Mga Alituntunin sa Pagkuha ng inDrive para sa Mga Supplier



Nilalaman


1. Layunin at Paggamit


2. Talahulugan (Glossary)


3. Mga Alituntunin para sa Pakikipag-ugnayan sa Supplier


3.1. Prosesong Source-to-Contract (S2C)


3.1.1. Mga Tender at Panukala (Proposals)


3.1.2. Mga Prinsipyo sa Pagpepresyo


3.1.3. Onboarding ng Supplier at Pamamahala ng Portal


3.2. Prosesong Procure-to-Pay (P2P)


3.2.1. Mga Purchase Order at Pagpapatupad ng Kontrata


3.2.2. Pag-i-invoice (Invoicing)


3.2.3. Mga Kasanayan sa Pagbabayad


4. Asal ng Supplier


4.1. Pagsunod sa mga Batas at Polisiya


4.2. Pagkilos nang may Mabuting Hangarin at Komunikasyon


4.3. Responsableng Paghawak ng Kumpidensyal na Impormasyon at Data


4.4. Pagprotekta sa Reputasyon at Brand


5. Mga Update at Pangkalahatang Impormasyon


1. Layunin at Paggamit



Ang layunin ng mga Alituntunin sa Procurement na ito ("Mga Alituntunin") ay magbigay ng malinaw at transparent na pangkalahatang-ideya ng mga pangkalahatang gawi sa pagbili ng inDrive at mga inaasahan sa mga supplier. Ang mga ito ay idinisenyo upang itaguyod ang pagiging patas, pag-unawa sa isa't isa, at kahusayan sa pagpapatakbo sa lahat ng pakikipag-ugnayan sa supplier.


Ang mga Alituntunin na ito ay nagsisilbing pangkalahatang gabay para sa mga proseso ng procurement na isinasagawa ng inDrive, kabilang ngunit hindi limitado sa onboarding ng supplier, tendering, pagpepresyo, pamamahala ng pagganap, at supply ng mga produkto, serbisyo, at software. Ang mga Alituntunin na ito ay ibinibigay lamang para sa mga layuning pang-impormasyon, hindi ito lumilikha ng mga legal na obligasyon at hindi bumubuo ng isang alok (offer) o isang legal na kasunduan sa pagitan ng inDrive at sinumang potensyal na supplier. Ang pagsunod o pagsangguni sa mga Alituntunin na ito ay hindi nagbibigay ng karapatan sa sinumang potensyal na supplier na makatanggap ng mga oportunidad sa negosyo, kompensasyon, o anumang anyo ng gustong katayuan (preferred status) sa inDrive.


Inilalaan ng inDrive ang karapatang baguhin, i-update, o bawiin ang mga Alituntunin na ito sa tanging pagpapasya nito at nang walang paunang abiso. Ang anumang umiiral na mga pangako, karapatan, o obligasyon sa pagitan ng inDrive at ng isang supplier ay magmumula lamang sa ilalim ng isang Kasunduan (Agreement) na wastong napagpasyahan.


Sakaling magkaroon ng anumang hindi pagkakayon sa pagitan ng mga Alituntunin na ito at ng mga tuntunin ng isang partikular na Kasunduan, ang mga tuntunin ng Kasunduan na iyon ang mananaig.


2. Talahulugan (Glossary)



Ang mga terminolohiya at kahulugan sa ibaba ay ibinigay para sa kalinawan at sanggunian lamang:


