Directrices de adquisiciones de inDrive para proveedores



Contenido


1. Objeto y Uso


2. Glosario


3. Directrices para la Interacción con Proveedores


3.1. Proceso de Abastecimiento a Contrato (S2C)


3.1.1. Licitaciones y Propuestas


3.1.2. Principios de Precios


3.1.3. Incorporación de Proveedores y Gestión del Portal


3.2. Proceso de Compra a Pago (P2P)


3.2.1. Órdenes de Compra y Ejecución del Contrato


3.2.2. Facturación


3.2.3. Prácticas de Pago


4. Conducta del Proveedor


4.1. Cumplimiento de Leyes y Políticas


4.2. Actuar de Buena Fe y Comunicación


4.3. Manejo Responsable de la Confidencialidad y los Datos


4.4. Protección de la Reputación y la Marca


5. Actualizaciones e Información General


1. Objeto y Uso



El propósito de estas Directrices de Adquisiciones ("Directrices") es proporcionar una visión general clara y transparente de las prácticas generales de adquisición de inDrive y las expectativas hacia los proveedores. Están diseñadas para promover la equidad, el entendimiento mutuo y la eficiencia operativa en todas las interacciones con los proveedores.


Estas Directrices sirven como guía general para los procesos de adquisición emprendidos por inDrive, incluyendo, entre otros, la incorporación de proveedores, licitaciones, fijación de precios, gestión del desempeño y el suministro de bienes, servicios y software. Estas Directrices se proporcionan únicamente con fines informativos, no crean obligaciones legales y no constituyen una oferta ni un acuerdo legalmente vinculante entre inDrive y cualquier proveedor potencial. El cumplimiento o la referencia a estas Directrices no otorga a ningún proveedor potencial el derecho a recibir oportunidades comerciales, compensación o cualquier forma de estatus preferente con inDrive.


inDrive se reserva el derecho de modificar, actualizar o retirar estas Directrices a su exclusiva discreción y sin previo aviso. Cualquier compromiso vinculante, derecho u obligación entre inDrive y un proveedor surgirá únicamente bajo un Acuerdo debidamente celebrado.


En caso de cualquier inconsistencia entre estas Directrices y los términos de un Acuerdo específico, prevalecerán los términos de dicho Acuerdo.


2. Glosario



Los siguientes términos y definiciones se proporcionan únicamente para claridad y referencia:


  • "inDrive": la entidad legal específica de inDrive que puede contratar con un proveedor para la adquisición de bienes, servicios o licencias de software, tal como se identifica explícitamente en una orden de compra, alcance de trabajo y Acuerdo.
  • "Proveedor": una persona física o entidad legal que puede proporcionar bienes, servicios o software a inDrive.
  • "Portal de Proveedores": la plataforma web designada por inDrive utilizada con fines informativos, que proporciona actualizaciones de políticas y otras actividades generales relacionadas con las adquisiciones. Sirve como el canal principal para la gestión de la información entre inDrive y sus proveedores.
  • "Portal ZIP": la plataforma basada en el software ZIP utilizada para la incorporación de proveedores, comunicación directa y actividades operativas relacionadas con las adquisiciones. El Portal ZIP es el canal principal para la gestión de la comunicación entre inDrive y sus proveedores.
  • "Formulario de Proveedor": un formulario de admisión preliminar disponible en el Portal de Proveedores utilizado por inDrive para recopilar información básica de la empresa y evaluar la posible alineación de los servicios de un proveedor con las necesidades comerciales actuales.
  • "Información Confidencial": información no pública divulgada por inDrive a los proveedores en el curso de la cooperación, ya sea oralmente, por escrito o por otros medios, según lo especificado en el Acuerdo o en un acuerdo de confidencialidad.
  • "Acuerdo": un acuerdo marco o puntual que se celebra entre inDrive y un proveedor para establecer los términos legales y comerciales para la cooperación.
  • "Alcance del Trabajo" o "SOW" (por sus siglas en inglés): un documento específico del proyecto que puede firmarse entre las partes como parte del Acuerdo, describiendo los términos comerciales específicos, como los detalles de las obras o servicios, entregables, objetivos del proyecto, cronogramas, hitos, precios, estándares de desempeño, criterios de aceptación y requisitos de informes.
  • "Orden de Compra" u "OC" (o PO por sus siglas en inglés): un documento emitido por inDrive al proveedor, generalmente a través del Portal de Proveedores. Las Órdenes de Compra se aplican típicamente de la siguiente manera:
  • Cada OC tiene un número de identificación único, que se espera que el proveedor referencie en los documentos relacionados (como facturas o notas de entrega) para asegurar un seguimiento adecuado y el pago oportuno.
  • Se requiere una OC válida y emitida antes de que comiencen los servicios o se envíen los bienes.
  • "Entregables": productos de trabajo tangibles o intangibles, bienes, materiales, software, informes, datos u otros artículos que los proveedores pueden proporcionar a inDrive bajo un Acuerdo y/o Alcance del Trabajo.


