өзара іс-қимыл барысында әділдікті, өзара түсіністікті және операциялық тиімділікті қамтамасыз етуге арналған.
Бұл Нұсқаулық inDrive жүзеге асыратын сатып алу процестеріне, соның ішінде жеткізушілерді тіркеу, тендерлер өткізу, баға белгілеу, жұмыс өнімділігін басқару, сондай-ақ тауарларды, қызметтерді және бағдарламалық қамтамасыз етуді жеткізуге арналған жалпы басшылық құжат болып табылады. Бұл Нұсқаулық тек ақпараттық мақсатта ұсынылған, ол заңды міндеттемелер тудырмайды және inDrive пен кез келген әлеуетті жеткізуші арасында оферта немесе заңды күші бар келісім болып табылмайды. Осы Нұсқаулықты сақтау немесе оған сілтеме жасау қандай да бір әлеуетті жеткізушіге бизнес мүмкіндіктерін, өтемақыны немесе inDrive тарапынан қандай да бір артықшылықты мәртебені алуға құқық бермейді.
inDrive осы Нұсқаулықты өз қалауы бойынша және алдын ала ескертусіз өзгерту, жаңарту немесе қайтарып алу құқығын өзіне қалдырады. inDrive пен жеткізуші арасындағы кез келген міндетті келісімдер, құқықтар немесе міндеттемелер тек тиісті түрде жасалған Келісімшарт негізінде ғана туындайды.
Осы Нұсқаулық пен нақты Келісімшарттың талаптары арасында қандай да бір сәйкессіздік болған жағдайда, сол Келісімшарттың талаптары басым болады.
2. Глоссарий
Төмендегі терминдер мен анықтамалар тек түсінікті болу және сілтеме жасау үшін берілген:
- «inDrive» – сатып алу тапсырысында, жұмыс көлемінде және Келісімшартта нақты көрсетілгендей, тауарларды, қызметтерді сатып алу немесе бағдарламалық қамтамасыз етуді лицензиялау үшін жеткізушімен өзара әрекеттесуі мүмкін нақты inDrive заңды тұлғасы.
- «Жеткізуші» (Supplier) – inDrive-қа тауарларды, қызметтерді немесе бағдарламалық қамтамасыз етуді ұсына алатын жеке немесе заңды тұлға.
- «Жеткізуші порталы» (Supplier Portal) – ақпараттық мақсаттарда, саясат жаңартуларын ұсыну және басқа да жалпы сатып алу қызметтері үшін пайдаланылатын inDrive белгілеген веб\-платформа. Ол inDrive пен оның жеткізушілері арасындағы ақпаратты басқарудың негізгі арнасы қызметін атқарады.
- «ZIP порталы» (ZIP Portal) – жеткізушілерді тіркеу (онбординг), тікелей байланыс және жедел сатып алу қызметтері үшін қолданылатын ZIP бағдарламалық жасақтамасына негізделген платформа. ZIP порталы inDrive пен оның жеткізушілері арасындағы коммуникацияны басқарудың негізгі арнасы болып табылады.
- «Жеткізуші сауалнамасы» (Supplier Form) – inDrive компаниясының негізгі компания ақпаратын жинау және жеткізуші қызметтерінің ағымдағы бизнес қажеттіліктеріне сәйкестігін бағалау үшін қолданатын, Жеткізуші порталында қолжетімді алдын ала қабылдау нысаны.
- «Құпия ақпарат» (Confidential Information) – Келісімшартта немесе жария етпеу туралы келісімде көрсетілгендей, inDrive тарапынан жеткізушілерге ынтымақтастық барысында ауызша, жазбаша немесе басқа құралдар арқылы ашылған жария емес ақпарат.
- «Келісімшарт» (Agreement) – ынтымақтастықтың құқықтық және коммерциялық шарттарын белгілеу үшін inDrive пен жеткізуші арасында жасалған негіздемелік немесе бір реттік келісім.
- «Жұмыс көлемі» немесе «SOW» (Scope of Work) – жұмыстардың немесе қызметтердің ерекшеліктері, нәтижелер, жоба мақсаттары, мерзімдер, кезеңдер, баға белгілеу, өнімділік стандарттары, қабылдау критерийлері және есеп беру талаптары сияқты нақты коммерциялық шарттарды сипаттайтын, Келісімшарттың бөлігі ретінде тараптар қол қоятын жобаға қатысты құжат.