  • "inDrive" – ang partikular na inDrive legal entity na maaaring makipag-ugnayan sa isang supplier para sa pagbili ng mga produkto, serbisyo, o paglilisensya ng software, gaya ng tahasang tinukoy sa isang purchase order, saklaw ng trabaho (scope of work), at Kasunduan.
  • "Supplier" – isang indibidwal o legal na entity na maaaring magbigay ng mga produkto, serbisyo, o software sa inDrive.
  • "Supplier Portal" – ang web-based platform na itinalaga ng inDrive na ginagamit para sa mga layuning pang-impormasyon, nagbibigay ng mga update sa polisiya, at iba pang pangkalahatang aktibidad na nauugnay sa procurement. Nagsisilbi itong pangunahing channel para sa pamamahala ng impormasyon sa pagitan ng inDrive at ng mga supplier nito.
  • "ZIP Portal" – ang platform na nakabase sa ZIP software na ginagamit para sa onboarding ng supplier, direktang komunikasyon, at mga aktibidad na nauugnay sa pagpapatakbo ng procurement. Ang ZIP Portal ay ang pangunahing channel para sa pamamahala ng komunikasyon sa pagitan ng inDrive at ng mga supplier nito.
  • "Supplier Form" – isang paunang intake form na makukuha sa Supplier Portal na ginagamit ng inDrive upang mangolekta ng pangunahing impormasyon ng kumpanya at masuri ang potensyal na pagkakahanay ng mga serbisyo ng isang supplier sa kasalukuyang mga pangangailangan ng negosyo.
  • "Kumpidensyal na Impormasyon" (Confidential Information) – hindi pampublikong impormasyon na ibinunyag ng inDrive sa mga supplier sa kurso ng kooperasyon, pasalita man, sa sulat, o sa iba pang paraan, gaya ng tinukoy sa Kasunduan o sa isang non-disclosure agreement (NDA).
  • "Kasunduan" (Agreement) – isang balangkas (framework) o isang beses na kasunduan na napagpasyahan sa pagitan ng inDrive at isang supplier upang magtatag ng mga legal at komersyal na tuntunin para sa kooperasyon.
  • "Saklaw ng Trabaho" o "SOW" (Scope of Work) – isang dokumentong partikular sa proyekto na maaaring lagdaan sa pagitan ng mga partido bilang bahagi ng Kasunduan, na naglalarawan sa mga partikular na tuntunin sa komersyo, tulad ng mga detalye ng mga gawa o serbisyo, mga deliverable, mga layunin ng proyekto, timeline, milestone, pagpepresyo, mga pamantayan sa pagganap, pamantayan sa pagtanggap (acceptance criteria), at mga kinakailangan sa pag-uulat.
  • "Purchase Order" o "PO" – isang dokumentong inisyu ng inDrive sa supplier, karaniwang sa pamamagitan ng Supplier Portal. Ang mga Purchase Order ay karaniwang inilalapat tulad ng sumusunod:
  • Ang bawat PO ay may natatanging identification number, na inaasahang sasangguniin ng supplier sa mga kaugnay na dokumento (tulad ng mga invoice o delivery note) upang matiyak ang wastong pagsubaybay at napapanahong pagbabayad.
  • Kinakailangan ang isang valid at inisyu na PO bago magsimula ang mga serbisyo o maipadala ang mga produkto.
  • "Mga Deliverable" – nasasalat o hindi nasasalat na mga produkto ng trabaho, kalakal, materyales, software, ulat, data, o iba pang item na maaaring ibigay ng mga supplier sa inDrive sa ilalim ng Kasunduan at/o SOW.


3. Mga Alituntunin para sa Pakikipag-ugnayan sa Supplier



3.1. Prosesong Source-to-Contract (S2C)



3.1.1. Mga Tender at Panukala

Ang inDrive ay nakatuon sa pagbuo ng magkakaibang base ng mga kwalipikadong kasosyo at gumagamit ng iba't ibang channel para sa pagtukoy ng supplier. Ang pangunahing paraan para ipakilala ng mga potensyal na kasosyo ang kanilang sarili ay sa pamamagitan ng pagrehistro sa Supplier Portal, kung saan maaaring isumite ng mga supplier ang Supplier Form para maisama sa aming database ng mga potensyal na vendor. Ang pagsusumite ng Supplier Form ay hindi dapat ipakahulugan bilang isang pangako ng inDrive na simulan ang komunikasyon, at hindi rin ito ginagarantiyahan ang pakikilahok sa anumang aktibidad sa procurement o mga oportunidad sa negosyo sa hinaharap.