3. Directrices para la Interacción con Proveedores



3.1. Proceso de Abastecimiento a Contrato (S2C)



3.1.1. Licitaciones y Propuestas

inDrive tiene el compromiso de construir una base diversa de socios calificados y utiliza varios canales para la identificación de proveedores. La forma principal para que los socios potenciales se presenten es registrándose en el Portal de Proveedores, donde pueden enviar el Formulario de Proveedor para su inclusión en nuestra base de datos de vendedores potenciales. El envío del Formulario de Proveedor no se interpretará como un compromiso por parte de inDrive para iniciar la comunicación, ni garantiza la participación en actividades de adquisición u oportunidades comerciales futuras.


inDrive puede iniciar búsquedas específicas. Cuando inDrive emite una Solicitud de Propuesta (RFP), Solicitud de Cotización (RFQ) o cualquier otra solicitud de oferta, sirve como una invitación para que los proveedores presenten propuestas y no constituye una oferta contractual. Dichas solicitudes no crean ninguna obligación para inDrive de celebrar un Acuerdo.


Se espera que los proveedores asuman todos los costos y gastos relacionados con la preparación y envío de sus propuestas. inDrive no será responsable de dichos costos, independientemente del resultado del proceso de selección.


3.1.2. Principios de Precios

Los siguientes principios se aplican generalmente a los precios y propuestas comerciales presentadas a inDrive:


  • Precios Competitivos y Transparentes Se espera que los proveedores aseguren que todos los precios, tarifas y tasas proporcionados a inDrive sean competitivos y estén libres de tarifas ocultas, comisiones o recargos. Los precios cotizados deben reflejar el costo total y final de los bienes, servicios o software especificados.
  • Fijación de Precios Todos los precios especificados en un Acuerdo ejecutado, Alcance del Trabajo (SOW) y/u Orden de Compra emitida se consideran fijos por la duración de esa orden o por el período explícitamente acordado. Los proveedores deben evitar aumentar los precios durante este período a menos que sea aprobado formalmente por inDrive por escrito.
  • Moneda e Impuestos A menos que se indique lo contrario en el Acuerdo, OC o SOW, los precios deben cotizarse y las facturas emitirse en la moneda local del país donde se ejecuta el Acuerdo (por ejemplo, destino de la entrega de bienes o lugar principal de prestación del servicio). Los impuestos aplicables (como el Impuesto al Valor Agregado (IVA) u otros impuestos sobre bienes y servicios) deben desglosarse por separado en todas las cotizaciones y facturas, en lugar de incluirse en el precio base de los bienes o servicios.
  • Derecho a Verificación de Costos Para cualquier contratación que involucre costos repercutidos, reembolso de gastos de terceros o modelos de precios de costo plus (costo más margen), inDrive puede solicitar documentación razonable para verificar dichos costos. Esto puede incluir, entre otros, copias de facturas originales de terceros, desgloses detallados de costos (contabilidad de "libro abierto") u otra evidencia de gastos. Se espera que los proveedores proporcionen dicha documentación prontamente cuando se solicite para asegurar el procesamiento oportuno de los pagos.


3.1.3. Incorporación de Proveedores y Gestión del Portal

Como parte del proceso estándar de adquisiciones de inDrive, se requiere que todos los proveedores potenciales completen el proceso de autorregistro e incorporación a través del Portal ZIP designado.


Los proveedores deben proporcionar y mantener información precisa, completa y actualizada en el Portal ZIP, incluyendo detalles de la entidad legal, información de contacto, certificaciones fiscales requeridas y detalles bancarios válidos para el procesamiento de pagos. El incumplimiento en mantener información precisa y completa puede resultar en retrasos o problemas con el procesamiento, incluyendo retrasos en los pagos.


inDrive realiza verificaciones obligatorias de KYC (Conozca a su Cliente) para todos los proveedores potenciales antes de que se confirme la cooperación.


Cualquier cambio en la información del proveedor disponible en el Portal ZIP, como los detalles bancarios, debe comunicarse prontamente a inDrive a través de uno de los siguientes canales:


  • Actualización de autoservicio: los proveedores pueden actualizar su información directamente a través del Portal ZIP, siguiendo los procedimientos de seguridad y verificación de la plataforma.
  • Notificación Formal: los proveedores también pueden enviar una carta firmada en papel membretado oficial de la empresa al equipo de Adquisiciones de inDrive, acompañada de documentación de respaldo que confirme los nuevos detalles.


