Руководство по закупкам inDrive для поставщиков



Содержание


1. Цель и применение


2. Глоссарий


3. Принципы взаимодействия с поставщиками


3.1. Процесс от поиска до заключения договора (S2C)


3.1.1. Тендеры и коммерческие предложения


3.1.2. Принципы ценообразования


3.1.3. Онбординг поставщиков и управление порталом


3.2. Процесс от закупки до оплаты (P2P)


3.2.1. Заказы на закупку и исполнение договора


3.2.2. Выставление счетов (инвойсинг)


3.2.3. Практика оплаты


4. Поведение Поставщика


4.1. Соблюдение законов и политик


4.2. Добросовестность и коммуникация


4.3. Ответственное отношение к конфиденциальности и данным


4.4. Защита репутации и бренда


5. Обновления и общая информация


1. Цель и применение



Целью настоящего Руководства по закупкам («Руководство») является предоставление четкого и прозрачного обзора общих практик закупок inDrive и ожиданий в отношении поставщиков. Оно разработано для обеспечения справедливости, взаимного понимания и операционной эффективности во всех взаимодействиях с поставщиками.


Настоящее Руководство служит общим ориентиром для процессов закупок, осуществляемых inDrive, включая, помимо прочего, онбординг (регистрацию) поставщиков, проведение тендеров, ценообразование, управление эффективностью, а также поставку товаров, услуг и программного обеспечения. Настоящее Руководство предоставляется исключительно в информационных целях, не создает юридических обязательств и не является офертой или юридически обязывающим соглашением между inDrive и любым потенциальным поставщиком. Соблюдение настоящего Руководства или ссылка на него не дает любому потенциальному поставщику права на получение коммерческих возможностей, компенсации или какой-либо формы привилегированного статуса в inDrive.


inDrive оставляет за собой право изменять, обновлять или отзывать настоящее Руководство по своему усмотрению и без предварительного уведомления. Любые связывающие обязательства, права или обязанности между inDrive и поставщиком возникают только на основании должным образом заключенного Договора.


В случае каких-либо противоречий между настоящим Руководством и условиями конкретного Договора, условия такого Договора имеют преимущественную силу.


2. Глоссарий



Приведенные ниже термины и определения даны исключительно для ясности и справочных целей:


  • «inDrive» – конкретное юридическое лицо inDrive, которое может взаимодействовать с поставщиком с целью закупки товаров, услуг или лицензирования программного обеспечения, как это прямо указано в заказе на закупку, объеме работ и Договоре.
  • «Поставщик» (Supplier) – физическое или юридическое лицо, которое может поставлять товары, услуги или программное обеспечение для inDrive.
  • «Портал поставщиков» (Supplier Portal) – веб\-платформа, назначенная inDrive, используемая в информационных целях, для предоставления обновлений политик и других общих действий, связанных с закупками. Она служит основным каналом управления информацией между inDrive и его поставщиками.
  • «Портал ZIP» (ZIP Portal) – платформа на базе программного обеспечения ZIP, используемая для онбординга поставщиков, прямой коммуникации и операционной деятельности, связанной с закупками. Портал ZIP является основным каналом управления коммуникацией между inDrive и его поставщиками.
  • «Анкета поставщика» (Supplier Form) – предварительная форма сбора данных, доступная на Портале поставщиков, используемая inDrive для сбора основной информации о компании и оценки потенциального соответствия услуг поставщика текущим потребностям бизнеса.
  • «Конфиденциальная информация» – непубличная информация, раскрываемая inDrive поставщикам в ходе сотрудничества, будь то устно, письменно или иными способами, как указано в Договоре или соглашении о неразглашении (NDA).
  • «Договор» (Agreement) – рамочный или разовый договор, заключаемый между inDrive и поставщиком для установления юридических и коммерческих условий сотрудничества.
  • «Объем работ» или «SOW» (Scope of Work) – документ, специфичный для конкретного проекта, который может быть подписан сторонами как часть Договора, описывающий конкретные коммерческие условия, такие как специфика работ или услуг, результаты (deliverables), цели проекта, сроки, этапы, ценообразование, стандарты исполнения, критерии приемки и требования к отчетности.
  • «Заказ на закупку» или «PO» (Purchase Order) – документ, выдаваемый inDrive поставщику, как правило, через Портал поставщиков. Заказы на закупку обычно применяются следующим образом:
  • Каждый PO имеет уникальный идентификационный номер, на который поставщик должен ссылаться в соответствующих документах (таких как счета-фактуры или накладные) для обеспечения надлежащего отслеживания и своевременной оплаты.
  • Действующий, оформленный PO требуется до начала оказания услуг или отгрузки товаров.
  • «Результаты работ/поставок» (Deliverables) – материальные или нематериальные продукты труда, товары, материалы, программное обеспечение, отчеты, данные или другие предметы, которые поставщики могут предоставлять inDrive в рамках Договора и/или Объема работ (SOW).