Maaaring magsimula ang inDrive ng mga target na paghahanap. Kapag naglabas ang inDrive ng Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ), o anumang iba pang kahilingan sa bid, ito ay nagsisilbing imbitasyon para sa mga supplier na magsumite ng mga panukala at hindi bumubuo ng isang kontraktwal na alok. Ang nasabing mga kahilingan ay hindi lumilikha ng anumang obligasyon para sa inDrive na pumasok sa isang Kasunduan.


Inaasahang sasagutin ng mga supplier ang lahat ng gastos at gastusin na may kaugnayan sa paghahanda at pagsusumite ng kanilang mga panukala. Ang inDrive ay hindi mananagot para sa anumang naturang mga gastos, anuman ang kinalabasan ng proseso ng pagpili.


3.1.2. Mga Prinsipyo sa Pagpepresyo

Ang mga sumusunod na prinsipyo ay karaniwang nalalapat sa pagpepresyo at mga komersyal na panukalang isinumite sa inDrive:


  • Mapagkumpitensya at Transparent na Pagpepresyo Inaasahang titiyakin ng mga supplier na ang lahat ng presyo, bayarin, at rate na ibinigay sa inDrive ay mapagkumpitensya at walang mga nakatagong bayarin, komisyon, o surcharge. Dapat ipakita ng mga naka-quote na presyo ang buo at huling halaga ng mga tinukoy na produkto, serbisyo, o software.
  • Pagtatakda ng Presyo (Price Fixation) Ang lahat ng presyong tinukoy sa isang naisagawang Kasunduan, Saklaw ng Trabaho (SOW) at/o inisyu na Purchase Order (PO) ay itinuturing na "fixed" (nakatakda) para sa tagal ng order na iyon o para sa panahong tahasang napagkasunduan. Dapat iwasan ng mga supplier ang pagtaas ng mga presyo sa panahong ito maliban kung pormal na naaprubahan ng inDrive sa pamamagitan ng sulat.
  • Pera at Pagbubuwis Maliban kung iba ang nakasaad sa Kasunduan, PO o SOW, ang pagpepresyo ay dapat i-quote, at ang mga invoice ay iisyu, sa lokal na pera ng bansa kung saan isinasagawa ang Kasunduan (hal. destinasyon ng paghahatid ng mga produkto o pangunahing lugar ng pagbibigay ng serbisyo). Ang mga naaangkop na buwis (tulad ng Value Added Tax (VAT), Goods and Services Tax (GST), o sales tax) ay dapat na nakalista nang hiwalay sa lahat ng mga quotation at invoice, sa halip na isama sa batayang presyo ng mga produkto o serbisyo.
  • Karapatan sa Pag-verify ng Gastos Para sa anumang mga pakikipag-ugnayan na kinasasangkutan ng mga pass-through cost, reimbursement ng mga gastos ng third-party, o mga modelo ng pagpepresyo na "cost-plus," maaaring humiling ang inDrive ng makatwirang dokumentasyon upang i-verify ang mga naturang gastos. Maaaring kabilang dito, ngunit hindi limitado sa, mga kopya ng orihinal na invoice ng third-party, detalyadong breakdown ng gastos (“open book” accounting), o iba pang ebidensya ng paggasta. Inaasahang ibibigay ng mga supplier ang naturang dokumentasyon kaagad kapag hiniling upang matiyak ang napapanahong pagproseso ng mga pagbabayad.


3.1.3. Onboarding ng Supplier at Pamamahala ng Portal

Bilang bahagi ng karaniwang proseso ng procurement ng inDrive, ang lahat ng potensyal na supplier ay kinakailangang kumpletuhin ang proseso ng self-registration at onboarding sa pamamagitan ng itinalagang ZIP Portal.