El Portal ZIP sirve como la plataforma principal de gestión de comunicación entre inDrive y los proveedores. Sin embargo, el uso del Portal ZIP no reemplaza ningún requisito de notificación formal estipulado en un Acuerdo firmado entre inDrive y el proveedor.


3.2. Proceso de Compra a Pago (P2P)



3.2.1. Órdenes de Compra y Ejecución del Contrato

Como regla general, los proveedores deben comenzar a trabajar solo después de recibir una Orden de Compra (OC) válida emitida por inDrive. Cualquier excepción a esta regla debe ser autorizada expresamente por escrito por inDrive.


3.2.2. Facturación

Procedimiento de Facturación Las facturas deben prepararse y enviarse de acuerdo con la guía oficial "Cómo Facturar", disponible en el Portal de Proveedores. Cada factura debe referenciar claramente el número único de Orden de Compra bajo el cual se proporcionan los bienes, servicios o software. Las facturas deben enviarse electrónicamente al departamento de Cuentas por Pagar designado de inDrive a la dirección de correo electrónico oficial: accounts.payable@indrive.com.


3.2.3. Prácticas de Pago

Los plazos de pago para todas las facturas válidas y no disputadas se especifican típicamente en el Acuerdo aplicable, Alcance del Trabajo (SOW) y/u Orden de Compra (OC). El período de pago comienza a partir de la fecha en que el departamento de Cuentas por Pagar recibe una factura correctamente formateada y no disputada, a menos que se acuerde lo contrario por escrito. Los proveedores no pueden modificar o enmendar unilateralmente los términos de pago acordados.


Comisiones Bancarias Cada Parte asumirá sus propias comisiones bancarias y de transacción relacionadas con los pagos. inDrive no reembolsará ninguna tarifa cobrada por el banco del proveedor o cualquier banco intermediario en relación con la recepción del pago por parte del proveedor.


Revisiones y Aclaraciones En la medida permitida por la ley aplicable, inDrive puede retener pagos por montos disputados o por bienes, servicios u otros entregables que no cumplan con los requisitos acordados hasta que se resuelva el problema.


4. Conducta de los Proveedores



4.1. Cumplimiento de Leyes y Políticas



inDrive espera que todos los proveedores cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables. Esto incluye, entre otros, el cumplimiento de requisitos fiscales, laborales, anticorrupción y ambientales. También se espera que los proveedores se adhieran a las políticas internas de inDrive compartidas con ellos, como el Código de Conducta para Proveedores de inDrive. Las actualizaciones de dichas políticas se comunicarán y publicarán en el Portal ZIP y/o en el Portal de Proveedores.


4.2. Actuar de Buena Fe y Comunicación



Se espera que los proveedores interactúen con inDrive de manera abierta, honesta y transparente. Esto incluye negociaciones justas y proporcionar actualizaciones oportunas sobre cualquier problema potencial, retraso o desafío que pueda afectar el cumplimiento del Acuerdo.


4.3. Manejo Responsable de la Información Confidencial y los Datos



Durante la cooperación con inDrive, los proveedores pueden obtener acceso a Información Confidencial de inDrive. Están obligados a manejar dicha información con el debido cuidado, no divulgarla sin la autorización previa por escrito de inDrive y usarla únicamente para los fines acordados bajo la contratación pertinente. Al procesar o manejar datos de inDrive, se espera que los proveedores sigan la Política de Seguridad de la Información de inDrive y, cuando corresponda, los estándares internacionales reconocidos como ISO 27001.


4.4. Protección de la Reputación y la Marca



Los proveedores deben actuar de manera que no dañen la reputación, la marca o el buen nombre de inDrive. No deben utilizar el nombre o las marcas registradas de inDrive en ninguna comunicación pública, material promocional o actividad de marketing sin la aprobación previa por escrito de inDrive.


5. Actualizaciones e Información General



Estas Directrices pueden ser actualizadas o modificadas por inDrive ocasionalmente. Se proporcionan únicamente con fines informativos y no crean ningún derecho u obligación legal. Los compromisos vinculantes, derechos y obligaciones surgen únicamente bajo Acuerdos y Alcances de Trabajo (SOWs) debidamente celebrados.


Para cualquier pregunta o comunicación relacionada con estas Directrices de Adquisiciones, por favor contacte al equipo de Adquisiciones de inDrive en: procurement-team@indrive.com.