3. Принципы взаимодействия с поставщиками



3.1. Процесс от поиска до заключения договора (S2C)



3.1.1. Тендеры и коммерческие предложения

inDrive стремится создать разнообразную базу квалифицированных партнеров и использует различные каналы для поиска поставщиков. Основной способ для потенциальных партнеров заявить о себе — зарегистрироваться на Портале поставщиков, где они могут отправить Анкету поставщика для включения в нашу базу данных потенциальных вендоров. Отправка Анкеты поставщика не должна толковаться как обязательство со стороны inDrive начать коммуникацию, а также не гарантирует участия в каких-либо закупочных мероприятиях или будущих деловых возможностях.


inDrive может инициировать целевой поиск. Когда inDrive выпускает Запрос предложения (RFP), Запрос котировок (RFQ) или любой другой запрос на участие в торгах, это служит приглашением для поставщиков подать предложения и не является договорной офертой. Такие запросы не создают для inDrive никаких обязательств по заключению Договора.


Ожидается, что поставщики несут все расходы и издержки, связанные с подготовкой и подачей своих предложений. inDrive не несет ответственности за такие расходы, независимо от исхода процесса выбора.


3.1.2. Принципы ценообразования

К ценообразованию и коммерческим предложениям, подаваемым в inDrive, обычно применяются следующие принципы:


  • Конкурентное и прозрачное ценообразование Ожидается, что поставщики гарантируют, что все цены, сборы и ставки, предоставляемые inDrive, являются конкурентными и не содержат скрытых комиссий или надбавок. Указанные цены должны отражать полную и окончательную стоимость указанных товаров, услуг или программного обеспечения.
  • Фиксация цен Все цены, указанные в подписанном Договоре, Объеме работ (SOW) и/или выданном Заказе на закупку (PO), считаются фиксированными на срок действия этого заказа или на период, прямо согласованный сторонами. Поставщикам следует избегать повышения цен в течение этого периода, если иное официально не одобрено inDrive в письменной форме.
  • Валюта и налогообложение Если иное не указано в Договоре, PO или SOW, цены должны указываться, а счета выставляться в местной валюте страны, где исполняется Договор (например, пункт назначения доставки товаров или основное место оказания услуг). Применимые налоги (такие как Налог на добавленную стоимость (НДС/VAT), Налог на товары и услуги (GST) или налог с продаж) должны быть выделены отдельной строкой во всех котировках и счетах, а не включены в базовую цену товаров или услуг.
  • Право на проверку затрат Для любых обязательств, предполагающих перевыставление затрат (pass-through costs), возмещение расходов третьих лиц или модели ценообразования «затраты плюс» (cost-plus), inDrive может запросить разумную документацию для проверки таких затрат. Это может включать, помимо прочего, копии оригинальных счетов третьих лиц, детальную разбивку затрат (бухгалтерия «открытой книги») или другие доказательства расходов. Ожидается, что поставщики будут оперативно предоставлять такую документацию по запросу для обеспечения своевременной обработки платежей.


3.1.3. Онбординг поставщиков и управление порталом

В рамках стандартного процесса закупок inDrive все потенциальные поставщики обязаны пройти процесс самостоятельной регистрации и онбординга через специальный Портал ZIP.


Поставщики должны предоставлять и поддерживать точную, полную и актуальную информацию на Портале ZIP, включая реквизиты юридического лица, контактную информацию, требуемые налоговые сертификаты и действительные банковские реквизиты для обработки платежей. Несоблюдение требования о поддержании точной и полной информации может привести к задержкам или проблемам с обработкой, включая задержки платежей.


inDrive проводит обязательные проверки благонадежности (KYC) для всех потенциальных поставщиков до подтверждения сотрудничества.


О любых изменениях информации о поставщике, доступной на Портале ZIP, таких как банковские реквизиты, необходимо незамедлительно сообщать inDrive через один из следующих каналов:


  • Самостоятельное обновление: поставщики могут обновлять свою информацию непосредственно через Портал ZIP, следуя процедурам безопасности и верификации платформы.
  • Официальное уведомление: поставщики также могут отправить подписанное письмо на официальном бланке компании в отдел закупок inDrive, сопроводив его подтверждающей документацией с новыми реквизитами.


