إرشادات الشراء من inDrive للموردين
المحتوى
1. الغرض والاستخدام
2. مسرد المصطلحات
3. إرشادات التعامل مع الموردين
3.1. عملية التوريد حتى التعاقد (S2C)
3.1.1. المناقصات والعروض
3.1.2. مبادئ التسعير
3.1.3. تسجيل الموردين وإدارة البوابة
3.2. عملية الشراء حتى الدفع (P2P)
3.2.1. أوامر الشراء وتنفيذ العقود
3.2.2. الفوترة
3.2.3. ممارسات الدفع
4. سلوك المورد
4.1. الامتثال للقوانين والسياسات
4.2. العمل بحسن نية والتواصل
4.3. التعامل مع السرية والبيانات بمسؤولية
4.4. حماية السمعة والعلامة التجارية
5. التحديثات ومعلومات عامة
1. الغرض والاستخدام
الغرض من إرشادات المشتريات هذه ("الإرشادات") هو تقديم نظرة عامة واضحة وشفافة حول ممارسات المشتريات العامة لشركة inDrive وتوقعاتها تجاه الموردين. تم تصميم هذه الإرشادات لتعزيز العدالة، والتفاهم المتبادل، والكفاءة التشغيلية عبر جميع التفاعلات مع الموردين.
تعمل هذه الإرشادات كتوجيه عام لعمليات الشراء التي تقوم بها inDrive، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، تسجيل الموردين (Onboarding)، والمناقصات، والتسعير، وإدارة الأداء، وتوريد البضائع والخدمات والبرمجيات. يتم تقديم هذه الإرشادات لأغراض إعلامية فقط، وهي لا تنشئ التزامات قانونية ولا تشكل عرضاً أو اتفاقية ملزمة قانوناً بين inDrive وأي مورد محتمل. لا يمنح الامتثال لهذه الإرشادات أو الإشارة إليها أي مورد محتمل الحق في الحصول على فرص عمل، أو تعويضات، أو أي شكل من أشكال الوضع التفضيلي مع inDrive.
تحتفظ inDrive بالحق في تعديل أو تحديث أو سحب هذه الإرشادات وفقاً لتقديرها المطلق ودون إشعار مسبق. تنشأ أي التزامات أو حقوق أو تعهدات ملزمة بين inDrive والمورد فقط بموجب "اتفاقية" مبرمة بشكل رسمي.
في حالة وجود أي تعارض بين هذه الإرشادات وشروط اتفاقية محددة، فإن شروط تلك الاتفاقية هي التي تسود.
2. مسرد المصطلحات
يتم توفير المصطلحات والتعريفات أدناه للتوضيح والمرجعية فقط:
- "inDrive": الكيان القانوني المحدد لشركة inDrive الذي قد يتعاقد مع مورد لشراء سلع أو خدمات أو ترخيص برمجيات، كما هو محدد صراحة في أمر الشراء، ونطاق العمل، والاتفاقية.
- "المورد" (Supplier): فرد أو كيان قانوني قد يقدم سلعاً أو خدمات أو برمجيات لشركة inDrive.
- "بوابة الموردين" (Supplier Portal): المنصة القائمة على الويب والمخصصة من قبل inDrive لاستخدامها في الأغراض الإعلامية، وتوفير تحديثات السياسات، وغيرها من الأنشطة العامة المتعلقة بالمشتريات. وهي بمثابة القناة الأساسية لإدارة المعلومات بين inDrive ومورديها.
- "بوابة ZIP" (ZIP Portal): المنصة القائمة على برنامج ZIP والمستخدمة لتسجيل الموردين، والتواصل المباشر، وأنشطة المشتريات التشغيلية. تعد بوابة ZIP القناة الأساسية لإدارة التواصل بين inDrive ومورديها.
- "نموذج المورد" (Supplier Form): نموذج أولي متاح على بوابة الموردين تستخدمه inDrive لجمع معلومات أساسية عن الشركة وتقييم التوافق المحتمل لخدمات المورد مع احتياجات العمل الحالية.
- "المعلومات السرية" (Confidential Information): المعلومات غير العامة التي تفصح عنها inDrive للموردين أثناء التعاون، سواء شفهياً أو كتابياً أو بأي وسيلة أخرى، كما هو محدد في الاتفاقية أو اتفاقية عدم الإفصاح.
