Pedoman Pengadaan inDrive untuk Pemasok



Daftar Isi


1. Tujuan dan Penggunaan


2. Glosarium


3. Pedoman untuk Keterlibatan Pemasok


3.1. Proses Source-to-Contract (S2C)


3.1.1. Tender dan Proposal


3.1.2. Prinsip Penetapan Harga


3.1.3. Onboarding Pemasok dan Manajemen Portal


3.2. Proses Procure-to-Pay (P2P)


3.2.1. Pesanan Pembelian (PO) dan Eksekusi Kontrak


3.2.2. Penagihan (Invoicing)


3.2.3. Praktik Pembayaran


4. Perilaku Pemasok


4.1. Kepatuhan terhadap Hukum dan Kebijakan


4.2. Bertindak dengan Itikad Baik dan Komunikasi


4.3. Menangani Kerahasiaan dan Data secara Bertanggung Jawab


4.4. Melindungi Reputasi dan Merek


5. Pembaruan dan Informasi Umum


1. Tujuan dan Penggunaan



Tujuan dari Pedoman Pengadaan ("Pedoman") ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dan transparan mengenai praktik pengadaan umum inDrive serta harapan terhadap pemasok. Pedoman ini dirancang untuk mendorong keadilan, saling pengertian, dan efisiensi operasional di seluruh interaksi dengan pemasok.


Pedoman ini berfungsi sebagai panduan umum untuk proses pengadaan yang dilakukan oleh inDrive, termasuk namun tidak terbatas pada *onboarding* (penerimaan) pemasok, tender, penetapan harga, manajemen kinerja, serta pasokan barang, jasa, dan perangkat lunak. Pedoman ini disediakan semata-mata untuk tujuan informasi, tidak menciptakan kewajiban hukum, dan tidak menjadikannya sebagai penawaran atau perjanjian yang mengikat secara hukum antara inDrive dan pemasok potensial mana pun. Kepatuhan terhadap atau referensi ke Pedoman ini tidak memberikan hak kepada pemasok potensial mana pun untuk menerima peluang bisnis, kompensasi, atau segala bentuk status preferensi dengan inDrive.


inDrive berhak untuk mengubah, memperbarui, atau menarik Pedoman ini atas kebijakan mutlaknya sendiri dan tanpa pemberitahuan sebelumnya. Segala komitmen, hak, atau kewajiban yang mengikat antara inDrive dan pemasok hanya akan timbul berdasarkan Perjanjian yang disepakati sebagaimana mestinya.


Dalam hal terjadi ketidakkonsistenan antara Pedoman ini dan ketentuan dalam Perjanjian tertentu, maka ketentuan dalam Perjanjian tersebut yang akan berlaku.


2. Glosarium



Istilah dan definisi di bawah ini disediakan hanya untuk kejelasan dan referensi:


  • "inDrive" – entitas hukum inDrive spesifik yang dapat terlibat dengan pemasok untuk pengadaan barang, jasa, atau lisensi perangkat lunak, sebagaimana diidentifikasi secara eksplisit dalam pesanan pembelian, lingkup pekerjaan, dan Perjanjian.
  • "Pemasok" (Supplier) – individu atau entitas hukum yang dapat menyediakan barang, jasa, atau perangkat lunak kepada inDrive.
  • "Portal Pemasok" (Supplier Portal) – platform berbasis web yang ditunjuk inDrive yang digunakan untuk tujuan informasi, menyediakan pembaruan kebijakan, dan aktivitas terkait pengadaan umum lainnya. Ini berfungsi sebagai saluran utama untuk manajemen informasi antara inDrive dan pemasoknya.
  • "Portal ZIP" (ZIP Portal) – platform berbasis perangkat lunak ZIP yang digunakan untuk *onboarding* pemasok, komunikasi langsung, dan aktivitas operasional terkait pengadaan. Portal ZIP adalah saluran utama untuk manajemen komunikasi antara inDrive dan pemasoknya.
  • "Formulir Pemasok" (Supplier Form) – formulir penerimaan awal yang tersedia di Portal Pemasok yang digunakan oleh inDrive untuk mengumpulkan informasi dasar perusahaan dan menilai potensi keselarasan layanan pemasok dengan kebutuhan bisnis saat ini.
  • "Informasi Rahasia" (Confidential Information) – informasi non-publik yang diungkapkan oleh inDrive kepada pemasok selama masa kerja sama, baik secara lisan, tertulis, atau dengan cara lain, sebagaimana ditentukan dalam Perjanjian atau perjanjian kerahasiaan (NDA).
  • "Perjanjian" (Agreement) – kerangka kerja atau perjanjian satu kali yang disepakati antara inDrive dan pemasok untuk menetapkan ketentuan hukum dan komersial untuk kerja sama.
  • "Lingkup Pekerjaan" atau "SOW" (Scope of Work) – dokumen khusus proyek yang dapat ditandatangani antara para pihak sebagai bagian dari Perjanjian, yang menjelaskan ketentuan komersial spesifik, seperti rincian pekerjaan atau jasa, serah terima (deliverables), tujuan proyek, jadwal, pencapaian (milestones), harga, standar kinerja, kriteria penerimaan, dan persyaratan pelaporan.
  • "Pesanan Pembelian" atau "PO" (Purchase Order) – dokumen yang diterbitkan oleh inDrive kepada pemasok, biasanya melalui Portal Pemasok. Pesanan Pembelian biasanya diterapkan sebagai berikut:
  • Setiap PO memiliki nomor identifikasi unik, yang diharapkan dicantumkan oleh pemasok dalam dokumen terkait (seperti faktur atau surat jalan) untuk memastikan pelacakan yang tepat dan pembayaran tepat waktu.
  • PO yang valid dan telah diterbitkan diperlukan sebelum layanan dimulai atau barang dikirim.
  • "Hasil Kerja" (Deliverables) – produk kerja berwujud atau tidak berwujud, barang, material, perangkat lunak, laporan, data, atau item lain yang dapat disediakan oleh pemasok kepada inDrive berdasarkan Perjanjian dan/atau Lingkup Pekerjaan (SOW).


3. Pedoman untuk Keterlibatan Pemasok



3.1. Proses Source-to-Contract (S2C)



3.1.1. Tender dan Proposal

inDrive berkomitmen untuk membangun basis mitra berkualitas yang beragam dan menggunakan berbagai saluran untuk identifikasi pemasok. Cara utama bagi mitra potensial untuk memperkenalkan diri adalah dengan mendaftar di Portal Pemasok, di mana pemasok dapat mengirimkan Formulir Pemasok untuk dimasukkan ke dalam basis data vendor potensial kami. Pengiriman Formulir Pemasok tidak boleh ditafsirkan sebagai komitmen oleh inDrive untuk memulai komunikasi, juga tidak menjamin partisipasi dalam aktivitas pengadaan atau peluang bisnis di masa depan.


inDrive dapat memulai pencarian yang ditargetkan. Ketika inDrive menerbitkan Permintaan Proposal (RFP), Permintaan Penawaran (RFQ), atau permintaan penawaran lainnya, hal tersebut berfungsi sebagai undangan bagi pemasok untuk mengajukan proposal dan bukan merupakan penawaran kontrak. Permintaan semacam itu tidak menimbulkan kewajiban apa pun bagi inDrive untuk masuk ke dalam Perjanjian.


Pemasok diharapkan menanggung semua biaya dan pengeluaran terkait dengan persiapan dan pengajuan proposal mereka. inDrive tidak bertanggung jawab atas biaya-biaya tersebut, terlepas dari hasil proses seleksi.


3.1.2. Prinsip Penetapan Harga

Prinsip-prinsip berikut umumnya berlaku untuk penetapan harga dan proposal komersial yang diajukan ke inDrive:


  • Penetapan Harga yang Kompetitif dan Transparan Pemasok diharapkan memastikan bahwa semua harga, biaya, dan tarif yang diberikan kepada inDrive kompetitif dan bebas dari biaya tersembunyi, komisi, atau biaya tambahan. Harga yang dikutip harus mencerminkan biaya penuh dan akhir dari barang, jasa, atau perangkat lunak yang ditentukan.
  • Fiksasi Harga Semua harga yang ditentukan dalam Perjanjian yang telah dieksekusi, Lingkup Pekerjaan (SOW), dan/atau Pesanan Pembelian (PO) yang diterbitkan dianggap tetap (*fixed*) selama durasi pesanan tersebut atau untuk periode yang disepakati secara eksplisit. Pemasok harus menghindari kenaikan harga selama periode ini kecuali disetujui secara resmi oleh inDrive secara tertulis.
  • Mata Uang dan Perpajakan Kecuali dinyatakan lain dalam Perjanjian, PO, atau SOW, harga harus dikutip, dan faktur diterbitkan, dalam mata uang lokal negara tempat Perjanjian dilaksanakan (misalnya, tujuan pengiriman barang atau tempat utama penyediaan layanan). Pajak yang berlaku (seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN/VAT), Pajak Barang dan Jasa (GST), atau pajak penjualan) harus dirinci secara terpisah pada semua penawaran dan faktur, dan tidak dimasukkan ke dalam harga dasar barang atau jasa.
  • Hak Verifikasi Biaya Untuk setiap perikatan yang melibatkan biaya yang diteruskan (*pass-through costs*), penggantian biaya pihak ketiga, atau model penetapan harga "biaya-plus" (*cost-plus*), inDrive dapat meminta dokumentasi yang wajar untuk memverifikasi biaya tersebut. Ini dapat mencakup, namun tidak terbatas pada, salinan faktur asli pihak ketiga, rincian biaya yang mendetail (akuntansi "buku terbuka"), atau bukti pengeluaran lainnya. Pemasok diharapkan memberikan dokumentasi tersebut segera setelah diminta untuk memastikan pemrosesan pembayaran yang tepat waktu.


3.1.3. Onboarding Pemasok dan Manajemen Portal

Sebagai bagian dari proses pengadaan standar inDrive, semua pemasok potensial diharuskan menyelesaikan proses pendaftaran mandiri dan *onboarding* melalui Portal ZIP yang ditunjuk.


Pemasok harus memberikan dan memelihara informasi yang akurat, lengkap, dan terkini di Portal ZIP, termasuk detail entitas hukum, informasi kontak, sertifikasi pajak yang diperlukan, dan detail perbankan yang valid untuk pemrosesan pembayaran. Kegagalan untuk memelihara informasi yang akurat dan lengkap dapat mengakibatkan penundaan atau masalah dalam pemrosesan, termasuk penundaan pembayaran.


inDrive melakukan pemeriksaan KYC (*Know Your Customer* / Kenali Pelanggan Anda) wajib bagi semua pemasok potensial sebelum kerja sama dikonfirmasi.


Setiap perubahan pada informasi pemasok yang tersedia di Portal ZIP, seperti detail perbankan, harus segera dikomunikasikan kepada inDrive melalui salah satu saluran berikut:


  • Pembaruan Layanan Mandiri: Pemasok dapat memperbarui informasi mereka secara langsung melalui Portal ZIP, mengikuti prosedur keamanan dan verifikasi platform.
  • Pemberitahuan Resmi: Pemasok juga dapat mengirimkan surat yang ditandatangani di atas kop surat resmi perusahaan kepada tim Pengadaan (Procurement) inDrive, disertai dengan dokumentasi pendukung yang mengonfirmasi detail baru tersebut.


Portal ZIP berfungsi sebagai platform manajemen komunikasi utama antara inDrive dan pemasok. Namun, penggunaan Portal ZIP tidak menggantikan persyaratan pemberitahuan resmi apa pun yang ditetapkan dalam Perjanjian yang ditandatangani antara inDrive dan pemasok.


3.2. Proses Procure-to-Pay (P2P)



3.2.1. Pesanan Pembelian dan Eksekusi Perjanjian

Sebagai aturan umum, pemasok harus memulai pekerjaan hanya setelah menerima Pesanan Pembelian (PO) yang valid yang diterbitkan oleh inDrive. Setiap pengecualian terhadap aturan ini harus diizinkan secara tegas secara tertulis oleh inDrive.