Dapat magbigay at magpanatili ang mga supplier ng tumpak, kumpleto, at napapanahong impormasyon sa ZIP Portal, kabilang ang mga detalye ng legal na entity, impormasyon sa pakikipag-ugnayan, mga kinakailangang sertipikasyon ng buwis, at wastong mga detalye ng pagbabangko para sa pagproseso ng pagbabayad. Ang pagkabigong mapanatili ang tumpak at kumpletong impormasyon ay maaaring magresulta sa mga pagkaantala o isyu sa pagproseso, kabilang ang mga pagkaantala sa pagbabayad.


Nagsasagawa ang inDrive ng mga mandatoryong pagsusuri sa KYC (Know Your Customer) para sa lahat ng potensyal na supplier bago makumpirma ang kooperasyon.


Ang anumang mga pagbabago sa impormasyon ng supplier na available sa ZIP Portal, tulad ng mga detalye ng pagbabangko, ay dapat na maiparating kaagad sa inDrive sa pamamagitan ng isa sa mga sumusunod na channel:


  • Self-service Update: maaaring i-update ng mga supplier ang kanilang impormasyon nang direkta sa pamamagitan ng ZIP Portal, kasunod ng mga pamamaraan ng seguridad at pag-verify ng platform.
  • Pormal na Abiso: maaari ding magsumite ang mga supplier ng nilagdaang liham sa opisyal na letterhead ng kumpanya sa inDrive Procurement team, na sinamahan ng sumusuportang dokumentasyon na nagpapatunay sa mga bagong detalye.


Ang ZIP Portal ay nagsisilbing pangunahing platform sa pamamahala ng komunikasyon sa pagitan ng inDrive at ng mga supplier. Gayunpaman, ang paggamit ng ZIP Portal ay hindi pumapalit sa anumang pormal na kinakailangan sa abiso na itinakda sa isang nilagdaang Kasunduan sa pagitan ng inDrive at ng supplier.


3.2. Prosesong Procure-to-Pay (P2P)



3.2.1. Mga Purchase Order at Pagpapatupad ng Kasunduan

Bilang pangkalahatang tuntunin, dapat lang magsimula ng trabaho ang mga supplier pagkatapos makatanggap ng valid na Purchase Order (PO) na inisyu ng inDrive. Ang anumang mga pagbubukod sa panuntunang ito ay dapat na hayagang pinahintulutan sa pamamagitan ng sulat ng inDrive.


3.2.2. Pag-i-invoice (Invoicing)

Pamamaraan ng Pag-i-invoice Dapat ihanda at isumite ang mga invoice alinsunod sa opisyal na gabay na "How to Invoice," na available sa Supplier Portal. Ang bawat invoice ay dapat na malinaw na tumutukoy sa natatanging numero ng Purchase Order (PO) kung saan ibinigay ang mga produkto, serbisyo, o software. Ang mga invoice ay dapat isumite sa elektronikong paraan sa itinalagang inDrive Accounts Payable department sa opisyal na email address: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Mga Kasanayan sa Pagbabayad

Ang mga timeline ng pagbabayad para sa lahat ng valid at hindi pinagtatalunang invoice ay karaniwang tinutukoy sa naaangkop na Kasunduan, Saklaw ng Trabaho (SOW), at/o Purchase Order (PO). Magsisimula ang panahon ng pagbabayad mula sa petsa kung kailan natanggap ng Accounts Payable department ang isang wastong na-format at hindi pinagtatalunang invoice, maliban kung napagkasunduan sa ibang paraan sa isang nakasulat na anyo. Hindi maaaring baguhin o amyendahan ng mga supplier nang unilaterally ang mga napagkasunduang tuntunin sa pagbabayad.