- "الاتفاقية" (Agreement): اتفاقية إطارية أو اتفاقية لمرة واحدة تُبرم بين inDrive والمورد لتأسيس الشروط القانونية والتجارية للتعاون.
- "نطاق العمل" أو "SOW": وثيقة خاصة بالمشروع قد يتم توقيعها بين الأطراف كجزء من الاتفاقية، وتصف الشروط التجارية المحددة، مثل تفاصيل الأعمال أو الخدمات، والتسليمات، وأهداف المشروع، والجداول الزمنية، والمراحل الرئيسية، والتسعير، ومعايير الأداء، ومعايير القبول، ومتطلبات إعداد التقارير.
- "أمر الشراء" أو "PO": وثيقة تصدرها inDrive للمورد، عادةً عبر بوابة الموردين. يتم تطبيق أوامر الشراء عادةً كما يلي:
- يحتوي كل أمر شراء (PO) على رقم تعريف فريد، يُتوقع من المورد الإشارة إليه في المستندات ذات الصلة (مثل الفواتير أو مذكرات التسليم) لضمان التتبع المناسب والدفع في الوقت المناسب.
- مطلوب أمر شراء ساري وصادر قبل بدء الخدمات أو شحن البضائع.
- "التسليمات" (Deliverables): منتجات العمل الملموسة أو غير الملموسة، أو السلع، أو المواد، أو البرمجيات، أو التقارير، أو البيانات، أو العناصر الأخرى التي قد يقدمها الموردون لشركة inDrive بموجب اتفاقية و/أو نطاق عمل.
3. إرشادات التعامل مع الموردين
3.1. عملية التوريد حتى التعاقد (S2C)
3.1.1. المناقصات والعروض
تلتزم inDrive ببناء قاعدة متنوعة من الشركاء المؤهلين وتستخدم قنوات متعددة لتحديد الموردين. الطريقة الأساسية للشركاء المحتملين لتقديم أنفسهم هي التسجيل في بوابة الموردين، حيث يمكن للموردين تقديم "نموذج المورد" لإدراجهم في قاعدة بياناتنا للبائعين المحتملين. لا يجوز تفسير تقديم نموذج المورد كالتزام من قبل inDrive ببدء التواصل، ولا يضمن المشاركة في أي أنشطة مشتريات أو فرص عمل مستقبلية.قد تبدأ inDrive عمليات بحث مستهدفة. عندما تصدر inDrive طلب تقديم عرض (RFP)، أو طلب عرض أسعار (RFQ)، أو أي طلب مناقصة آخر، فإنه يعتبر دعوة للموردين لتقديم مقترحات ولا يشكل عرضاً تعاقدياً. لا تنشئ مثل هذه الطلبات أي التزام على inDrive بإبرام اتفاقية.
يُتوقع من الموردين تحمل جميع التكاليف والنفقات المتعلقة بإعداد وتقديم مقترحاتهم. لن تكون inDrive مسؤولة عن أي تكاليف من هذا القبيل، بغض النظر عن نتيجة عملية الاختيار.
3.1.2. مبادئ التسعير
تطبق المبادئ التالية بشكل عام على التسعير والمقترحات التجارية المقدمة لشركة inDrive:- تسعير تنافسي وشفاف يُتوقع من الموردين ضمان أن تكون جميع الأسعار والرسوم والمعدلات المقدمة لشركة inDrive تنافسية وخالية من الرسوم الخفية أو العمولات أو التكاليف الإضافية. يجب أن تعكس الأسعار المعروضة التكلفة الكاملة والنهائية للسلع أو الخدمات أو البرمجيات المحددة.
- تثبيت الأسعار تعتبر جميع الأسعار المحددة في اتفاقية مبرمة، أو نطاق عمل (SOW)، و/أو أمر شراء صادر (PO) ثابتة لمدة ذلك الطلب أو للفترة المتفق عليها صراحة. يجب على الموردين تجنب زيادة الأسعار خلال هذه الفترة ما لم تتم الموافقة عليها رسمياً وكتابياً من قبل inDrive.