Портал ZIP служит основной платформой управления коммуникацией между inDrive и поставщиками. Однако использование Портала ZIP не заменяет требований к официальным уведомлениям, предусмотренных в подписанном Договоре между inDrive и поставщиком.


3.2. Процесс от закупки до оплаты (P2P)



3.2.1. Заказы на закупку и исполнение Договора

Как правило, поставщики должны приступать к работе только после получения действующего Заказа на закупку (PO), выданного inDrive. Любые исключения из этого правила должны быть прямо разрешены inDrive в письменной форме.


3.2.2. Выставление счетов (Инвойсинг)

Процедура выставления счетов Счета должны подготавливаться и подаваться в соответствии с официальным руководством «Как выставлять счета» (How to Invoice), доступным на Портале поставщиков. В каждом счете должен быть четко указан уникальный номер Заказа на закупку (PO), в рамках которого предоставляются товары, услуги или программное обеспечение. Счета должны направляться в электронном виде в назначенный отдел inDrive по расчетам с поставщиками (Accounts Payable) на официальный адрес электронной почты: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Практика оплаты

Сроки оплаты для всех действительных и неоспоренных счетов, как правило, указаны в применимом Договоре, Объеме работ (SOW) и/или Заказе на закупку (PO). Период оплаты начинается с даты получения отделом по расчетам с поставщиками (Accounts Payable) правильно оформленного и неоспоренного счета, если иное не согласовано в письменной форме. Поставщики не могут в одностороннем порядке изменять или вносить поправки в согласованные условия оплаты.


Банковские комиссии Каждая Сторона несет свои собственные банковские и транзакционные расходы, связанные с платежами. inDrive не возмещает комиссии, взимаемые банком поставщика или любыми банками-корреспондентами в связи с получением платежа поставщиком.


Проверки и уточнения В той мере, в какой это разрешено применимым законодательством, inDrive может удерживать оплату по спорным суммам или за товары, услуги или иные результаты работ, которые не соответствуют согласованным требованиям, до разрешения вопроса.


4. Поведение Поставщика



4.1. Соблюдение законов и политик



inDrive ожидает от всех поставщиков соблюдения всех применимых законов и нормативных актов. Это включает, среди прочего, соблюдение налоговых, трудовых, антикоррупционных и экологических требований. Также ожидается, что поставщики будут придерживаться внутренних политик inDrive, переданных им, таких как Кодекс поведения поставщика inDrive. Обновления таких политик будут сообщаться и публиковаться на Портале ZIP и/или на Портале поставщиков.


4.2. Добросовестность и коммуникация



Ожидается, что поставщики будут взаимодействовать с inDrive открыто, честно и прозрачно. Это включает в себя добросовестное ведение переговоров и предоставление своевременных обновлений касательно любых потенциальных проблем, задержек или трудностей, которые могут повлиять на исполнение Договора.


4.3. Ответственное отношение к конфиденциальности и данным



В ходе сотрудничества с inDrive поставщики могут получить доступ к Конфиденциальной информации inDrive. Они обязаны обращаться с такой информацией с должной осмотрительностью, не раскрывать ее без предварительного письменного разрешения inDrive и использовать ее исключительно для целей, согласованных в рамках соответствующего взаимодействия. При обработке или работе с данными inDrive ожидается, что поставщики будут следовать Политике информационной безопасности inDrive и, где это применимо, признанным международным стандартам, таким как ISO 27001.


4.4. Защита репутации и бренда



Поставщики должны действовать таким образом, чтобы не наносить ущерба репутации, бренду или деловой репутации (гудвиллу) inDrive. Они не должны использовать наименование или товарные знаки inDrive в каких-либо публичных коммуникациях, рекламных материалах или маркетинговых мероприятиях без предварительного письменного одобрения inDrive.


5. Обновления и общая информация



Настоящее Руководство может время от времени обновляться или изменяться компанией inDrive. Оно предоставляется исключительно в информационных целях и не создает никаких юридических прав или обязательств. Связывающие обязательства, права и обязанности возникают только на основании должным образом заключенных Договоров и Объемов работ (SOW).


По любым вопросам или для коммуникации касательно настоящего Руководства по закупкам, пожалуйста, свяжитесь с командой закупок inDrive по адресу: procurement-team@indrive.com.