- «Сатып алу тапсырысы» немесе «PO» (Purchase Order) – inDrive тарапынан жеткізушіге, әдетте Жеткізуші порталы арқылы берілетін құжат. Сатып алу тапсырыстары әдетте келесідей қолданылады:
- Әрбір PO-ның бірегей сәйкестендіру нөмірі болады, оны жеткізуші дұрыс қадағалауды және уақытылы төлемді қамтамасыз ету үшін қатысты құжаттарда (шот-фактуралар немесе жүкқұжаттар сияқты) көрсетуі тиіс.
- Қызметтер басталмас бұрын немесе тауарлар жөнелтілмес бұрын жарамды, ресімделген PO талап етіледі.
- «Нәтижелер» (Deliverables) – Келісімшарт және/немесе Жұмыс көлемі (SOW) аясында жеткізушілер inDrive-қа ұсынуы мүмкін материалдық немесе материалдық емес жұмыс өнімдері, тауарлар, материалдар, бағдарламалық қамтамасыз ету, есептер, деректер немесе басқа заттар.
3. Жеткізушілермен өзара іс-қимыл нұсқаулығы
3.1. Жеткізушіні таңдаудан келісімшартқа дейінгі (S2C) процесс
3.1.1. Тендерлер және ұсыныстар
inDrive білікті серіктестердің әртүрлі базасын құруға ұмтылады және жеткізушілерді іздеу үшін түрлі арналарды пайдаланады. Әлеуетті серіктестердің өздерін таныстыруының негізгі жолы – Жеткізуші порталында тіркелу, онда жеткізушілер біздің әлеуетті сатушылар базасына қосылу үшін Жеткізуші сауалнамасын жібере алады. Жеткізуші сауалнамасын жіберу inDrive тарапынан байланыс орнату міндеттемесі ретінде түсіндірілмеуі тиіс және ол қандай да бір сатып алу қызметтеріне немесе болашақ бизнес мүмкіндіктеріне қатысуға кепілдік бермейді.inDrive мақсатты іздеулерді бастауы мүмкін. inDrive Ұсынысқа сұрау салу (RFP), Баға ұсынысына сұрау салу (RFQ) немесе кез келген басқа өтінім сұрауын шығарған кезде, бұл жеткізушілерді ұсыныс жіберуге шақыру болып табылады және келісімшарттық оферта болып табылмайды. Мұндай сұраулар inDrive үшін Келісімшарт жасасу бойынша ешқандай міндеттеме тудырмайды.
Жеткізушілер өз ұсыныстарын дайындауға және жіберуге байланысты барлық шығындар мен шығыстарды өздері көтереді деп күтіледі. Іріктеу процесінің нәтижесіне қарамастан, inDrive мұндай шығындар үшін жауап бермейді.
3.1.2. Баға белгілеу қағидаттары
inDrive-қа жіберілген баға белгілеу және коммерциялық ұсыныстарға әдетте келесі қағидаттар қолданылады:- Бәсекеге қабілетті және ашық баға белгілеу Жеткізушілер inDrive-қа ұсынылған барлық бағалардың, алымдардың және тарифтердің бәсекеге қабілетті болуын және жасырын алымдардан, комиссиялардан немесе үстеме ақылардан таза болуын қамтамасыз етуі тиіс. Ұсынылған бағалар көрсетілген тауарлардың, қызметтердің немесе бағдарламалық қамтамасыз етудің толық және түпкілікті құнын көрсетуі керек.
- Бағаны бекіту Жасалған Келісімшартта, Жұмыс көлемінде (SOW) және/немесе берілген Сатып алу тапсырысында көрсетілген барлық бағалар сол тапсырыстың қолданылу мерзіміне немесе нақты келісілген кезеңге бекітілген болып саналады. Жеткізушілер inDrive тарапынан жазбаша түрде ресми мақұлданбаған жағдайда осы кезең ішінде бағаларды көтеруден аулақ болуы керек.