- العملة والضرائب ما لم ينص على خلاف ذلك في الاتفاقية أو أمر الشراء أو نطاق العمل، يجب تقديم الأسعار وإصدار الفواتير بالعملة المحلية للبلد الذي يتم فيه تنفيذ الاتفاقية (على سبيل المثال، وجهة تسليم البضائع أو المكان الأساسي لتقديم الخدمة). يجب تفصيل الضرائب المطبقة (مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT)، أو ضريبة السلع والخدمات (GST)، أو ضريبة المبيعات) بشكل منفصل في جميع عروض الأسعار والفواتير، بدلاً من تضمينها في السعر الأساسي للسلع أو الخدمات.
- الحق في التحقق من التكلفة بالنسبة لأي تعاملات تتضمن تكاليف يتم تمريرها، أو سداد نفقات طرف ثالث، أو نماذج تسعير "التكلفة زائد هامش الربح" (cost-plus)، يجوز لشركة inDrive طلب وثائق معقولة للتحقق من هذه التكاليف. قد يشمل ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، نسخاً من فواتير الطرف الثالث الأصلية، أو تفاصيل دقيقة للتكاليف (محاسبة "السجلات المفتوحة")، أو أدلة أخرى على النفقات. يُتوقع من الموردين تقديم هذه الوثائق فور طلبها لضمان معالجة المدفوعات في الوقت المناسب.
3.1.3. تسجيل الموردين وإدارة البوابة
كجزء من عملية المشتريات القياسية في inDrive، يتعين على جميع الموردين المحتملين إكمال عملية التسجيل الذاتي والتأهيل (Onboarding) من خلال بوابة ZIP المخصصة.يجب على الموردين تقديم والحفاظ على معلومات دقيقة وكاملة ومحدثة في بوابة ZIP، بما في ذلك تفاصيل الكيان القانوني، ومعلومات الاتصال، والشهادات الضريبية المطلوبة، وتفاصيل مصرفية صالحة لمعالجة المدفوعات. قد يؤدي الفشل في الحفاظ على معلومات دقيقة وكاملة إلى تأخيرات أو مشاكل في المعالجة، بما في ذلك تأخير الدفعات.
تجري inDrive فحوصات إلزامية لـ "اعرف عميلك" (KYC) لجميع الموردين المحتملين قبل تأكيد التعاون.
يجب إبلاغ inDrive فوراً بأي تغييرات تطرأ على معلومات المورد المتاحة على بوابة ZIP، مثل التفاصيل المصرفية، من خلال إحدى القنوات التالية:
- التحديث الذاتي: يمكن للموردين تحديث معلوماتهم مباشرة من خلال بوابة ZIP، باتباع إجراءات الأمان والتحقق الخاصة بالمنصة.
- إشعار رسمي: يمكن للموردين أيضاً تقديم خطاب موقع على الورق الرسمي للشركة إلى فريق المشتريات في inDrive، مصحوباً بوثائق داعمة تؤكد التفاصيل الجديدة.
تعمل بوابة ZIP كمنصة أساسية لإدارة التواصل بين inDrive والموردين. ومع ذلك، فإن استخدام بوابة ZIP لا يحل محل أي متطلبات للإشعارات الرسمية المنصوص عليها في اتفاقية موقعة بين inDrive والمورد.