3.2.2. Penagihan (Invoicing)

Prosedur Penagihan Faktur harus disiapkan dan diserahkan sesuai dengan panduan resmi "Cara Menagih" (How to Invoice), yang tersedia di Portal Pemasok. Setiap faktur harus secara jelas mencantumkan nomor Pesanan Pembelian (PO) unik yang menjadi dasar penyediaan barang, jasa, atau perangkat lunak. Faktur harus diserahkan secara elektronik ke departemen *Accounts Payable* (Utang Dagang) inDrive yang ditunjuk di alamat email resmi: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Praktik Pembayaran

Jadwal pembayaran untuk semua faktur yang valid dan tidak disengketakan biasanya ditentukan dalam Perjanjian, Lingkup Pekerjaan (SOW), dan/atau Pesanan Pembelian (PO) yang berlaku. Periode pembayaran dimulai sejak tanggal faktur yang diformat dengan benar dan tidak disengketakan diterima oleh departemen *Accounts Payable*, kecuali disepakati lain dalam bentuk tertulis. Pemasok tidak dapat secara sepihak memodifikasi atau mengubah ketentuan pembayaran yang telah disepakati.


Biaya Bank Setiap Pihak menanggung biaya bank dan transaksinya sendiri terkait dengan pembayaran. inDrive tidak akan mengganti biaya apa pun yang dibebankan oleh bank pemasok atau bank perantara mana pun sehubungan dengan penerimaan pembayaran oleh pemasok.


Tinjauan dan Klarifikasi Sejauh diizinkan berdasarkan hukum yang berlaku, inDrive dapat menahan pembayaran untuk jumlah yang disengketakan atau untuk barang, jasa, atau hasil kerja lain yang tidak memenuhi persyaratan yang disepakati hingga masalah tersebut terselesaikan.


4. Perilaku Pemasok



4.1. Kepatuhan terhadap Hukum dan Kebijakan



inDrive mengharapkan semua pemasok untuk mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku. Ini termasuk, antara lain, kepatuhan terhadap persyaratan pajak, ketenagakerjaan, anti-korupsi, dan lingkungan. Pemasok juga diharapkan mematuhi kebijakan internal inDrive yang dibagikan kepada mereka, seperti Kode Etik Pemasok inDrive. Pembaruan kebijakan tersebut akan dikomunikasikan dan dipublikasikan di Portal ZIP dan/atau di Portal Pemasok.


4.2. Bertindak dengan Itikad Baik dan Komunikasi



Pemasok diharapkan untuk terlibat dengan inDrive secara terbuka, jujur, dan transparan. Ini termasuk negosiasi yang adil dan memberikan pembaruan tepat waktu mengenai potensi masalah, penundaan, atau tantangan yang dapat memengaruhi kinerja Perjanjian.


4.3. Menangani Kerahasiaan dan Data secara Bertanggung Jawab



Selama kerja sama dengan inDrive, pemasok mungkin mendapatkan akses ke Informasi Rahasia inDrive. Mereka diharuskan menangani informasi tersebut dengan hati-hati, tidak mengungkapkannya tanpa izin tertulis sebelumnya dari inDrive, dan menggunakannya semata-mata untuk tujuan yang disepakati dalam perikatan yang relevan. Saat memproses atau menangani data inDrive, pemasok diharapkan mengikuti Kebijakan Keamanan Informasi inDrive dan, jika berlaku, standar internasional yang diakui seperti ISO 27001.


4.4. Melindungi Reputasi dan Merek



Pemasok harus bertindak dengan cara yang tidak merusak reputasi, merek, atau nama baik (*goodwill*) inDrive. Mereka tidak boleh menggunakan nama atau merek dagang inDrive dalam komunikasi publik, materi promosi, atau aktivitas pemasaran apa pun tanpa persetujuan tertulis sebelumnya dari inDrive.


5. Pembaruan dan Informasi Umum



Pedoman ini dapat diperbarui atau diubah oleh inDrive dari waktu ke waktu. Pedoman ini disediakan hanya untuk tujuan informasi dan tidak menciptakan hak atau kewajiban hukum apa pun. Komitmen, hak, dan kewajiban yang mengikat hanya timbul berdasarkan Perjanjian dan Lingkup Pekerjaan (SOW) yang disepakati sebagaimana mestinya.


Untuk pertanyaan atau komunikasi apa pun mengenai Pedoman Pengadaan ini, silakan hubungi tim Pengadaan inDrive di: procurement-team@indrive.com.