- Валюта және салық салу Келісімшартта, PO немесе SOW құжаттарында өзгеше көрсетілмесе, баға белгілеу және шот-фактураларды шығару Келісімшарт орындалатын елдің жергілікті валютасында жүргізілуі тиіс (мысалы, тауарды жеткізу орны немесе қызмет көрсетудің негізгі орны). Қолданыстағы салықтар (Қосылған құн салығы (ҚҚС), Тауарлар мен қызметтер салығы (GST) немесе сату салығы сияқты) тауарлардың немесе қызметтердің негізгі бағасына қосылмай, барлық баға ұсыныстары мен шот-фактураларда бөлек көрсетілуі тиіс.
- Шығындарды тексеру құқығы Транзиттік шығындарды, үшінші тарап шығындарын өтеуді немесе «шығындар плюс» (cost-plus) баға белгілеу модельдерін қамтитын кез келген келісімдер үшін inDrive осындай шығындарды растау үшін негізді құжаттаманы сұрауы мүмкін. Бұған түпнұсқа үшінші тарап шот-фактураларының көшірмелері, шығындардың егжей\-тегжейлі бөлінісі («ашық кітап» есебі) немесе шығыстардың басқа дәлелдемелері кіруі мүмкін, бірақ олармен шектелмейді. Жеткізушілер төлемдердің уақытылы өңделуін қамтамасыз ету үшін сұратылған кезде мұндай құжаттаманы жедел ұсынуы тиіс.
3.1.3. Жеткізушіні тіркеу және порталды басқару
inDrive-тың стандартты сатып алу процесінің бөлігі ретінде барлық әлеуетті жеткізушілер арнайы ZIP порталы арқылы өзін-өзі тіркеу және «онбординг» (қосылу) процесін аяқтауы қажет.Жеткізушілер ZIP порталында нақты, толық және жаңартылған ақпаратты, соның ішінде заңды тұлға деректерін, байланыс ақпаратын, қажетті салық сертификаттарын және төлемдерді өңдеуге арналған жарамды банк деректемелерін ұсынуы және қолдауы тиіс. Нақты және толық ақпаратты қолдамау өңдеудегі кідірістерге немесе мәселелерге, соның ішінде төлем кешігулеріне әкелуі мүмкін.
inDrive ынтымақтастық расталғанға дейін барлық әлеуетті жеткізушілер үшін міндетті KYC (Клиентіңді таны) тексерістерін жүргізеді.
ZIP порталында қолжетімді жеткізуші ақпаратындағы кез келген өзгерістер, мысалы, банк деректемелері, inDrive-қа төмендегі арналардың бірі арқылы дереу хабарлануы тиіс:
- Өзіне-өзі қызмет көрсету арқылы жаңарту: жеткізушілер платформаның қауіпсіздік және тексеру процедураларын сақтай отырып, өз ақпаратын тікелей ZIP порталы арқылы жаңарта алады.
- Ресми хабарлама: жеткізушілер сондай-ақ inDrive Сатып алу командасына (Procurement team) компанияның ресми бланкісінде қол қойылған хатты, жаңа деректерді растайтын қосымша құжаттамамен бірге жібере алады.
ZIP порталы inDrive пен жеткізушілер арасындағы коммуникацияны басқарудың негізгі платформасы қызметін атқарады. Дегенмен, ZIP порталын пайдалану inDrive пен жеткізуші арасындағы қол қойылған Келісімшартта көзделген ресми хабарлама талаптарын алмастырмайды.
3.2. Сатып алудан төлемге дейінгі (P2P) процесс
3.2.1. Сатып алу тапсырыстары және келісімшартты орындау
Жалпы ереже ретінде, жеткізушілер жұмысты тек inDrive берген жарамды Сатып алу тапсырысын (PO) алғаннан кейін бастауы керек. Бұл ережеден кез келген ерекшеліктер inDrive тарапынан жазбаша түрде арнайы рұқсат етілуі тиіс.3.2.2. Шот-фактураларды ұсыну
Шот-фактура рәсімдеу тәртібі Шот-фактуралар Жеткізуші порталында қолжетімді ресми «Шот-фактураны қалай ресімдеу керек» нұсқаулығына сәйкес дайындалуы және жіберілуі тиіс. Әрбір шот-фактура тауарлар, қызметтер немесе бағдарламалық қамтамасыз ету ұсынылатын бірегей Сатып алу тапсырысының (PO) нөміріне нақты сілтеме жасауы керек. Шот-фактуралар inDrive-тың тиісті Кредиторлық берешек бөліміне (Accounts Payable) ресми электрондық пошта мекенжайына электронды түрде жіберілуі тиіс: accounts.payable@indrive.com.3.2.3. Төлем тәжірибесі
Барлық жарамды және даусыз шот-фактуралар бойынша төлем мерзімдері әдетте тиісті Келісімшартта, Жұмыс көлемінде (SOW) және/немесе Сатып алу тапсырысында (PO) көрсетіледі. Төлем кезеңі, егер жазбаша түрде өзгеше келісілмесе, Кредиторлық берешек бөлімі дұрыс рәсімделген және даусыз шот-фактураны алған күннен басталады. Жеткізушілер келісілген төлем шарттарын біржақты тәртіпте өзгерте немесе түзете алмайды.Банктік комиссиялар Әрбір Тарап төлемдерге байланысты өз банктік және транзакциялық комиссияларын өзі көтереді. inDrive жеткізушінің төлемді алуына байланысты жеткізуші банкі немесе кез келген делдал банктер алған комиссияларды өтемайды.