3.2. عملية الشراء حتى الدفع (P2P)
3.2.1. أوامر الشراء وتنفيذ الاتفاقية
كقاعدة عامة، يجب على الموردين البدء في العمل فقط بعد استلام أمر شراء (PO) ساري المفعول صادر عن inDrive. أي استثناءات لهذه القاعدة يجب أن تكون مصرحاً بها صراحةً وكتابياً من قبل inDrive.3.2.2. الفوترة
إجراءات الفوترة يجب إعداد الفواتير وتقديمها وفقاً لدليل "كيفية تقديم الفواتير" (How to Invoice) الرسمي، المتاح على بوابة الموردين. يجب أن تشير كل فاتورة بوضوح إلى رقم أمر الشراء الفريد الذي يتم بموجبه تقديم السلع أو الخدمات أو البرمجيات. يجب تقديم الفواتير إلكترونياً إلى قسم الحسابات الدائنة (Accounts Payable) المعين في inDrive على عنوان البريد الإلكتروني الرسمي: accounts.payable@indrive.com.3.2.3. ممارسات الدفع
يتم تحديد الجداول الزمنية للدفع لجميع الفواتير الصحيحة وغير المتنازع عليها عادةً في الاتفاقية المعمول بها، و/أو نطاق العمل (SOW)، و/أو أمر الشراء (PO). تبدأ فترة الدفع من تاريخ استلام قسم الحسابات الدائنة لفاتورة منسقة بشكل صحيح وغير متنازع عليها، ما لم يتم الاتفاق على خلاف ذلك كتابياً. لا يمكن للموردين تعديل أو تغيير شروط الدفع المتفق عليها من جانب واحد.الرسوم المصرفية يتحمل كل طرف رسومه المصرفية ورسوم المعاملات المتعلقة بالمدفوعات. لن تقوم inDrive بسداد أي رسوم يفرضها بنك المورد أو أي بنوك وسيطة فيما يتعلق باستلام المورد للدفع.
المراجعات والتوضيحات إلى الحد الذي يسمح به القانون المعمول به، يجوز لشركة inDrive تعليق الدفعات للمبالغ المتنازع عليها أو للسلع أو الخدمات أو التسليمات الأخرى التي لا تفي بالمتطلبات المتفق عليها حتى يتم حل المشكلة.
4. سلوك الموردين
4.1. الامتثال للقوانين والسياسات
تتوقع inDrive من جميع الموردين الامتثال لجميع القوانين واللوائح المعمول بها. ويشمل ذلك، من بين أمور أخرى، الامتثال للمتطلبات الضريبية، والعمالية، ومكافحة الفساد، والبيئية. يُتوقع من الموردين أيضاً الالتزام بسياسات inDrive الداخلية التي تتم مشاركتها معهم، مثل "مدونة قواعد سلوك الموردين في inDrive". سيتم التواصل بشأن تحديثات هذه السياسات ونشرها على بوابة ZIP و/أو بوابة الموردين.
4.2. العمل بحسن نية والتواصل
يُتوقع من الموردين التعامل مع inDrive بانفتاح، وصدق، وشفافية. ويشمل ذلك المفاوضات العادلة وتقديم تحديثات في الوقت المناسب بشأن أي مشاكل محتملة، أو تأخيرات، أو تحديات قد تؤثر على أداء الاتفاقية.
4.3. التعامل مع المعلومات السرية والبيانات بمسؤولية
أثناء التعاون مع inDrive، قد يحصل الموردون على حق الوصول إلى "المعلومات السرية" الخاصة بـ inDrive. يُطلب منهم التعامل مع هذه المعلومات بالعناية الواجبة، وعدم الإفصاح عنها دون إذن كتابي مسبق من inDrive، واستخدامها فقط للأغراض المتفق عليها بموجب التعامل ذي الصلة. عند معالجة أو التعامل مع بيانات inDrive، يُتوقع من الموردين اتباع سياسة أمن المعلومات الخاصة بـ inDrive، وعند الاقتضاء، المعايير الدولية المعترف بها مثل ISO 27001.
4.4. حماية السمعة والعلامة التجارية
يجب على الموردين التصرف بطرق لا تضر بسمعة inDrive، أو علامتها التجارية، أو شهرتها التجارية. لا ينبغي لهم استخدام اسم inDrive أو علاماتها التجارية في أي اتصالات عامة، أو مواد ترويجية، أو أنشطة تسويقية دون موافقة كتابية مسبقة من inDrive.
5. التحديثات ومعلومات عامة
قد يتم تحديث أو تعديل هذه الإرشادات من قبل inDrive من وقت لآخر. يتم توفيرها لأغراض إعلامية فقط ولا تنشئ أي حقوق أو التزامات قانونية. تنشأ الالتزامات والحقوق والتعهدات الملزمة فقط بموجب الاتفاقيات ونطاقات العمل (SOWs) المبرمة رسمياً.
لأي أسئلة أو اتصالات بخصوص إرشادات المشتريات هذه، يرجى الاتصال بفريق المشتريات في inDrive على: procurement-team@indrive.com.