Mga Bayarin sa Bangko Sasagutin ng bawat Partido ang sarili nitong mga bayarin sa pagbabangko at transaksyon na nauugnay sa mga pagbabayad. Hindi ire-reimburse ng inDrive ang anumang mga bayarin na sinisingil ng bangko ng supplier o anumang mga intermediary na bangko kaugnay ng pagtanggap ng bayad ng supplier.


Mga Pagsusuri at Paglilinaw Sa lawak na pinahihintulutan sa ilalim ng naaangkop na batas, maaaring pigilin ng inDrive ang mga pagbabayad para sa mga pinagtatalunang halaga o para sa mga produkto, serbisyo, o iba pang deliverable na hindi nakakatugon sa mga napagkasunduang kinakailangan hanggang sa malutas ang isyu.


4. Asal ng Supplier



4.1. Pagsunod sa mga Batas at Polisiya



Inaasahan ng inDrive na susunod ang lahat ng supplier sa lahat ng naaangkop na batas at regulasyon. Kabilang dito, bukod sa iba pa, ang pagsunod sa mga kinakailangan sa buwis, paggawa, anti-corruption, at kapaligiran. Inaasahan din ang mga supplier na sumunod sa mga internal na polisiya ng inDrive na ibinahagi sa kanila, tulad ng inDrive Supplier Code of Conduct. Ang mga update sa naturang mga polisiya ay ipapaalam at ilalathala sa ZIP Portal at/o sa Supplier Portal.


4.2. Pagkilos nang may Mabuting Hangarin at Komunikasyon



Inaasahang makikipag-ugnayan ang mga supplier sa inDrive nang bukas, tapat, at transparent. Kabilang dito ang patas na negosasyon at pagbibigay ng mga napapanahong update tungkol sa anumang mga potensyal na isyu, pagkaantala, o hamon na maaaring makaapekto sa pagganap ng Kasunduan.


4.3. Responsableng Paghawak ng Kumpidensyal na Impormasyon at Data



Sa panahon ng pakikipagtulungan sa inDrive, ang mga supplier ay maaaring makakuha ng access sa Kumpidensyal na Impormasyon ng inDrive. Kinakailangan nilang pangasiwaan ang naturang impormasyon nang may kaukulang pag-iingat, huwag itong ibunyag nang walang paunang nakasulat na pahintulot ng inDrive, at gamitin lamang ito para sa mga layuning napagkasunduan sa ilalim ng nauugnay na pakikipag-ugnayan. Kapag nagpoproseso o nangangasiwa ng data ng inDrive, inaasahang susundin ng mga supplier ang Information Security Policy ng inDrive at, kung saan naaangkop, mga kinikilalang internasyonal na pamantayan tulad ng ISO 27001.


4.4. Pagprotekta sa Reputasyon at Brand



Dapat kumilos ang mga supplier sa mga paraan na hindi makakasama sa reputasyon, brand, o mabuting kalooban (goodwill) ng inDrive. Hindi nila dapat gamitin ang pangalan o mga trademark ng inDrive sa anumang pampublikong komunikasyon, materyal na pang-promosyon, o aktibidad sa marketing nang walang paunang nakasulat na pag-apruba ng inDrive.


5. Mga Update at Pangkalahatang Impormasyon



Ang mga Alituntunin na ito ay maaaring i-update o baguhin ng inDrive paminsan-minsan. Ibinibigay ang mga ito para sa mga layuning pang-impormasyon lamang at hindi lumilikha ng anumang legal na karapatan o obligasyon. Ang mga umiiral na pangako, karapatan, at obligasyon ay nagmumula lamang sa ilalim ng mga wastong napagpasyahang Kasunduan at Saklaw ng Trabaho (SOWs).


Para sa anumang mga katanungan o komunikasyon tungkol sa mga Alituntunin sa Procurement na ito, mangyaring makipag-ugnayan sa inDrive Procurement team sa: procurement-team@indrive.com.