Тексерулер және түсіндірмелер Қолданыстағы заңнамада рұқсат етілген шекте, inDrive даулы сомалар немесе келісілген талаптарға сәйкес келмейтін тауарлар, қызметтер немесе басқа нәтижелер үшін төлемдерді мәселе шешілгенге дейін ұстап қалуы мүмкін.
4. Жеткізушінің тәртібі
4.1. Заңдар мен саясаттарды сақтау
inDrive барлық жеткізушілерден қолданыстағы барлық заңдар мен ережелерді сақтауды күтеді. Бұған салық, еңбек, сыбайлас жемқорлыққа қарсы және экологиялық талаптарды сақтау кіреді, бірақ олармен шектелмейді. Жеткізушілер сондай-ақ олармен бөлісілген inDrive-тың ішкі саясаттарын, мысалы, inDrive Жеткізушілерінің тәртіп кодексін ұстануы тиіс. Мұндай саясаттарға енгізілген жаңартулар ZIP порталында және/немесе Жеткізуші порталында жарияланады және хабарланады.
4.2. Адал ниетпен әрекет ету және коммуникация
Жеткізушілер inDrive-пен ашық, адал және айқын қарым-қатынас жасайды деп күтіледі. Бұған әділ келіссөздер жүргізу және Келісімшарттың орындалуына әсер етуі мүмкін кез келген ықтимал мәселелер, кідірістер немесе қиындықтар туралы уақытылы жаңартуларды ұсыну кіреді.
4.3. Құпиялылық және деректерді жауапкершілікпен өңдеу
inDrive-пен ынтымақтастық барысында жеткізушілер inDrive-тың Құпия ақпаратына қол жеткізуі мүмкін. Олар мұндай ақпаратты тиісті ұқыптылықпен өңдеуге, inDrive-тың алдын ала жазбаша рұқсатынсыз жария етпеуге және оны тек тиісті келісім бойынша келісілген мақсаттарда пайдалануға міндетті. inDrive деректерін өңдеу немесе пайдалану кезінде жеткізушілер inDrive-тың Ақпараттық қауіпсіздік саясатын және қажет болған жағдайда ISO 27001 сияқты танылған халықаралық стандарттарды сақтауы тиіс.
4.4. Бедел мен брендті қорғау
Жеткізушілер inDrive-тың беделіне, брендіне немесе іскерлік беделіне нұқсан келтірмейтіндей әрекет етуі керек. Олар inDrive-тың алдын ала жазбаша мақұлдауынсыз кез келген қоғамдық коммуникацияларда, жарнамалық материалдарда немесе маркетингтік қызметте inDrive атауын немесе сауда белгілерін пайдаланбауы тиіс.
5. Жаңартулар және жалпы ақпарат
Бұл Нұсқаулықты inDrive мезгіл-мезгіл жаңартуы немесе өзгертуі мүмкін. Олар тек ақпараттық мақсатта ұсынылған және ешқандай заңды құқықтар мен міндеттемелерді тудырмайды. Міндетті келісімдер, құқықтар мен міндеттемелер тек тиісті түрде жасалған Келісімшарттар мен Жұмыс көлемдері (SOW) негізінде туындайды.
Осы Сатып алу нұсқаулығына қатысты кез келген сұрақтар немесе хабарламалар бойынша inDrive Сатып алу командасына мына мекенжай арқылы хабарласыңыз: procurement-team@indrive.com.